Макрос - это последовательность команд, которая записывается для последующего воспроизведения (выполнения). Макросы отлично подходят для сокращения объема работы, которую вам нужно выполнить в серии шагов, которые вы часто выполняете. Вот как создать и протестировать макрос в Microsoft Word.
Инструкции в этой статье относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.
Зачем использовать макрос
С макросом вы можете получить те же результаты, щелкнув команду, вместо того, чтобы выполнять все шаги. Вот некоторые способы использования макросов для повышения производительности:
- Вставьте логотип и название вашей компании определенным шрифтом.
- Вставьте таблицу, которую необходимо регулярно создавать.
- Формат документа с определенными характеристиками, такими как нумерация страниц и абзацы с двойным интервалом.
Создание и использование макросов требует приобретения навыков, но полученная эффективность стоит затраченных усилий.
Создать макрос
В Word более 950 команд, большинство из которых находятся в меню и на панелях инструментов и имеют назначенные им сочетания клавиш. Однако некоторые из этих команд по умолчанию не назначаются меню или панелям инструментов. Прежде чем создавать собственный макрос Word, проверьте, существует ли он и может ли он быть назначен панели инструментов.
Чтобы просмотреть команды, доступные в Word, выполните следующие действия:
-
Выберите вкладку Вид.
Image -
Выберите Макросы.
Image -
Выберите Просмотр макросов.
Или нажмите сочетание клавиш Alt+F8 для доступа к диалоговому окну Макросы.
Image -
Выберите Макросы в со стрелкой раскрывающегося списка и выберите Команды Word.
Image -
В алфавитном списке имен команд выделите имя, чтобы отобразить описание команды в нижней части диалогового окна Макросы под Описаниеметка.
Image
Если команда, которую вы хотите создать, существует, не дублируйте ее собственным макросом Word. Если он не существует, продолжите создание макроса Word.
Планирование эффективных макросов Word
Самым важным шагом в создании эффективных макросов Word является тщательное планирование. Это планирование включает в себя четкое представление о том, что вы хотите, чтобы макрос Word выполнял, как он облегчит вашу будущую работу и в каких обстоятельствах вы собираетесь его использовать.
Как только вы это поймете, спланируйте реальные шаги. Это важно, потому что диктофон запомнит все, что вы делаете, и включит это в макрос. Например, если вы напечатаете что-то, а затем удалите это, каждый раз, когда вы запускаете этот макрос, Word будет делать одну и ту же запись, а затем удалять ее, создавая неаккуратный и неэффективный макрос.
При планировании макросов необходимо учитывать следующие моменты:
- Запланируйте команды и порядок, в котором вы хотите, чтобы макрос выполнял команды.
- Знайте сочетания клавиш для команд, которые вы планируете использовать. Это особенно важно для навигации, так как вы не можете использовать мышь для навигации в области документа, когда вы запускаете диктофон. Кроме того, вы создадите более компактный макрос, если будете использовать сочетание клавиш, а не клавиши со стрелками.
- Запланируйте сообщения, которые Word может отображать и которые остановят макрос.
- Используйте как можно меньше шагов, чтобы сохранить эффективность макроса.
- Выполните хотя бы один пробный запуск, прежде чем начать запись.
После того, как вы спланировали свой макрос Word и выполнили прогон, вы готовы его записать. Если вы тщательно спланировали свой макрос, записать его для последующего использования будет самой простой частью процесса. Единственная разница между созданием макроса и работой с документом заключается в том, что вам нужно нажать несколько дополнительных кнопок и сделать пару выборов в диалоговых окнах.
Записать макрос
Когда вы начинаете записывать макрос, рядом с указателем мыши появляется небольшой значок в виде кассеты, указывающий на то, что Word записывает ваши действия. Затем вы можете следовать шагам, которые вы изложили на этапе планирования. Когда вы закончите, нажмите кнопку Stop (это синий квадрат слева). Как только вы нажмете кнопку Стоп, ваш макрос Word будет готов к использованию.
Вот как записать макрос.
-
Перейдите на вкладку Просмотр, выберите Макросы, затем выберите Запись макроса, чтобы открыть диалоговое окно Запись макроса.
Image -
В текстовом поле Имя макроса введите уникальное имя.
Имена могут содержать до 80 букв или цифр (без символов и пробелов) и должны начинаться с буквы. Имя должно быть уникальным, чтобы вы могли определить, что оно делает, не обращаясь к описанию.
-
В текстовом поле Описание введите описание действий, которые выполняет макрос.
Image -
Выберите, хотите ли вы, чтобы макрос был доступен во всех документах или только в текущем документе. Если вы решите ограничить доступность команды, выделите имя документа в раскрывающемся меню Сохранить макрос в.
По умолчанию Word делает макрос доступным для всех ваших документов, и вы, вероятно, обнаружите, что это имеет смысл.
Image -
После ввода информации для макроса выберите OK. Панель инструментов записи макросов появляется в верхнем левом углу экрана.
Image
Чтобы приостановить запись, нажмите кнопку Pause Recording/Resume Recorder (она справа). Чтобы возобновить запись, выберите его еще раз.
Проверьте макрос
Целью создания макросов в Word является ускорение вашей работы за счет предоставления повторяющихся задач и сложных последовательностей команд под рукой. Убедитесь, что ваш макрос работает должным образом, протестировав макрос.
-
Чтобы запустить макрос, нажмите комбинацию клавиш Alt+F8 для отображения диалогового окна Macros.
Image -
Выделите макрос в списке, затем выберите Выполнить.
Image
Если вы не видите свой макрос, убедитесь, что его правильное расположение указано в поле Macros in.
Создание сочетаний клавиш для макросов
Если вы создали несколько макросов, поиск в диалоговом окне Макросы требует времени. Если вы назначите макросу горячую клавишу, вы можете обойти диалоговое окно и получить доступ к своему макросу непосредственно с клавиатуры так же, как вы используете сочетания клавиш для доступа к другим командам в Word.
-
Выберите Файл, затем выберите Опции.
Image -
В диалоговом окне Параметры Word перейдите на левую панель и выберите Пользовательская лента..
Image -
Выбрать Настроить.
Image -
В списке Категории прокрутите вниз до Макросы и выберите макрос, для которого вы хотите создать новый ярлык.
Если макросу в настоящее время назначена комбинация клавиш, она появится в поле под меткой Текущие клавиши.
Image -
Если для макроса не было назначено сочетание клавиш или если вы хотите создать второе сочетание клавиш для макроса, выберите текстовое поле Нажмите новое сочетание клавиш.
Image -
Введите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать для доступа к макросу.
Если клавиша быстрого доступа назначена команде, в сообщении будет указано В настоящее время назначено, за которым следует название команды. Либо переназначьте горячую клавишу, продолжая, либо выберите новую горячую клавишу.
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить изменения в и выберите Обычный, чтобы применить изменения ко всем документам, созданным в Word.
Чтобы использовать сочетание клавиш только в текущем документе, выберите имя документа из списка.
Image -
Выбрать Назначить.
Image -
Выберите Закрыть, чтобы сохранить изменения.
Image
