Microsoft Teams предлагает множество инструментов для повышения производительности и улучшения общения между сотрудниками с помощью текстового чата, голосовых и видеозвонков, функций обмена файлами, онлайн-записи смен и общих календарей.
Функциональность общего календаря Microsoft Teams позволяет участникам группы создавать встречи непосредственно в приложении Teams, указывать детали и добавлять других участников, чтобы они не только получали уведомления о событии, но и добавляли его в свои синхронизированные команды Microsoft Teams. календарь тоже.
Эта статья относится к приложениям Microsoft Teams на устройствах Windows 10, iOS и Android в дополнение к веб-версии.
Как работают календари Microsoft Teams
Microsoft Teams - это инструмент для совместной работы, разработанный для организаций или групп и, таким образом, структурированный с учетом групповой или командной направленности. Вы можете войти в группу Microsoft Teams с помощью своей обычной электронной почты, но чаще всего вам назначается адрес электронной почты компании, который вы используете для доступа к Teams и другим связанным приложениям и службам Microsoft 365.
В приложении Microsoft Teams есть один основной календарь, назначенный всей вашей группе или организации. Участники группы могут добавлять в этот календарь встречи или события, которые автоматически отображаются в календаре для других участников. Индивидуальные лица также могут быть добавлены к мероприятиям или собраниям календаря, если они обязаны присутствовать на них.
Технически встроенный календарь (или календарь по умолчанию) называется групповым календарем, а внешние календари, которые совместно используются в Microsoft Teams, называются общими календарями. Однако эти термины часто смешивают, и различие между ними стирается.
Рекомендуется обращаться к календарям в Microsoft Teams по уникальным именам, а не использовать общие или групповые термины, чтобы избежать путаницы.
Календарями также можно делиться в Microsoft Teams из Outlook или других служб планирования, таких как Календарь Google.
Как создать событие общего календаря Microsoft Teams
Вот процесс создания события, называемого собранием в Microsoft Teams, которым можно поделиться с другими участниками группы и автоматически добавить в групповой календарь.
В этом примере используется приложение Microsoft Teams для Windows 10, но эти инструкции и используемые меню идентичны во всех других версиях.
-
Откройте приложение Microsoft Teams.
-
Выбрать Календарь.
Image -
Нажмите Новая встреча.
Image -
Выберите подходящий часовой пояс в раскрывающемся меню в верхней части экрана.
Image Вам не нужно беспокоиться о том, в каком часовом поясе находятся члены вашей команды, так как время вашей встречи автоматически подстраивается под них.
-
Введите название встречи в поле Добавить заголовок.
Image -
В поле Добавить обязательных участников введите имена людей, которых вы хотите уведомить о событии. Как только вы начнете печатать, имена должны автоматически появиться для выбора.
Image Если вы хотите поделиться этим событием календаря с людьми, которые не входят в вашу группу Microsoft Teams или, возможно, даже не используют Microsoft Teams, вы можете сделать это, введя их полный адрес электронной почты вместо имени.
Нажмите Необязательно, чтобы добавить участников группы, которых вы хотите знать о собрании, но не обязаны его посещать.
После создания встречи всем приглашенным сторонам будет отправлено приглашение на связанный с ними адрес электронной почты.
-
Далее укажите время начала и окончания вашей встречи.
Image -
Нажмите Не повторять, чтобы открыть меню и сделать собрание регулярным, если оно должно повторяться. Например, вы можете проводить одно и то же собрание каждый будний день, еженедельно или раз в месяц.
Image -
Нажмите Добавить канал, если ваша встреча относится к определенной категории в настройках Microsoft Teams вашей компании. Например, вы можете поместить его в канал менеджеров, чтобы только те члены команды, которые используют этот канал, знали, что собрание происходит.
Image Вы можете оставить многие из этих полей пустыми, если хотите.
-
Далее идет поле Добавить местоположение. Несмотря на свое название, на самом деле это не для указания физического местоположения. Вместо этого он предназначен для выбора подключенной системы Room с поддержкой Microsoft Teams или устройства для конференц-связи.
Если ваша компания не использует такие устройства, вам не нужно беспокоиться о заполнении этого поля.
Image -
В большом поле в нижней части экрана введите данные для поля встречи, введите описание вашей встречи, повестку дня встречи или сообщение для участников.
Image -
Наконец, нажмите Отправить. Это добавит событие в ваш календарь Microsoft Teams и пригласит тех, кого вы добавили. Как только они примут участие, мероприятие будет автоматически добавлено в их календари.
Image Если вы никого не добавили в событие, вместо этого вам будет показана кнопка Сохранить. Это просто сохранит событие в вашем личном календаре Microsoft Teams.
Что делает помощник по планированию Microsoft Teams?
Помощник по планированию, отображаемый при создании собрания в Microsoft Teams на компьютере, представляет собой альтернативный способ создания или редактирования события. Он использует более наглядный пользовательский интерфейс, который отображает параметры в левой части экрана и позволяет выбирать период времени с помощью мыши, что автоматически вносит изменения в расписание.
