Что нужно знать
- Ручной архив: Перейти к Файл > Информация > Инструменты > Очистить старые объекты. Во всплывающем окне «Архив» выберите Архивировать эту папку и все подпапки.
- Затем выберите папку для архива. Выберите раскрывающийся список Архивировать элементы старшеи установите дату.
- Автоархив: Перейти к Файл > Опции > Дополнительно > Настройки автоархивации. Выберите Выполнять автоархивацию каждые и введите временной интервал.
Если вы позволите слишком большому количеству писем накапливаться в папке «Входящие», производительность Outlook может пострадать. Узнайте, как архивировать электронные письма в Outlook и управлять этими старыми электронными письмами вручную или автоматически. Инструкции в этой статье относятся к Outlook для Microsoft 365 и Outlook 2019, 2016, 2013 и 2010.
Как архивировать электронные письма в Outlook вручную
Если вы предпочитаете контролировать, когда ваши старые электронные письма архивируются и где они архивируются, есть ручной процесс, которому вы можете следовать, чтобы сделать это вручную. Вы можете вручную архивировать сообщения электронной почты в любой папке.
-
Откройте Outlook и выберите Файл > Информация > Инструменты > Очистить старые элементы.
Image -
Во всплывающем окне «Архив» выберите Архивировать эту папку и все подпапки, а затем выберите папку, в которую вы хотите заархивировать элементы.
Image -
Выберите раскрывающийся список Архивировать элементы старше, затем установите дату, после которой вы хотите архивировать сообщения.
Вы также можете выбрать Обзор, чтобы определить отдельный файл PST, который вы хотите использовать для этого архива. Или вы можете оставить его как имя файла по умолчанию.
Image -
Выберите OK. Теперь Outlook будет архивировать сообщения в этой папке в соответствии с настроенными вами параметрами.
Image -
Если вы предпочитаете архивировать сообщения во всех папках, а не в отдельных, выберите Архивировать все папки в соответствии с их настройками автоархивации Если вы выберете этот вариант, вам потребуется вернитесь на вкладку «Главная», щелкните правой кнопкой мыши одну из папок, для которых вы хотите установить параметры автоархивации, затем выберите Properties
Image -
В окне свойств выберите вкладку Автоархивация.
Image -
Выберите Архивировать эту папку, используя эти настройки, затем настройте параметры, указав, сколько месяцев сообщений вы хотите хранить, и куда переместить старые элементы.
Используя настройки автоархивации, настройте способ архивации сообщений, когда вы включили автоархивацию, а также способ архивации электронных писем, когда вы вручную архивируете их с помощью настроек автоархивации.
Image
Как запустить автоархивирование вручную
Вы можете активировать автоархив вручную или автоматически. Если вы уже настроили автоархивацию для всех своих папок, как описано выше, вы можете мгновенно запустить процедуру архивации.
Выберите Файл > Информация > Инструменты > Очистка почтового ящика , затем выберите AutoArchive, чтобы запустить процесс архивации. При этом будут использоваться параметры автоархивации, которые вы настроили для каждой почтовой папки.
Как автоматически запускать автоархивацию
Помимо ручного запуска процедуры архивирования, вы также можете настроить автоархивирование на регулярное выполнение.
-
Выбрать Файл > Опции > Дополнительно > Настройки автоархивации.
Image -
В окне настроек автоархивации выберите Выполнять автоархивацию каждые и укажите, как часто вы хотите запускать автоархивацию.
Вы можете настроить параметры таким образом, чтобы при запуске автоархивации запрашивался запрос на удаление старых сообщений электронной почты или их перемещение в архивный файл PST на вашем компьютере.
Image -
Выберите OK,, и автоархивация будет запускаться с установленным вами интервалом, поэтому вам никогда не придется беспокоиться о том, что ваш почтовый ящик займет слишком много места.
Image
Использовать Outlook Sweep для автоматического архивирования в Outlook Web
В Outlook Online архивация сообщений выполняется вручную. Функция под названием Outlook Sweep помогает поддерживать чистоту входящей почты.
Невозможно изменить возраст сообщений, которые вы архивируете, но, по крайней мере, функция очистки дает вам возможность архивировать все ваши входящие сообщения старше 10 дней. Это поможет вам автоматически поддерживать чистоту входящих сообщений.
-
Откройте папку «Входящие» учетной записи, в которой вы хотите архивировать сообщения электронной почты. Выберите письмо, которое хотите заархивировать, затем выберите Sweep в меню.
Image -
Во всплывающем окне выберите Всегда перемещать сообщения старше 10 дней из папки ВХОДЯЩИЕ.
Image -
Выберите раскрывающееся меню Переместить в и выберите Архив.
Image
