Что нужно знать
- Введите данные в ячейки в столбцах и строках, чтобы создать базовую базу данных.
- Если вы используете заголовки, введите их в первую ячейку каждого столбца.
- Не оставляйте пустыми строки в базе данных.
В этой статье объясняется, как создать базу данных в Excel для Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel для Mac, Excel для Android и Excel Online.
Введите данные
Основным форматом для хранения данных в базе данных Excel является таблица. После создания таблицы используйте инструменты данных Excel для поиска, сортировки и фильтрации записей в базе данных, чтобы найти конкретную информацию.
Чтобы следовать этому руководству, введите данные, как показано на изображении выше.
Быстро введите студенческий билет
- Введите первые два идентификатора, ST348-245 и ST348-246, в ячейки A5и A6, соответственно.
- Выделите два идентификатора, чтобы выбрать их.
- Перетащите маркер заполнения в ячейку A13.
Остальные студенческие билеты введены в ячейки с A6 по A13 правильно.
Введите данные правильно
При вводе данных важно следить за правильностью их ввода. За исключением строки 2 между заголовком электронной таблицы и заголовками столбцов, не оставляйте никаких других пустых строк при вводе данных. Также убедитесь, что вы не оставили пустых ячеек.
Ошибки данных, вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными. Если данные введены правильно изначально, программа, скорее всего, даст вам желаемые результаты.
Строки являются записями
Каждая строка данных в базе данных называется записью. При вводе записей помните об этих рекомендациях:
- Не оставляйте пустых строк в таблице. Это включает в себя не оставлять пустую строку между заголовками столбцов и первой строкой данных.
- Запись должна содержать данные только об одном конкретном элементе.
- Запись также должна содержать все данные об этом элементе в базе данных. Не может быть информации об элементе более чем в одной строке.
Столбцы являются полями
В то время как строки в базе данных Excel называются записями, столбцы называются полями. Каждый столбец нуждается в заголовке для идентификации содержащихся в нем данных. Эти заголовки называются именами полей.
- Имена полей используются для обеспечения того, чтобы данные для каждой записи вводились в одной и той же последовательности.
- Данные в столбце должны быть введены в том же формате. Если вы начинаете вводить числа цифрами (например, 10 или 20), продолжайте в том же духе. Не меняйтесь на полпути и не начинайте вводить числа как слова (например, десять или двадцать). Будьте последовательны.
- В таблице не должно быть пустых столбцов.
Создать таблицу
После ввода данных их можно преобразовать в таблицу. Чтобы преобразовать данные в таблицу:
- Выделите ячейки от A3 до E13 на листе.
- Выберите вкладку Главная.
- Выберите Форматировать как таблицу, чтобы открыть раскрывающееся меню.
- Выберите синюю опцию Стиль таблицы Средний 9, чтобы открыть диалоговое окно «Формат как таблица».
- Пока диалоговое окно открыто, ячейки с A3 по E13 на рабочем листе обведены пунктирной линией.
- Если пунктирная линия окружает правильный диапазон ячеек, выберите OK в диалоговом окне «Формат как таблица».
- Если пунктирная линия не окружает правильный диапазон ячеек, выделите правильный диапазон на листе, а затем выберите OK в диалоговом окне «Формат как таблица».
Стрелки раскрывающегося списка добавлены рядом с каждым именем поля, а строки таблицы отформатированы чередованием светлого и темно-синего цветов.
Используйте инструменты базы данных
После создания базы данных используйте инструменты, расположенные под стрелками раскрывающегося списка рядом с каждым именем поля, для сортировки или фильтрации данных.
Сортировка данных
- Выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Фамилия.
- Выберите Sort A to Z, чтобы отсортировать базу данных по алфавиту.
- После сортировки Graham J. становится первой записью в таблице, а Wilson R - последней.
Фильтр данных
- Выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем «Программа».
- Установите флажок рядом с Выбрать все, чтобы снять все флажки.
- Установите флажок рядом с Бизнес, чтобы добавить галочку в поле.
- Выберите OK.
- Только два студента, Г. Томпсон и Ф. Смит видны, потому что они единственные два студента, зачисленные на бизнес-программу.