Настоящим преимуществом Помощника по планированию является то, что он отображает все расписания членов группы. Это позволяет легко увидеть, в какое время и дни все доступны, и избавляет от необходимости спрашивать участников группы, какое время им больше всего подходит.
Расписания будут отображаться в Помощнике по планированию только в том случае, если они были введены в Microsoft Teams администратором или другими пользователями. Если ваша организация не использует Microsoft Teams для управления расписаниями, эта функция будет бесполезна.
Microsoft Teams’ Scheduling Assistant - совершенно необязательный инструмент, хотя некоторые могут предпочесть его стандартному варианту создания собрания.
Как принять приглашение из календаря Microsoft Teams
После того как вы были добавлены к собранию в календаре Microsoft Teams, вы должны почти сразу же получить приглашение по электронной почте.
Когда вы получите это письмо, щелкните ссылку Присоединиться к собранию Microsoft Teams, чтобы принять приглашение. Приложение Microsoft Teams откроется и добавит вас к событию. Если у вас не установлены Microsoft Teams, вам будет предложено установить их.
Если вы не получили приглашение, обратитесь к организатору мероприятия, чтобы убедиться, что он использовал правильный адрес электронной почты. Вы также можете проверить папку со спамом или нежелательной почтой.
Некоторые службы электронной почты могут предложить вам добавить эти события Microsoft Teams в свою собственную систему календаря. Вы можете сделать это, если хотите, но вам все равно нужно будет щелкнуть текстовую ссылку в электронном письме, чтобы принять приглашение.
Как использовать создание и совместное использование событий Outlook Teams
Microsoft Teams требует наличия учетной записи Microsoft. Обычно ваша компания или организация предоставляет вам новую учетную запись Microsoft, которую можно использовать для доступа к Microsoft Teams и множеству других служб Microsoft Office.
Электронная почта, связанная с этой учетной записью Microsoft, может использоваться для входа в Outlook, а поскольку эта учетная запись также используется для доступа к Teams, собрания в календаре можно создавать в Outlook и автоматически синхронизировать с Microsoft Teams.
Чтобы это работало, вы должны использовать одну и ту же учетную запись Microsoft для Outlook и Microsoft Teams. Например, вы не можете использовать свою личную учетную запись электронной почты Outlook для создания события для рабочего календаря Microsoft Teams.
Это можно сделать как с помощью приложений Outlook, так и через веб-интерфейс, и весь процесс почти идентичен тому, как вы проводите собрание в Microsoft Teams, как показано выше.
Чтобы получить доступ к календарю в Outlook, просто щелкните значок Календарь в нижней части левого меню. Когда календарь открыт, нажмите на день, чтобы начать процесс создания события.
Если вы хотите, чтобы событие, созданное в Outlook, регистрировалось в Teams, вам нужно активировать переключатель рядом с Teams Meeting, , который можно найти рядом с Поиск комнаты или места текст. Если вы этого не сделаете, функции общего календаря Microsoft Teams не будут активированы, и событие будет просто основным событием в вашем расписании календаря Outlook.
Как поделиться другим календарем в Microsoft Teams
Хотя Microsoft Teams имеет собственную встроенную функцию календаря, в нее также можно импортировать дополнительные календари из Outlook, Google или любой другой службы планирования, которая предоставляет общедоступный веб-адрес для своих календарей.
Это может быть полезно, если ваша команда использует другое приложение или сервис для управления событиями за пределами экосистемы Microsoft Office.
В этом примере используется Календарь Google, но процесс идентичен для других подобных служб.
- Откройте Календарь Google в веб-браузере, как обычно.
-
Наведите курсор мыши на название календаря, чтобы справа от его названия появились три точки. Нажмите три точки, чтобы открыть меню.
Image -
Нажмите Настройки.
Image -
Нажмите на веб-адрес под Общедоступный URL-адрес этого календаря и нажмите Ctrl + Vчтобы скопировать его в буфер обмена.
Image -
Откройте Microsoft Teams и перейдите в группу или чат, в который вы хотите добавить календарь.
Image -
Нажмите на символ + в верхней части экрана.
Image -
Нажмите Веб-сайт.
Image -
Вставьте адрес своего календаря в поле URL.
Image Вы также можете добавить для него собственное имя, введя в поле Имя вкладки и выберите, хотите ли вы предупредить группу о добавлении календаря, установив флажок рядом с Пост в канал об этой вкладке.
-
Нажмите Сохранить.
Image Теперь ваш календарь будет доступен в Microsoft Teams и будет доступен для просмотра всем на этой новой настраиваемой вкладке.
Как редактировать собрание Microsoft Teams
Чтобы отредактировать собрание Microsoft Teams, которое вы создали или к которому имеете доступ, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть по нему в своем календаре в приложении Microsoft Teams и внести изменения в соответствующие поля.
Вы можете добавлять или удалять участников, изменять время или место, а также редактировать название и описание события. Просто не забудьте нажать Отправить обновление, когда закончите, чтобы сохранить изменения.
Если изменения не отображаются для вас или членов вашей команды, попробуйте полностью закрыть приложение, а затем снова открыть его.
Вы также можете редактировать события Teams в Outlook, открыв событие в календаре и нажав Редактировать.
