SharePoint - это платформа для совместной работы с другими членами команды или группы. В этой статье мы познакомим вас с созданием функциональных и совместных сайтов для коллег и друзей, загрузкой и обменом документами, а также добавлением виджетов на страницы сайта SharePoint.
Как создать сайт SharePoint
Вам понадобится несколько вещей, прежде чем вы сможете создать свой сайт:
- Доступ к бизнес-аккаунту Microsoft 365, поскольку SharePoint не включен в потребительские аккаунты.
- Администратор для создания вашего сайта. Если вы не являетесь администратором, попросите администратора создать для вас сайт.
Чтобы создать сайт SharePoint:
-
Войдите в Microsoft 365 как администратор, затем выберите SharePoint в меню приложений.
Image - Выберите Страница на левой вертикальной панели, затем выберите Создать сайт.
-
Выберите Team Site в диалоговом окне.
Сайты для общения используются в основном для публикации объявлений и другого контента.
-
Выберите начальный дизайн для своего сайта, который соответствует остальному вашему контенту. Не волнуйтесь: вы всегда можете изменить начальный контент позже.
- Введите информацию о своем сайте, включая его название и описание.
- Выберите Готово, чтобы завершить настройку. SharePoint работает в фоновом режиме для создания сайта, и вы будете видеть его прогресс на протяжении всего процесса.
После настройки пространства вам сразу же будут доступны некоторые функции, в том числе:
- Разговоры: Частные доски сообщений для вашей группы.
- Документы: здесь вы делитесь файлами, а также проверяете файлы.
- Записная книжка OneNote: ваши товарищи по команде могут совместно использовать эту записную книжку OneNote, создавая и добавляя содержимое на страницы.
- Страницы сайта: Пользовательские веб-страницы для вашей команды или группы.
Как использовать библиотеки документов SharePoint
Совместное использование файлов с использованием библиотеки документов распространено на сайтах SharePoint. Библиотеки документов содержат папки и файлы, которые вы можете просматривать и редактировать. Чтобы использовать библиотеку документов:
-
Выберите Документы на левой вертикальной панели.
Image -
Выберите Новый, чтобы добавить новые элементы, например папки или файлы Microsoft Office. В качестве альтернативы перетащите другие файлы в папку текущей библиотеки; они не обязательно должны быть файлами Office.
Image -
Выберите файл Microsoft Office, чтобы открыть его в соответствующем приложении. При выборе файла, отличного от Office, выполняется одно из трех действий:
- Открывает его для предварительного просмотра, если он находится в веб-формате (например, изображение или PDF).
- Открывается в соответствующем приложении, если вы используете Windows (Windows умеет взаимодействовать с SharePoint).
- Загружает его на ваш компьютер, чтобы вы могли открыть его с помощью соответствующей программы.
Image -
Хотя современные веб-приложения позволяют редактировать файл одновременно с коллегой, у вас по-прежнему есть возможность «извлечь» файл в SharePoint, чтобы другие не могли работать с файлом, пока вы работаете над ним.
Выберите файл для извлечения, затем выберите Извлечь в раскрывающемся списке. При извлечении файла никто не сможет сохранить новую версию файла, пока вы над ним работаете. Другие пользователи по-прежнему могут загружать копию и работать с ней, но они не могут создавать новую версию, пока вы не сохраните ее и не вернете обратно.
Image
Как создавать страницы сайта SharePoint
Страницы сайта SharePoint позволяют создавать веб-страницы, содержащие текстовую и графическую информацию. Разница между страницами сайта SharePoint и обычными страницами веб-сайта заключается в том, что их могут просматривать только вошедшие в систему члены вашей команды SharePoint. Страницы сайта - это ваш личный интернет.
Чтобы создать новые страницы на вашем сайте SharePoint:
-
Выберите Страницы на левой вертикальной панели.
Image -
Select New, затем выберите один из типов страниц:
- Вики-страница: страницы, которые включают идеи команды, политики, рекомендации, передовой опыт и многое другое. Команда SharePoint может использовать Wiki-страницы для доступа к ссылкам на все типы информации о компании.
