Электронные таблицы и базы данных предлагают способы просмотра данных. Однако подход, который каждый из них использует при сборе и обмене этими данными, совершенно разный.
Электронная таблица предлагает квазиструктурированные данные в формате строк и столбцов. Однако электронные таблицы не связаны друг с другом и не требуют правил в отношении информации, содержащейся в электронной таблице. Кроме того, электронные таблицы не имеют сложных инструментов для обобщения и составления отчетов.
Базы данных собирают информацию в структурированном виде и по умолчанию применяют правила и отношения относительно того, что входит и выходит. Мы рассмотрели оба, чтобы помочь вам определить, какой из них лучше всего соответствует вашим потребностям.
Общие выводы
- Содержит ячейки, состоящие из столбцов и строк.
- Выполнение математических расчетов.
- Сортировка и фильтрация данных.
- Организация сложных коллекций данных.
- Управляется системой управления базами данных (СУБД).
-
Доступ к большим объемам данных и управление ими.
Базы данных автоматически поддерживают быстрое чтение и запись содержимого. Если вы не используете доморощенную систему триггерных инструментов, таких как If This Then That, электронная таблица требует ручного ввода информации.
Microsoft Excel и Google Sheets - широко используемые программы для работы с электронными таблицами. Оба доступны бесплатно на компьютерах, планшетах и смартфонах.
За исключением Microsoft Access для настольных компьютеров (и клонов, таких как LibreOffice Base), большинство надежных инструментов баз данных находятся на серверах. Крупные компании используют такие варианты, как Microsoft SQL Server или набор серверов Oracle. Люди в сообществах open-source и Linux используют такие инструменты, как MariaDB.
Когда вы используете базу данных, вы обычно сочетаете ее с инструментами поддержки. Поскольку для доступа к информации базам данных требуется язык структурированных запросов, такие инструменты, как визуальные дизайнеры отчетов (такие как Crystal Reports) или инструменты инструментальных панелей (такие как Tableau), управляют как генерацией SQL, так и разработкой сложных отчетов.
Дизайн: анализ и отношения
- Оптимизирован для простого анализа данных.
- Ограниченные возможности фильтрации.
- Ограниченная возможность сравнивать данные из разных источников.
- Возможность связывания таблиц.
- Мощный реляционный анализ.
- Ограниченные вычислительные возможности.
Выяснение того, какие базы данных или электронные таблицы лучше всего подходят для данной цели, зависит от нескольких характеристик вариантов использования.
Хотя формулы поиска и именованные области связывают некоторые части электронных таблиц вместе, электронная таблица представляет собой автономный набор данных. Он имеет ограниченные возможности фильтрации и группировки по различным листам и файлам электронных таблиц. Электронные таблицы оптимизированы для финансов и простого анализа данных. Для простой обработки чисел этот подход лучше, чем база данных. Кроме того, для установки и настройки баз данных требуется больше технических навыков.
Однако сравнивать информацию из разных данных в электронной таблице непросто. Базы данных обеспечивают отношения и поддерживают запросы на основе атрибутов или подмножеств в одной или нескольких таблицах. Базы данных связывают таблицы между собой различными способами и выполняют сводную статистику по этим подмножествам и надмножествам.
Репортаж: внешний вид имеет ключевое значение
- Настраиваемый внешний вид.
- Легко создавать графики.
- Расширенные возможности форматирования.
- Официальный внешний вид.
- Упрощенные отчеты.
- Формат табличного отчета.
Электронные таблицы представляют собой сетку информации. Содержание, форматирование, внешний вид и структура определяются владельцем электронной таблицы. Базы данных требуют формализованной структуры и отделяют информацию от внешнего вида этой информации.
Электронная таблица является как информацией, так и уровнем представления этой информации. Такой подход упрощает создание простых отчетов, поскольку расчеты прозрачны для всех, кто открывает файл. Кроме того, такие параметры, как линии правил, затенение, графики и цвета, делают окончательный результат таким, как вы задумали.
База данных выводит информацию в табличном формате. Любое форматирование вывода должно выполняться в электронной таблице или другой программе, например, в инструменте для создания информационных панелей.
Расположение данных: доступ к информации и аудит
- Автономные документы.
- Ограниченные параметры безопасности.
- Один пользователь за раз.
- Выделенные серверы баз данных.
- Разрешения повышают безопасность.
- Несколько одновременных пользователей.
Электронные таблицы - это автономные документы, которые находятся на отдельных компьютерах или файловых серверах. Базы данных, по большей части, требуют выделенных серверов баз данных. Это означает, что создать базу данных сложнее, но вы не сможете ошибиться или случайно удалить ее.
Хотя вы можете защитить электронную таблицу паролем, вы, как правило, не можете проверить, кто просматривает или редактирует ее. Однако в базе данных вы не можете просматривать или изменять данные, если у вас нет разрешения. База данных регистрирует любой просмотр и редактирование, которые вы выполняете, для возможности обнаружения в будущем.
Как правило, электронные таблицы предназначены для открытия и редактирования одним человеком за раз. Базы данных поддерживают множество зарегистрированных пользователей одновременно.
Вердикт: решает объем данных
Решение о том, следует ли вам использовать приложение для работы с электронными таблицами или базу данных, зависит от объема данных, с которыми вы планируете работать. Электронные таблицы подходят для управляемых списков основной информации. Однако, если вы планируете хранить большие объемы необработанных данных в течение неопределенного периода времени, база данных - это стоящая инвестиция вашего времени и ресурсов.
