У вас есть огромная электронная таблица Excel, в которой вы не можете разобраться?
Пришло время организовать ваш список контактов в базу данных Microsoft Access. Это намного проще, чем вы можете себе представить, и вы обязательно будете довольны результатами. Этот учебник шаг за шагом проведет вас через весь процесс. Если у вас нет собственной электронной таблицы и вы хотите следовать руководству, вы можете загрузить образец файла Excel, который использовался для создания руководства..
Создать новую базу данных Access 2013
Если у вас нет существующей базы данных, которую вы используете для хранения контактной информации, вы, вероятно, захотите создать новую базу данных с нуля. Для этого выберите значок Пустой базы данных рабочего стола на экране «Начало работы с Microsoft Office Access». Вам будет представлен экран выше. Дайте вашей базе данных имя, нажмите кнопку Создать, и вы будете в деле.
Начало процесса импорта в Excel
Выберите вкладку Внешние данные в верхней части экрана доступа и дважды щелкните кнопку Excel, чтобы начать процесс импорта Excel..
Выберите источник и место назначения
Далее вы увидите экран, показанный выше. Нажмите кнопку Обзор и перейдите к файлу, который хотите импортировать. Найдя нужный файл, нажмите кнопку Открыть..
В нижней половине экрана вам представлены параметры назначения импорта. В этом руководстве нас интересует преобразование существующей электронной таблицы Excel в новую базу данных Access, поэтому мы выберем Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных Другие опции на этом экране позволяют:
- Свяжите свою базу данных с листом Excel, чтобы изменения в исходном листе отражались в базе данных.
- Импорт данных в существующую таблицу базы данных.
Выбрав правильный файл и параметр, нажмите OK, чтобы продолжить.
Выбрать заголовки столбцов
Убедитесь, что флажок Первая строка содержит заголовки столбцов установлен, если в первой строке электронной таблицы есть имена столбцов для данных, например, фамилия, имя и адрес.. Это позволит Access рассматривать первую строку как имена, а не фактические данные, которые будут храниться в списке контактов.
Выберите Далее, чтобы продолжить.
Создавайте любые желаемые индексы
Индексы базы данных - это внутренний механизм, который можно использовать для увеличения скорости, с которой Access может находить информацию в вашей базе данных. На этом шаге вы можете применить индекс к одному или нескольким столбцам вашей базы данных. Просто выберите раскрывающееся меню Indexed и выберите соответствующий вариант.
Имейте в виду, что индексы создают много накладных расходов для вашей базы данных и увеличивают объем используемого дискового пространства. По этой причине вы хотите свести индексированные столбцы к минимуму. В нашей базе данных мы чаще всего будем искать по фамилии наших контактов, поэтому давайте создадим индекс для этого поля. У нас могут быть друзья с такой же фамилией, поэтому мы хотим разрешить здесь дубликаты. Убедитесь, что в нижней части окна выбран столбец «Фамилия», а затем выберите Да (дубликаты разрешены) в раскрывающемся меню «Индексированные».
Выберите Далее, чтобы продолжить.
Выберите первичный ключ
Первичный ключ используется для уникальной идентификации записей в базе данных. Самый простой способ сделать это - позволить Access сгенерировать для вас первичный ключ. Выберите параметр Разрешить Access добавить первичный ключ и нажмите Далее, чтобы продолжить. Если вы заинтересованы в выборе собственного первичного ключа, вы можете прочитать нашу статью о ключах базы данных.
Назовите свой стол
Вы должны предоставить Access имя для ссылки на вашу таблицу. Введите это в соответствующее поле и нажмите кнопку Готово.
Просмотр ваших данных
Вы увидите промежуточный экран с вопросом, хотите ли вы сохранить шаги, использованные для импорта ваших данных. Если нет, нажмите Закрыть..
Вы вернетесь на главный экран базы данных, где сможете просмотреть свои данные, просто дважды щелкнув имя таблицы на левой панели.
Поздравляем, вы успешно импортировали данные из Excel в Access!
