Что нужно знать
- Сначала упорядочите данные на одном листе Excel.
- Далее в Word выберите Рассылки > Начать слияние > выберите тип. Рассылки > Выбрать получателей > Использовать существующий список > Открыть лист.
- Наконец, объедините поля в Word, перейдя в Рассылки > Вставить поле слияния. Выберите поле и нажмите Вставить..
В этой статье объясняется, как использовать функцию слияния писем в Microsoft Word и Excel для объединения текста из документа Word с документом источника данных, например электронной таблицей. Инструкции в этой статье относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.
Подготовить данные для слияния
Функция слияния почты Word без проблем работает с данными из Excel. Хотя вы можете создать источник данных в Word, возможности использования этих данных ограничены. Если у вас есть данные списка рассылки в электронной таблице, нет необходимости повторно вводить информацию в источник данных Word.
Вы можете использовать любой лист Excel в функции слияния почты Word без какой-либо специальной подготовки. Однако, чтобы избежать ошибок в процессе слияния, рекомендуется систематизировать данные в электронной таблице.
Убедитесь, что все изменения, которые вы собираетесь внести в электронную таблицу, завершены до того, как вы начнете слияние. После того, как слияние началось, внесение любых изменений может привести к ошибкам слияния почты.
Организация данных электронной таблицы
Организуйте данные списка рассылки Excel в строки и столбцы. Думайте о каждой строке как об отдельной записи, а о каждом столбце - как о поле, которое вы собираетесь вставить в документ.
- Поместите все данные на один лист: Данные списка рассылки, которые вы собираетесь использовать для слияния, должны быть на одном листе. Если он распределен по нескольким листам, объедините листы или выполните слияние нескольких писем. Кроме того, убедитесь, что листы четко названы, так как вам нужно выбрать тот, который вы собираетесь использовать, не имея возможности его просмотреть.
- Создать строку заголовка: Создайте строку заголовка для листа, который вы собираетесь использовать для слияния. Строка заголовка - это строка, содержащая метки, идентифицирующие данные в ячейках под ней. Чтобы Excel мог легко различать данные и метки, используйте полужирный текст, границы ячеек и затенение ячеек, уникальные для строки заголовка. Кроме того, убедитесь, что выбранные вами заголовки соответствуют именам полей слияния, что также снизит вероятность возникновения ошибок.
- Правильный формат числовых данных: Убедитесь, что такие вещи, как номера улиц и почтовые индексы, правильно отформатированы для того, как они должны отображаться после завершения слияния. Неправильное форматирование чисел может привести к ошибкам при слиянии.
Как указать список получателей слияния
Вот как связать подготовленный лист Excel, содержащий список рассылки, с документом Word:
-
В Word откройте документ, который вы будете использовать в качестве шаблона слияния. Это может быть новый документ или существующий документ. Выберите Рассылки > Начать слияние.
Image -
Выберите тип слияния, которое вы хотите запустить. Ваши варианты
- Письма
- Сообщения электронной почты
- Конверты
- Письма
- Каталог
При желании вы также можете использовать мастер слияния для создания слияния. В этом примере мы рассмотрим шаги по созданию слияния вручную.
-
Затем перейдите на вкладку Рассылки и выберите Выбрать получателей > Использовать существующий список.
Image - Найдите и выберите файл Excel, подготовленный для слияния, затем нажмите Открыть.
-
Если Word предложит вам, выберите Лист1$ > OK.
Если в Excel есть заголовки столбцов, установите флажок Первая строка данных содержит заголовки столбцов.
Создание или редактирование документа слияния
Подключив электронную таблицу Excel к документу слияния, который вы создаете в Word, пришло время отредактировать документ Word.
В настоящее время вы не можете вносить изменения в источник данных в Excel. Чтобы внести изменения в данные, закройте документ в Word, прежде чем открывать источник данных в Excel.
Вставьте поля слияния в документ
В Word выберите Рассылки > Вставить поле слияния, чтобы извлечь информацию из электронной таблицы в документ. Выберите поле, которое вы хотите добавить (имя, фамилия, город, штат или другое), затем нажмите Вставить..
Просмотр документов слияния
Word не переносит форматирование из источника данных при вставке полей слияния в документ. Если вы хотите применить форматирование, например курсив, жирный шрифт или подчеркивание, сделайте это в Word.
При просмотре документа с полями выберите двойные стрелки с обеих сторон поля, к которому вы хотите применить форматирование. При просмотре объединенных данных в документе выделите текст, который хотите изменить.
Любые изменения форматирования распространяются на все объединенные документы, а не только на документ слияния, в котором вы его изменили.
Предварительный просмотр объединенных документов
Для предварительного просмотра объединенных документов перейдите на страницу Рассылки > Предварительный просмотр результатов. Эта кнопка работает как тумблер, поэтому, если вы хотите вернуться к просмотру только полей, а не содержащихся в них данных, нажмите ее еще раз.
Перемещайтесь по объединенным документам с помощью кнопок на вкладке Рассылки. Это слева направо: Первая запись, Предыдущая запись, Перейти к записи,Следующая запись и Последняя запись.
Перед объединением документов просмотрите их все или как можно больше, чтобы убедиться, что все объединено правильно. Обратите особое внимание на пунктуацию и пробелы вокруг объединенных данных.
Завершить документ слияния
Когда вы будете готовы объединить документы, у вас есть два варианта:
- Печать документов: объединить документы на принтер. При выборе этого параметра документы отправляются на принтер без каких-либо изменений. Для этого выберите Рассылки> Finish & Merge > Печать документов.
- Редактировать отдельные документы: если вам нужно персонализировать некоторые или все документы (альтернативой является добавление поля примечания в источник данных для персонализированных примечаний) или сделать другие изменения перед печатью, отредактируйте каждый отдельный документ. Для этого выберите Рассылки > Завершить и объединить > Редактировать отдельные документы
Какой бы метод вы ни выбрали, вам будет представлено диалоговое окно, в котором вы можете указать Word объединить все записи, текущую запись или диапазон записей. Выберите записи, которые вы хотите напечатать, затем нажмите OK.
Если вы хотите объединить диапазон, введите начальный и конечный номера записей, которые вы хотите включить в объединение, затем выберите OK.
![Выполнение команд в Windows 7 [Полный список исполняемых файлов]](https://i.technologyhumans.com/images/003/image-8489-j.webp "Выполнение команд в Windows 7 [Полный список исполняемых файлов]")
