Если вы тратите большую часть дня на обработку электронной почты, существует множество способов более эффективно использовать Outlook. Измените настройки по умолчанию, чтобы они соответствовали вашему стилю работы. Используйте сочетание клавиш или два. Настройте фильтры для автоматизации задач. И убедитесь, что Outlook работает на максимальной скорости. Ознакомьтесь со следующими советами и секретами, и вы выиграете немного времени.
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Microsoft 365.
Файл сообщений одним щелчком мыши
Делай быстрее то, что делаешь так часто. Настройте действия в один клик, чтобы с легкостью управлять электронной почтой.
Оптимизация разговоров
Не засоряйте папки электронной почты сообщениями, которые цитируются в других местах. Узнайте, как использовать Outlook для автоматической очистки электронной почты. Outlook переместит или удалит эти лишние электронные письма за вас.
Отправить письмо повторно
Повторно отправьте электронное письмо в Outlook, чтобы повторно использовать его содержимое, тему или получателей, а не начинать с пустого сообщения.
Сохраняйте файлы Outlook небольшими и быстрыми
Если вы хотите, чтобы Outlook работал быстро, размер основного файла PST должен быть небольшим. В файле PST Outlook хранит электронные письма, контакты, календари и многое другое. Один из способов уменьшить размер PST-файла - переместить старую почту, например, в отдельный архивный файл.
Настройте автоматический ответ об отсутствии на работе или в отпуске
Попросите Outlook ответить от вашего имени, когда вы отсутствуете, и не сможете ответить на ваше электронное письмо. Это экономит ваше время не только после отпуска, но и каждый рабочий день.
Быстрое перемещение электронной почты в любую папку
Если вы не настроили сохранение в один клик для папки, в Outlook есть другой способ быстро перемещать электронные письма в папки. Передавать сообщения можно, например, с помощью клавиатуры или удобной кнопки на ленте.
Создавайте и используйте шаблоны электронной почты
Когда вы составляете похожие сообщения для разных получателей, сохраните одно из этих писем в качестве шаблона в Outlook для использования в будущем. Вы будете отправлять одно и то же или похожее электронное письмо несколько раз с завидной скоростью.
Изменить начертание и размер шрифта Outlook по умолчанию
Если вы считаете, что шрифт, который Outlook использует при составлении сообщения или чтении электронной почты, слишком широкий, высокий, маленький, крошечный, большой или синий, измените его. Узнайте, как установить точный шрифт, стиль шрифта и цвет, которые будут использоваться по умолчанию для электронных писем в Outlook.
Удалить и отключить разговор
Когда вы обнаружите, что просматриваете электронные письма и разговоры, которые совершенно неуместны, Outlook может помочь. Узнайте, как использовать Outlook для удаления всей беседы и автоматического удаления будущих электронных писем в той же ветке.
Автоматически фильтровать почту одного отправителя в определенную папку
Начните с любого электронного письма, чтобы настроить фильтр Outlook, который автоматически перемещает все будущие сообщения от одного и того же отправителя в определенную папку.
Найти похожие сообщения
В Outlook легко найти все связанные сообщения. Просто найдите контактное имя или слова в строке темы. Outlook перечисляет все сообщения, соответствующие условиям поиска.
Установить учетную запись по умолчанию для новых писем
Убедитесь, что новые сообщения, которые вы создаете, начинаются с наиболее вероятного адреса электронной почты отправителя, выбранного в Outlook.
Искать внутри сообщения
Хотите найти что-то в длинном электронном письме? Узнайте, как использовать Outlook для поиска текста в сообщении электронной почты.
Запланировать отправку писем позже
Вы можете указать Outlook отправлять сообщения только в определенную дату или после нее. Это удобно для регулярно происходящих событий, таких как объявление о еженедельном собрании.
Быстро восстановить сообщение
Вы только что удалили электронное письмо в Outlook, которое не было готово к отправке в папку «Удаленные»? Вот простой способ мгновенно вернуть это электронное письмо.
Настройка списков рассылки
Создавайте свои собственные списки рассылки в Outlook и легко отправляйте сообщения группам людей без необходимости вводить все адреса электронной почты.
Удалить вложения из сообщений
Держите сообщение; потерять свои большие размеры. Узнайте, как использовать Outlook для удаления вложенных файлов (после их сохранения в другом месте) из сообщений электронной почты. Вы можете значительно уменьшить размер почтового ящика.
Быстро найти всю почту от отправителя
Outlook находит все сообщения от определенного отправителя и быстро показывает их вам с помощью этого совета.
Настройте папку «Вся почта»
Просматривайте все отправленные, полученные, заархивированные и сохраненные электронные письма для учетной записи в одном месте в Outlook.
Отправлять сообщения Outlook Highlight только вам
Когда вы являетесь единственным получателем электронной почты, сообщение, как правило, важнее, чем если бы вы были одним из дюжины людей. Узнайте, как Outlook может выделять сообщения, в строке «Кому» есть только вы.
Редактировать полученные сообщения электронной почты
Вместо того, чтобы пересылать электронные письма самому себе или делать заметки в другом месте в Outlook или, возможно, вне его, вы можете редактировать любое полученное электронное письмо и добавлять свой собственный текст.
Автоматическая копия: вся отправляемая вами почта
Outlook может отправлять копию каждого написанного вами сообщения на другой адрес электронной почты.
Расширьте возможности Outlook с помощью надстроек, экономящих время
Надстройки, такие как ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen и Auto-Mate, могут улучшить ваш рабочий процесс Outlook, предоставляя нужную информацию под рукой, интеллектуально фильтруя и автоматизируя повторяющиеся задачи.
