Что нужно знать
- Выберите Начать слияние и выберите тип документа, который вы хотите создать. Затем выберите Выбрать получателей, чтобы выбрать, кто его получит.
- Выберите Вставить поле слияния и добавьте все поля, которые вы хотите использовать. Выберите Finish & Merge, чтобы завершить процесс.
- В качестве альтернативы используйте Пошаговый мастер слияния писем, если вам нужна дополнительная помощь в создании объединенного документа.
Использование Mail Merge во всех версиях Microsoft Word объединит данные из источника данных с вашим документом. Он идеально подходит для писем, каталогов, этикеток и многого другого. Вот как начать работу с этой функцией, позволяющей сэкономить время.
Как сделать рассылку в Word
Во всех текущих версиях Word параметр «Слияние» на вкладке «Рассылки» на ленте поможет вам создать письмо слияния.
Создайте письмо с нуля или откройте существующее письмо, прежде чем начать.
-
Выберите Начать слияние на ленте рассылки и выберите тип документа, который хотите создать. Например, вы можете выбрать письма, конверты или этикетки. Либо выберите Пошаговый мастер слияния писем, чтобы получить дополнительную помощь в создании документа.
Image -
Выберите Выбрать получателей на ленте рассылки, чтобы добавить получателей в рассылку. Вы можете создать новую базу данных получателей. Вы также можете использовать существующий список или контакты Outlook.
Image -
В поле Получатели слияния установите флажки, чтобы выбрать контакты, которые вы хотите включить в слияние. Выберите OK, когда ваш список будет готов.
Image -
Выберите Вставить поле слияния на ленте рассылок. Выберите первое поле, которое вы хотите добавить. Имя поля появляется там, где находится курсор в документе. Повторите, вставляя каждое поле, которое вы хотите включить. Кроме того, вы можете выбрать такую опцию, как Адресный блок или Строка приветствия
Вы можете редактировать и форматировать текст вокруг поля. Форматы, примененные к полю, будут перенесены в готовый документ. Вы можете продолжить добавлять поля в письмо.
Image -
Прежде чем печатать письма, проверьте их на наличие ошибок. В частности, обратите внимание на пробелы и пунктуацию вокруг полей. Вы также должны убедиться, что вы вставили правильные поля в нужных местах.
Чтобы просмотреть письма, выберите Предварительный просмотр результатов на ленте рассылок. Используйте стрелки для перемещения по документу.
Image -
Вы могли заметить ошибку в данных одного из ваших документов. Вы не можете изменить эти данные в документе слияния. Вместо этого вам нужно исправить это в источнике данных.
Для этого выберите Редактировать список получателей на ленте рассылок. В открывшемся окне вы можете изменить данные для любого из ваших получателей. Вы также можете ограничить получателей. Снимите флажок рядом с именами получателей, чтобы исключить их из операции слияния, и нажмите OK.
Image -
После того, как вы просмотрели свои документы, вы готовы завершить их, выполнив слияние. Нажмите кнопку Finish & Merge на ленте рассылок. Вы можете редактировать отдельные документы, распечатывать письма или отправлять их по электронной почте. Если вы решите распечатать или отправить свои письма по электронной почте, вам будет предложено ввести диапазон. Вы можете выбрать печать всех, одной или нескольких последовательных букв. Word проведет вас через процесс для каждого из них.
Image
