Excel не имеет возможностей управления данными программ реляционных баз данных, таких как SQL Server и Microsoft Access. Однако он может служить простой базой данных, отвечающей требованиям управления данными.
В Excel данные организованы с использованием строк и столбцов на листе. Функция таблицы упрощает ввод, редактирование и управление данными.
Эти инструкции относятся к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Microsoft 365.
Термины базы данных: записи и поля
База данных - это набор связанной информации, хранящейся в одном или нескольких компьютерных файлах. Часто данные организованы в таблицы таким образом, чтобы их можно было легко обновлять, сортировать, исправлять и фильтровать.
Простая база данных, такая как Excel, содержит всю информацию об одном предмете в одной таблице. Реляционные базы данных, с другой стороны, состоят из множества таблиц, каждая из которых содержит информацию по разным, но связанным темам.
Записи
В терминологии базы данных запись содержит всю информацию или данные об одном конкретном объекте в базе данных. В Excel каждая ячейка рабочего листа содержит один элемент информации или значение.
Поля
Каждый элемент информации в записи базы данных, такой как номер телефона или улица, называется полем. В Excel отдельные ячейки рабочего листа служат полями, поскольку каждая ячейка может содержать один фрагмент информации об объекте.
Имена полей
Очень важно организовать базу данных, чтобы можно было сортировать или фильтровать данные для поиска конкретной информации. Добавление заголовков столбцов, известных как имена полей, упрощает ввод данных в одном и том же порядке для каждой записи.
Пример базы данных
На изображении выше у каждого ученика есть отдельная строка в таблице, которая содержит всю доступную информацию о них.
Каждая ячейка в строке представляет собой поле, содержащее одну часть информации. Имена полей в строке заголовка помогают обеспечить упорядоченность данных, сохраняя все данные по определенной теме, например имя или возраст, в одном столбце для всех учащихся.
Инструменты управления данными Excel
Кроме того, у Microsoft есть несколько инструментов для работы с данными, упрощающих работу с огромными объемами данных, хранящихся в таблицах Excel, и поддерживающих их в хорошем состоянии.
Использование формы для записей
Одним из таких инструментов является форма данных. Вы можете использовать его для поиска, редактирования, ввода или удаления записей в таблицах, содержащих до 32 полей или столбцов.
Форма по умолчанию включает список имен полей в том порядке, в котором они расположены в таблице, чтобы пользователи могли правильно вводить записи. Рядом с именем каждого поля находится текстовое поле для ввода или редактирования отдельных полей данных.
Несмотря на то, что можно создавать пользовательские формы, зачастую достаточно создать и использовать форму по умолчанию.
Удалить повторяющиеся записи данных
Обычной проблемой всех баз данных являются ошибки данных. В дополнение к простым орфографическим ошибкам или отсутствующим полям данных проблема может заключаться в дублировании записей данных по мере увеличения размера таблицы данных.
Другие инструменты данных Excel могут быть использованы для удаления этих повторяющихся записей - как полных, так и частичных дубликатов.
Сортировка данных в Excel
Сортировка означает реорганизацию данных в соответствии с определенным свойством, например сортировку таблицы в алфавитном порядке по фамилиям или в хронологическом порядке от самых старых к самым молодым.
Возможности сортировки Excel включают сортировку по одному или нескольким полям, пользовательскую сортировку, например по дате или времени, и сортировку по строкам, которая позволяет изменять порядок полей в таблице.
