Знание того, как сравнивать два файла Excel, важно в любой среде, где множество людей вносят изменения в один и тот же файл. Это распространено в бизнес-среде или в случае, когда файлы Excel совместно используются в облаке, где многие люди имеют доступ для внесения изменений.
К счастью, есть несколько способов сравнить два файла Excel. В некоторых случаях вы можете объединить изменения, внесенные в два разных файла Excel, в один файл.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Microsoft 365 и Excel для Mac
Как сравнить два файла Excel
Если у вас есть два файла Excel с несколькими листами, проще всего выполнить полное сравнение рабочих листов с помощью сторонних инструментов.
Вы можете найти в Интернете несколько инструментов, которые помогут вам сравнить файлы Excel, но некоторые из них вы можете использовать бесплатно. Один из них - Spreadsheet Compare, доступный на SourceForge.
Загрузите и запустите приложение, которое установит надстройку в ваше приложение Excel.
Сравнение электронных таблиц работает во всех версиях Excel после Excel 2000. Оно совместимо только с операционной системой Windows.
Чтобы использовать Spreadsheet Compare для сравнения двух файлов Excel:
-
Откройте оба файла Excel, которые вы хотите сравнить, и выберите меню Надстройки.
Image Сделайте копии файлов Excel перед началом этого процесса, чтобы у вас были оригиналы на случай, если что-то пойдет не так.
-
В этом меню есть три опции. Выберите Полное сравнение.
Image -
Всплывающее окно сравнения электронных таблиц показывает файлы в двух полях с именами «Первый/До» и «Второй/После». Старый файл Excel (до внесения изменений) должен находиться в поле First/Before. Если это не так, нажмите кнопку Swap, чтобы поместить ее туда. Затем выберите Далее
Image -
Настройте способ сравнения на следующем экране. Вы можете изменить, где на листе начинается сравнение, учитывается ли регистр и как выявляются несоответствия. Выберите Далее.
Image -
Выберите листы из первой книги, которые вы хотите сравнить, и нажмите Добавить, чтобы переместить эти листы в поле Сравнить эти листы. Выберите Далее и повторите процесс для второй книги.
Image -
Просмотрите настройки конфигурации отчета. Измените их, если хотите, а затем дважды нажмите Далее и Сравнить, чтобы закончить.
Image -
Наконец, вы увидите обновленный каждый исходный лист с измененными ячейками, выделенными красным цветом. Инструмент также создает третий лист с отчетом, в котором старое значение перечеркнуто, а новое значение на его месте.
Image
Этот инструмент является мощным средством для сравнения целых листов Excel и быстрого просмотра результатов со всеми изменениями. Вы можете прокручивать и сохранять или удалять изменения, которые хотите сохранить.
Используйте Excel для сравнения двух листов
Если у вас есть отдельные рабочие листы в файле Excel для сравнения, вы можете сделать это несколькими различными способами. Один из них - использовать формулы для создания третьей электронной таблицы, показывающей все различия. Другой способ - условное форматирование для выделения измененных ячеек.
Сравнение электронных таблиц Excel с использованием формул
Если у вас есть два листа, которые вы хотите сравнить, вы можете создать третий лист, который выделяет, какие ячейки отличаются, и показывает разницу. Это достигается с помощью формулы ЕСЛИ.
Формула ЕСЛИ бесполезна для сравнения целых книг без дополнительной работы.
- Чтобы начать сравнение двух листов Excel, создайте третий лист. Пометьте его Результаты, чтобы лист с результатами было легче идентифицировать позже.
-
В ячейку A2 таблицы результатов вставьте следующую формулу и нажмите Enter:
=IF(Лист1!A2Лист2!A2, "Лист1:" & Лист1!A2 &" И Лист2:" & Лист2!A2, "Нет разницы")
Вы можете изменить эту формулу, чтобы она начиналась с любой ячейки. Если данные на вашем листе начинаются со строки B и столбца 3, вы изменяете формулу, чтобы использовать B3 вместо A2.
Image -
Эта формула сравнивает ячейку на Листе1 с той же ячейкой на Листе2. Если ячейки совпадают, на листе результатов отображается Нет различий. Если они разные, ячейка предоставляет разные значения для каждого листа.
Image -
Щелкните угол ячейки и перетащите указатель мыши по листу к последнему столбцу, содержащему данные из других сравниваемых листов. Это заполнит формулу сравнения до последнего столбца и автоматически изменит ссылки на ячейки.
