Что нужно знать
- Вы можете создать его в центре администрирования MS 365 в разделе Группы > Общие почтовые ящики. Выберите Добавить почтовый ящик и следуйте инструкциям оттуда.
- Каждый, кому назначен общий почтовый ящик Microsoft Office 365, имеет доступ ко всему в нем: входящим электронным письмам, ответам, пересылаемым сообщениям и т. д.
- Пользователям Office 365 требуется подписка Microsoft Exchange Online для доступа к общей почте.
В этой статье объясняется, как добавлять пользователей в общий почтовый ящик Outlook и как использовать общие почтовые ящики в Outlook, в Интернете и в мобильном приложении. Эти инструкции относятся к Office 365 для Windows и macOS. Outlook 2019, 2016, 2013 и 2010; Outlook для iOS и Android; и Outlook в Интернете.
Как создать общий почтовый ящик в Office 365
Вы можете создать столько общих почтовых ящиков, сколько вам нужно, но каждый пользователь, которому вы назначаете почтовый ящик, должен иметь подписку на Microsoft 365. Чтобы настроить общий почтовый ящик:
-
Войдите в центр администрирования Microsoft 365, используя свою учетную запись глобального администратора Microsoft 365 или учетные данные учетной записи администратора Exchange.
Центр администрирования Microsoft 365 ранее назывался центром администрирования Office 365.
-
Выберите Группы > Общие почтовые ящики в панели навигации.
Image - Выберите Добавить почтовый ящик на странице Общие почтовые ящики.
-
На странице Добавить почтовый ящик введите имя общего почтового ящика в поле Имя.
Image -
Псевдоним почтового ящика автоматически создается в поле Email, но вы можете изменить псевдоним, если хотите. Когда вы назовете общий почтовый ящик, выберите Добавить..
Image - Выберите Добавить участников в этот почтовый ящик в разделе Следующие шаги.
- Выберите Добавить участников на странице Добавить участников общего почтового ящика.
-
В разделе Участники установите флажок рядом с каждым человеком, который будет иметь доступ к общему почтовому ящику. Когда вы закончите, выберите Сохранить, а затем Закрыть..
Если вы не видите имя человека в списке, выберите Поиск и введите имя человека.
Как сохранить отправленное письмо в общий почтовый ящик
Когда пользователь отправляет сообщение электронной почты из общего почтового ящика, копия этого сообщения сохраняется в папке Отправленные этого пользователя, а не в общем почтовом ящике. Если вы хотите сохранить эти электронные письма в общий почтовый ящик, вы должны изменить настройки общего почтового ящика.
Чтобы сохранить отправленные сообщения электронной почты в общий почтовый ящик, выполните следующие действия:
- Войдите в центр администрирования Microsoft 365 и выберите Группы > Общие почтовые ящики на панели навигации.
- Выберите общий почтовый ящик.
-
Выберите Редактировать рядом с Отправленные.
Image - Установите оба Копировать элементы, отправленные от имени этого почтового ящика и Копировать элементы, отправленные от имени этого почтового ящика, на Вкл , затем выберите Сохранить.
Как использовать общий почтовый ящик в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010
При настройке общего почтового ящика другим пользователям не нужно ничего делать для отображения общего почтового ящика в настольной версии Outlook. Общий почтовый ящик автоматически появляется на боковой панели Outlook.
Чтобы отправить электронное письмо из общего почтового ящика, выполните следующие действия:
- Выберите вкладку Главная в верхней части Outlook.
-
Выберите Новый адрес электронной почты, чтобы создать новое сообщение.
Image - Выберите От в новом сообщении электронной почты, а затем выберите общий почтовый ящик.
- Введите сообщение и выберите Отправить.
Как получить доступ к общему почтовому ящику в Outlook в Интернете
Если вы хотите работать с общим почтовым ящиком в веб-браузере, вы должны вручную добавить почтовый ящик. Чтобы добавить общий почтовый ящик в Outlook в Интернете, выполните следующие действия:
- Войдите в свою учетную запись Microsoft 365, а затем выберите приложение Outlook.
-
Щелкните правой кнопкой мыши Folders (или имя вашего почтового ящика) в области навигации и выберите Добавить общую папку.
- Введите адрес электронной почты общего почтового ящика в диалоговом окне Добавить общую папку, а затем выберите Добавить.
Как добавить общие почтовые ящики в приложение Outlook Mobile
Если вы хотите получить доступ к общему почтовому ящику со своего смартфона или планшета, выполните следующие действия:
- Запустите приложение Outlook для iOS или Android и войдите в свою учетную запись.
-
Нажмите Добавить учетную запись на левой панели, затем нажмите Добавить общий почтовый ящик.
Если у вас несколько учетных записей Outlook, выберите ту, у которой есть доступ к общему почтовому ящику.
-
Введите адрес электронной почты. После завершения процесса вы должны увидеть свой общий почтовый ящик под своими учетными записями в приложении Outlook.
Если вы хотите удалить общий почтовый ящик из приложения Outlook, перейдите в Настройки > Учетные записи, затем коснитесь общего почтового ящика и выберите Удалить аккаунт.
Что такое общий почтовый ящик в Office 365?
Каждый человек, назначенный общему почтовому ящику Office 365, имеет полный доступ ко всем сообщениям в нем. Пользователи-участники могут читать входящие сообщения электронной почты, отвечать на сообщения, пересылать сообщения и просматривать ответы других пользователей.
Когда член команды отвечает на сообщение электронной почты из общего почтового ящика, электронное письмо отправляется с общего адреса, а не с адреса электронной почты отдельного лица, поэтому информация каждого остается конфиденциальной. Тем не менее, общие почтовые ящики обычно не имеют имен пользователей или паролей, что создает некоторые проблемы с безопасностью.
Зачем использовать общий почтовый ящик?
Общие почтовые ящики идеально подходят для отделов обслуживания клиентов или отделов маркетинга, которые хотят, чтобы на входящие сообщения электронной почты отвечал ближайший доступный член команды. Общие почтовые ящики также поставляются с общим списком контактов и общим календарем, поэтому участники группы могут создавать встречи в центральном расположении, которое могут видеть все участники.