- Чтобы отобразить все записи, выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Программа и выберите Очистить фильтр от " Программа."
Расширить базу данных
Чтобы добавить дополнительные записи в вашу базу данных:
- Наведите указатель мыши на маленькую точку в правом нижнем углу таблицы.
- Указатель мыши превращается в двунаправленную стрелку.
- Нажмите и удерживайте правую кнопку мыши и перетащите указатель вниз, чтобы добавить пустую строку в конец базы данных.
-
Добавьте следующие данные в эту новую строку:
Ячейка A14: ST348-255
Ячейка B14: Christopher
Cell C14: A.
Cell D14: 22
Cell E14: Наука
Завершение форматирования базы данных
- Выделите ячейки с A1 по E1 на листе.
- Выбрать Главная.
- Выберите Объединить и центрировать, чтобы центрировать заголовок.
- Выберите Цвет заливки, чтобы открыть раскрывающийся список цветов заливки.
- Выберите Синий, Акцент 1 из списка, чтобы изменить цвет фона в ячейках от A1 до E1 на темно-синий.
- Выберите Цвет шрифта, чтобы открыть раскрывающийся список цветов шрифта.
- Выберите Белый из списка, чтобы изменить цвет текста в ячейках с A1 по E1 на белый.
- Выделите ячейки с A2 по E2 на рабочем листе.
- Выберите Цвет заливки, чтобы открыть раскрывающийся список цветов заливки.
- Выберите Синий, Акцент 1, Светлее 80 из списка, чтобы изменить цвет фона в ячейках от A2 до E2 на голубой.
- Выделите ячейки с A4 по E14 на рабочем листе.
- Выберите По центру, чтобы выровнять текст по центру в ячейках с A14 по E14.
Функции базы данных
Синтаксис: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Где функция D является одной из следующих:
- СРЕДНЯЯ
- ДСЧЁТ
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- ДМИН
- DПРОДУКТ
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- ДВАР
- DVARP
Тип: База данных
Функции базы данных удобны, когда Google Таблицы используются для хранения структурированных данных, таких как база данных. Каждая функция базы данных, Dfunction, вычисляет соответствующую функцию для подмножества диапазона ячеек, рассматриваемого как таблица базы данных. Функции базы данных принимают три аргумента:
- Database_arr - это диапазон, встроенный массив или массив, сгенерированный выражением массива. Он устроен так, что каждая строка после строки 1 является записью базы данных, а каждый столбец - полем базы данных. Строка 1 содержит метки для каждого поля.
- Field_str|num указывает, какой столбец (поле) содержит значения для усреднения. Это может быть выражено как имя поля (текстовая строка) или номер столбца, где крайний левый столбец будет представлен как 1.
- Criteria_arr - это диапазон, встроенный массив или массив, сгенерированный выражением массива. Он устроен таким образом, что первая строка содержит имя(я) поля, к которому будет применяться критерий (критерии), а последующие строки содержат условный тест(ы).
В первой строке Criteria указываются имена полей. Каждая вторая строка в Criteria представляет собой фильтр, набор ограничений для соответствующих полей. Ограничения описываются с использованием нотации Query-by-Example и включают значение для сопоставления или оператор сравнения, за которым следует значение сравнения. Примеры ограничений: «Шоколад», «42», «>=42» и «42». Пустая ячейка означает отсутствие ограничений на соответствующее поле.
Фильтр соответствует строке базы данных, если соблюдены все ограничения фильтра (ограничения в строке фильтра). Строка базы данных (запись) удовлетворяет критериям, если ей соответствует хотя бы один фильтр. Имя поля может появляться более одного раза в диапазоне критериев, чтобы разрешить одновременное применение нескольких ограничений (например, температура >=65 и температура <=82).
DGET - единственная функция базы данных, которая не выполняет агрегирование значений. DGET возвращает значение поля, указанного во втором аргументе (аналогично ВПР), только когда Критериям соответствует ровно одна запись; в противном случае возвращается ошибка, указывающая на отсутствие совпадений или наличие нескольких совпадений.