Image -
Выделив ту же строку, щелкните угол последней ячейки и перетащите мышь вниз по листу до последней строки, содержащей данные из других сравниваемых листов. Это заполнит формулу сравнения до последней строки и автоматически изменит ссылки на ячейки.
Image -
Прокручивая лист, вы увидите, что все ячейки, которые отличаются между Sheet1 и Sheet2, отображаются со значениями из каждого листа. Просто пролистайте, чтобы найти все отличия.
Image
Использование формул - один из самых простых способов сравнения отдельных листов, поскольку вам не нужно каким-либо образом изменять исходные листы.
Сравнить таблицы Excel с условным форматированием
Другой подход к сравнению двух листов - использование условного форматирования. Как видно из приведенного выше листа результатов, когда все ячейки используют одинаковое форматирование, может быть трудно обнаружить различия между листами.
Использование условного форматирования особенно полезно для больших листов с большим количеством данных. Изменение цвета или форматирования ячеек, в которых есть различия, значительно упрощает выявление этих различий даже на листах с большим количеством строк и столбцов данных.
Вы можете использовать условное форматирование для определения различий.
-
Выделите все ячейки в таблице результатов. Выберите меню Главная.
Image -
Выберите Условное форматирование из группы Стили и выберите Новое правило.
Image -
В открывшемся окне «Новое правило форматирования» выберите Использовать формулу для определения форматируемых ячеек. В поле Форматировать значения, где эта формула верна, вставьте следующую формулу, а затем выберите Format..
=Лист1!A2Лист2!A2
Как и в случае с формулой, вы можете запустить функцию форматирования в любой ячейке. Если ваши данные начинаются с B3 вместо A2, отредактируйте эту формулу, чтобы вместо нее использовалось B3. Форматирование начнется с B3 и заполнит все строки и столбцы ниже и справа от него.
Image -
Настройте форматирование, которое вы хотите, чтобы ячейки имели, когда между двумя листами есть различия. Вы можете выбрать стиль шрифта, подчеркивание, цвет и зачеркивание. Выберите OK..
Image -
Форматирование позволяет легко увидеть, где ячейки на двух листах имеют различия.
Image
Сравнить листы Excel вручную
Один простой и быстрый способ сравнить два рабочих листа - сделать это визуально. Excel предоставляет простой способ визуального сравнения двух листов рядом друг с другом.
-
В рабочей книге, где у вас есть два листа, которые вы хотите сравнить, выберите меню Просмотр. Выберите Новое окно, чтобы открыть ту же книгу в новом окне Excel в фоновом режиме.
Image -
Снова выберите меню Просмотр и нажмите Просмотр рядом. Это помещает два окна рабочей книги рядом друг с другом, каждое из которых занимает половину экрана.
Image -
В одном окне выберите лист, который хотите сравнить. Когда вы прокручиваете лист в окне с одной стороны, вы увидите, что лист в другом окне прокручивается одновременно.
Image
Просмотр рядом особенно полезен в тех ситуациях, когда два рабочих листа в основном одинаковы, но вы знаете, что есть несколько различий. Синхронизированная прокрутка позволяет визуально сканировать электронную таблицу, чтобы найти эти различия.
Просмотр рядом друг с другом в Excel 2010 и более ранних версиях
Если вы используете более раннюю версию Excel, отдельные файлы рабочих листов открываются в одном и том же окне. Вы по-прежнему можете использовать функцию просмотра рядом друг с другом, но ее поиск немного отличается.
- Откройте оба файла в одном окне Excel.
- В меню Вид выберите Упорядочить все, чтобы разделить открытые файлы на несколько дополнительных окон.
- Выберите значок Просмотр бок о бок, чтобы просмотреть подокна рядом друг с другом и прокрутить их оба одновременно.
Параметры упрощают сравнение двух файлов Excel
Вариант, который вы используете для сравнения данных в Excel, зависит от объема данных и места их хранения. Если у вас есть несколько листов в двух разных файлах Excel, лучше всего использовать стороннее дополнение, например Spreadsheet Compare.
Однако, если вы хотите сравнить только два или более листов в одной книге, любые другие варианты подойдут. Используйте формулы и условное форматирование для больших электронных таблиц с несколькими небольшими изменениями, разбросанными по всему тексту, которые вам нужно найти. Используйте визуальный параллельный подход, если у вас есть две электронные таблицы с большим количеством изменений данных, которые легче идентифицировать визуально.
