Microsoft Word не имеет возможности напрямую сохранять данные формы в виде рабочего листа Excel. Однако, выполнив всего несколько дополнительных шагов, можно очень легко экспортировать данные из формы Word в Excel.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Mac и Excel Online.
Итог
Форма Word содержит пустые поля, которые упрощают ввод важной информации. Обычно эти формы распространяются так, чтобы многие люди могли их заполнить и вернуть. Сбор всей информации из этих форм и перенос их в электронную таблицу Excel - утомительный ручной процесс. К счастью, очень легко экспортировать данные формы Word в Excel, используя файлы с разделителями-запятыми.
Используйте параметры для выбора формата с разделителями-запятыми
Для сохранения данных формы в виде файла с разделителями-запятыми (CSV) требуется всего несколько корректировок в документе формы Word. Этот формат файла разделяет каждую запись формы запятыми. Используйте файлы CSV для импорта данных в Excel.
Microsoft Word достаточно умен, чтобы сохранять данные из формы только в файл CSV. Дополнительный текст в документе не добавляется в файл CSV.
Открыв документ формы и заполнив его данными, выберите Файл > Опции.
- Выберите Дополнительно на панели слева от диалогового окна «Параметры».
- В разделе «Сохранить точность при совместном использовании этого документа» установите флажок рядом с Сохранить данные формы как текстовый файл с разделителями.
- Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры Word».
На данный момент существует два способа экспорта данных в Excel. Либо сохраните документ, либо экспортируйте данные.
Используйте функцию «Сохранить как» для экспорта в CSV
Чтобы сохранить документ в формате CSV:
- В меню «Файл» выберите Сохранить как. Откроется диалоговое окно «Сохранить как» с уже выбранным форматом файла TXT.
- Назовите файл и выберите OK.
-
Появится диалоговое окно с предварительным просмотром данных, которые вы экспортируете из формы в формат CSV.
- Нажмите OK для экспорта данных.
Word извлекает данные формы, введенные в форму, в виде файла .csv, который можно открыть в Excel. Word вставляет запятые между полями. Excel использует запятые для разделения данных на определенные ячейки.
Использовать экспорт для сохранения в CSV
Чтобы экспортировать данные в файл CSV:
- Выберите Файл > Экспорт.
- Выбрать Изменить тип файла.
- В разделе «Типы файлов документов» выберите Обычный текст (.txt).
- Выберите Сохранить как, чтобы открыть диалоговое окно «Сохранить как».
- Выберите место, где вы хотите сохранить файл, введите имя файла и выберите Сохранить для экспорта данных.
Импорт данных формы в Excel
После экспорта данных формы Word в формат CSV данные готовы к импорту в Microsoft Excel.
Если вы откроете файл с помощью Excel, вы не увидите файл в папке, в которой вы его сохранили, потому что Excel по умолчанию показывает вам только файлы Excel.
Откройте файл CSV, выполнив следующие действия:
- Откройте пустой документ Excel.
- Выбрать Файл > Открыть.
- Выберите Обзор.
- В раскрывающемся списке типов файлов выберите Все файлы (.).
- Перейдите к папке, в которой находятся экспортированные данные формы Word, и выберите текстовый файл CSV.
- Выбрать Открыть.
- Excel открывает мастер импорта текста. Выберите Delimited и выберите Далее..
- Снимите флажок Tab и установите флажок Запятая. Затем выберите Далее.
- Выберите Готово.
Данные из формы Word отображаются на листе Excel.
Импорт данных формы в существующую электронную таблицу с помощью Excel 2019 и 2016
Если вы хотите перенести данные из новых форм Microsoft в ту же электронную таблицу, выполните следующие действия:
- Откройте сохраненный файл Excel.
- Создайте новый лист, нажав символ + внизу существующего листа.
- Выбрать ячейку A1.
- В меню Данные выберите Получить данные > Из файла, > Из текста/CSV(в Microsoft 2010 или 2013 выберите From Text ).
- Выберите новый текстовый файл с данными формы и выберите Import.
- В Мастере выберите Загрузить > Загрузить в.
- В разделе Куда вы хотите поместить данные, выберите Существующий рабочий лист и убедитесь, что выбран A1.
- Нажмите OK.
После импорта данных формы добавьте новые данные формы Word на основной рабочий лист:
- В Word выделите всю строку только с данными.
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Копировать.
- В Excel выберите основной рабочий лист.
- Выделите ячейку сразу под последней записью на листе.
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Вставить.
Импорт данных формы в существующую электронную таблицу с помощью Excel 2013 и 2010
Чтобы перенести данные из новых форм Microsoft в Excel 2013 или 2010, выполните следующие действия:
- Откройте сохраненный файл Excel.
- Выберите ячейку в первом столбце сразу под существующими данными.
- Выбрать Данные > Из текста.
- Выберите новый текстовый файл с данными формы и выберите Import.
- В мастере выберите Delimited и нажмите Далее.
- Снимите флажок Tab, установите флажок Запятая и выберите Далее.
- Нажмите Готово.
- В разделе Куда вы хотите поместить данные выберите Существующий рабочий лист. Убедитесь, что выбрана ячейка, в которую вы хотите поместить новую строку.
- Нажмите OK.
Это добавит новые данные формы Word в следующую строку вашего основного рабочего листа.