- Страница веб-частей: Предопределенные макеты, позволяющие вставлять всевозможные гаджеты в стиле информационной панели на страницы сайта.
- Страница сайта: пустые страницы, которые вы создаете, начиная с заголовка.
- Ссылка: Добавить ссылку на веб-сайт.
Image -
После создания страница открывается для редактирования. Начните с того, что дайте ему имя. Дополнительный контент представлен в виде веб-частей, которые мы рассмотрим в следующем разделе.
Image -
Выберите Опубликовать в правом верхнем углу экрана, чтобы сделать ваши изменения доступными для коллег.
Image - Выберите Страницы на левой вертикальной панели, чтобы просмотреть свои страницы.
-
Чтобы отредактировать существующие страницы, откройте страницу и выберите Редактировать на левой панели.
Image
Как добавить веб-части на страницы SharePoint
Одной из лучших функций SharePoint является функция "Веб-часть" или виджет(ы). Даже если вы хотите добавить только текст и графику, вам сначала потребуется добавить веб-часть для хранения содержимого. Веб-части могут включать в себя такие вещи, как каналы новостей, каталог членов команды или списки последних действий на сайте.
Если вы создали страницу, вот как добавить на нее веб-части:
- Выберите Страницы на левой вертикальной панели, затем выберите страницу для редактирования и выберите Редактировать.
-
Нажмите значок plus (+), чтобы добавить веб-части на страницу.
Image -
Всплывающее меню отображает список доступных веб-частей. Просмотрите весь список или выполните поиск по ключевому слову. После выбора веб-части она добавляется на страницу.
Image -
Настройте веб-часть. Например, если вы добавляете веб-часть галереи изображений, выберите Добавить изображения, чтобы выбрать изображения для отображения.
Image - Выберите Опубликовать, чтобы сделать ваши изменения доступными для коллег.
Несмотря на то, что домашняя страница создается автоматически, вы можете заполнить ее веб-частями.
Установка и использование приложения «Задачи»
Все становится интереснее, когда вы добавляете приложения на свой сайт. Приложения выходят за рамки функциональности веб-частей и включают в себя такие вещи, как блоги или настраиваемый список, который может быть небольшой базой данных.
Мы рассмотрим приложение «Задачи», которое позволяет вам настраивать задачи для членов вашей команды, назначать задачи, а затем отслеживать их выполнение.
Чтобы добавить приложение "Задачи" на сайт SharePoint:
- На главной странице сайта SharePoint выберите Новый, затем выберите Приложение..
-
Выбрать Задания.
Image -
В меню слева выберите Содержимое сайта, чтобы просмотреть приложение «Задачи» и начать делегирование.
Image
Кому следует использовать SharePoint?
Большую часть времени корпоративные команды используют SharePoint. Но существует множество сценариев, не связанных с бизнесом, где SharePoint пригодится, например:
- Спортивные команды могут использовать календарь, чтобы публиковать расписание игр, и они могут использовать библиотеку документов для хранения игровых видеороликов.
- Книжные клубы могут публиковать ссылки на книгу следующей недели, а группы писателей могут размещать критические замечания, предложения и комментарии.
- Группы волонтеров, планирующие проект реставрации, могут создать план с задачами и графиком времени.
- Соседство, проводящее дворовую распродажу, может публиковать объявления о новых участниках или перечислять товары и цены в общем файле Excel в библиотеке документов.
Вышеуказанные сценарии возможны с другими приложениями и службами, но SharePoint объединяет все в одном месте с интерфейсом, который поддерживается в Windows, macOS и Linux.
Где скачать SharePoint
Загрузите приложение SharePoint для Android из Google Play или приложение SharePoint для iOS из App Store. Кроме того, вы можете использовать приложения Microsoft Office, такие как Word, Excel и PowerPoint, чтобы открывать файлы непосредственно из SharePoint, что упрощает загрузку и выгрузку.
