Что нужно знать
- Зарегистрируйтесь в OneDrive, если у вас еще нет активной учетной записи.
- Откройте книгу и выберите Поделиться > Войти. Введите имя и выберите папку OneDrive, затем нажмите Сохранить. Выберите Share еще раз.
- В разделе Параметры общего доступа выберите Пригласить людей и введите адреса электронной почты получателей. Отметьте Can Edit, чтобы предоставить права редактирования.
С общими книгами Microsoft Excel вы можете сотрудничать с другими, добавляя или изменяя данные, формулы и форматирование на лету из разных мест и устройств. Вот как поделиться файлом Excel в Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016 и Excel Online.
Зарегистрируйтесь в OneDrive
Если вы используете Microsoft Office, у вас может быть активная учетная запись OneDrive. Если нет или вы не уверены, зарегистрируйтесь в OneDrive, прежде чем продолжить. Единственное исключение - если вы собираетесь предоставить общий доступ к файлу Excel, размещенному в библиотеке SharePoint Online или во внутренней сети, и в этом случае вам не нужна учетная запись OneDrive.
Прежде чем вы сможете поделиться электронной таблицей для совместного редактирования, вы должны сохранить ее в формате XLSX, XLSM или XLSB.
Как поделиться файлом Excel в Microsoft 365 или Excel 2019
Чтобы поделиться книгой Excel:
В более поздних версиях Excel вместо функции «Общая рабочая книга» появилась услуга, называемая совместным редактированием. Он обеспечивает аналогичную совместную работу и предлагает расширенные инструменты, недоступные в более ранних версиях Excel.
-
Откройте книгу Excel, которой вы хотите поделиться.
-
Выберите Поделиться, расположенную в правом верхнем углу экрана под панелью поиска.
Image -
В диалоговом окне Общий доступ выберите Войти.
Image Если вы вошли в свою учетную запись Microsoft, перейдите к шагу 6.
-
При запросе учетных данных вашей учетной записи Microsoft следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить процесс аутентификации.
Image - После входа в систему вернитесь в главное окно Excel и снова выберите Поделиться.
-
В поле Имя введите название общей рабочей книги.
Image -
Выберите раскрывающееся меню Место, чтобы выбрать, где поделиться файлом, например, OneDrive. В большинстве случаев это предпочтительное расположение, если только вы не используете библиотеку SharePoint или расположение во внутренней сети.
Image -
Выберите Сохранить.
Image - Файл загружается в репозиторий, который вы выбрали на шаге 7. Выберите Поделиться.
-
Во всплывающем списке Параметры общего доступа выберите Пригласить людей.
Вам не нужно предоставлять общий доступ к книге для совместной работы. Если вы хотите поделиться версией только для чтения, выберите Отправить копию..
Image -
В диалоговом окне Пригласить людей введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться книгой. Разделяйте каждый адрес электронной почты запятой.
Image Вы можете ввести имена из ваших контактов вместо адресов электронной почты. В этом случае вам будет предложено предоставить Excel доступ к соответствующему приложению.
- При желании введите сообщение для получателей.
-
Параметр Can Edit, сопровождаемый флажком, по умолчанию отключен в целях предосторожности и запрещает получателям изменять файл Excel. Чтобы снять это ограничение только для чтения, установите флажок, чтобы появилась галочка.
Image - Выберите Поделиться. Получатели уведомляются о том, что им предоставлен доступ к рабочей книге.
Как поделиться файлом в Excel Online
Как и Excel для Microsoft 365 и Excel 2019, веб-версия Excel использует функции совместного редактирования вместо того, что раньше называлось общими книгами.
- Перейдите в Excel Online в веб-браузере и откройте книгу, которой хотите поделиться.
-
Выберите Поделиться в правом верхнем углу окна браузера, чтобы отобразить диалоговое окно «Пригласить людей».
Image -
В поле Кому введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться книгой, через запятую.
Image -
В поле Добавить быструю заметку введите соответствующее сообщение для получателей.
Image -
Выберите Получатели могут редактировать.
Image -
Появляются два выпадающих меню. Первый содержит следующие параметры: Получатели могут редактировать (по умолчанию) и Получатели могут только просматривать. Если вы выберете последнее, ваши получатели получат книгу с ограничениями только для чтения.
Image - Второе раскрывающееся меню определяет, требуется ли вашим получателям учетная запись Microsoft для доступа к документу. Выберите вариант, который соответствует вашим потребностям.
- Выберите Поделиться. Получатели уведомляются о том, что им предоставлен доступ к рабочей книге.
Как поделиться файлом в Excel 2016
Следуйте инструкциям Microsoft 365, так как функция совместного редактирования и шаги аналогичны. Основное отличие заключается в кнопке Share, которая появляется в правом верхнем углу и представлена головой и туловищем рядом со словом Share..
При желании вы можете использовать функцию «Общая рабочая книга». Для этого добавьте соответствующие параметры на панель быстрого доступа, выполнив следующие действия.
Если у вас нет особой необходимости включать исходную функциональность общей книги, например совместное использование в сети с ограниченным доступом с особыми требованиями, вместо этого используйте совместное редактирование.
Добавить кнопку общей книги в macOS
Чтобы добавить функцию общей книги в macOS:
- Выберите Excel > Настройки.
- В диалоговом окне Настройки Excel выберите Лента и панель инструментов, расположенную в Авторство раздел.
- Выбрать Панель быстрого доступа.
- В настройке Выберите команды из выберите Вкладка просмотра.
- В списке доступных опций выберите Share Workbook (Legacy), чтобы выделить ее.
- Выберите правую скобку (>) рядом с опцией Share Workbook (Legacy), чтобы она переместилась в список с меткой Настроить панель быстрого доступа.
- Выберите Сохранить, чтобы завершить процесс. Теперь вы можете начать процесс публикации с панели инструментов Excel.
Добавить кнопку общей книги в Windows
Выполните следующие действия, чтобы добавить функцию общей книги в Excel 2016 для Windows:
- Выбрать Файл > Опции > Панель быстрого доступа.
- Выберите Выберите команды из, чтобы развернуть его, затем выберите Все команды.
- Прокрутите вниз и выберите Share Workbook (Legacy), чтобы выделить ее.
- Выбрать Добавить.
- Добавьте каждую из следующих команд, по одной за раз: Отслеживание изменений (предыдущая версия), Защитить общий доступ (предыдущая версия),Сравнить и объединить книги.
- После добавления этих элементов выберите OK, чтобы вернуться в главное окно Excel. Теперь вы можете начать процесс публикации с панели инструментов Excel.
