Несмотря на распространение методов онлайн-общения, электронная почта остается самой популярной: в 2019 году ежедневно отправлялось почти 300 миллиардов электронных писем. о соблюдении правил этикета электронной почты.
Просмотрите свое сообщение перед отправкой
После того, как вы введете адреса ваших получателей, создайте соответствующую строку темы, напишите свое сообщение и прикрепите пару подтверждающих документов, вернитесь и убедитесь, что вы все сделали правильно:
- Просмотрите сообщение. Что-то непонятно? Есть ли грамматические ошибки или опечатки? Вы сказали все, что хотели сказать?
- Проверьте свои источники. Ссылка на внешний источник прояснит ваш смысл? Поможет ли ссылка вашему получателю быстро найти веб-сайт?
- Посмотрите на имена получателей. Вы забыли важного человека, которому нужно увидеть сообщение? Вы добавили кого-то, кто не должен видеть сообщение?
- Посмотрите на свой адрес. Если у вас их несколько, обязательно отправляйте сообщение из наиболее подходящего для цели сообщения.
- Определить приоритет сообщения. Нужно ли помечать сообщение как важное?
- Добавить подтверждающие документы. Вы забыли вложения?
Не всегда отвечать всем
Вы должны знать, когда и когда не следует отвечать всем на групповые электронные письма. Если всем в исходном письме (тому, на которое вы отвечаете) нужно знать, что вы хотите сказать, используйте «Ответить всем».
Например, человек А пишет вам и человеку Б по электронной почте, чтобы придумать, как отпраздновать 10-летие вашего босса в компании. Ваш ответ актуален как для человека А, так и для человека Б, поэтому используйте «Ответить всем», чтобы ответить им обоим.
Если кто-то отправляет приглашение на вечеринку по электронной почте вам и 20 другим друзьям, ваш ответ не имеет отношения к другим получателям почты, поэтому используйте «Ответить», чтобы отправить ответ только первоначальному отправителю.
Напишите эффективную тему письма
Ключ к написанию хорошей темы электронного письма заключается в том, чтобы убедиться, что она кратко отражает суть вашего сообщения. Вот несколько примеров:
- Совещание по продажам изменено на 3:00
- Приглашение на Хэллоуин
- Редакции текста сайта
- 20 лучших видео на этой неделе
- Информация о вашем новом членстве
- Подтверждение записи
- Запрос волонтеров на сбор средств
Чтобы сделать тему письма более эффективной, укажите действие, которое вы хотите, чтобы получатели выполнили, например:
- Приглашение на вечеринку в честь Хэллоуина – ответьте на приглашение до 11 мая
- Версии текста веб-сайта – требуется утверждение до вторника
Итог
Когда вы пересылаете сообщение электронной почты от кого-то другого, объясните новому получателю, почему вы это делаете и какую пользу вы ожидаете от этого. Например, предположим, что клиент, Джей, присылает вам вопрос, и вы не знаете ответа. Перешлите сообщение своей коллеге Саре с примечанием: «Сара, Джей хочет узнать, как войти на наш портал со своего мобильного устройства. Подробнее см. ниже. Вы можете помочь?»
Объясните, почему вы CC
Если вы копируете кого-то в сообщении электронной почты, объясните основному получателю, что вы делаете и почему. Например, предположим, что Дженна хочет вступить в ваш книжный клуб, и вы отправляете ей информацию об этом. Вы могли бы сделать копию руководителю книжного клуба, Энн, и написать Дженне: «Я пишу копию нашему лидеру, Энн, чтобы она могла увидеть, что я вам посылаю, и заполнить все, что я мог пропустить. Когда вы используете этот процесс, Энн также знает, почему она получает копию сообщения.
Итог
Сообщения электронной почты могут потеряться на почте или в спам-фильтре. В качестве вежливости, особенно с важными сообщениями (например, с вложениями или связанными со сроками), напишите короткую заметку, чтобы отправитель знал, что его электронное письмо было получено. Например, если ваш начальник присылает вам новый проект для работы, ответьте: «Понятно, я начну завтра».
Осторожно используйте сокращения
Не все знают все аббревиатуры, поэтому используйте как можно меньше и только тогда, когда вы уверены, что получатель знает, что они означают. Есть несколько сокращений, которые обычно используются в деловой переписке по электронной почте. Вот некоторые из них:
- ASAP: Как можно скорее
- кстати: Кстати
- EOD: конец дня
- EOM: Конец сообщения (обычно используется в строке темы, чтобы указать, что нет основной части письма)
- EOW: конец недели
- К вашему сведению: Для вашего сведения
- ИМО: По моему мнению
- ООО: Нет на месте
- Y/N: Да или Нет
Итог
Поскольку вы не улавливаете контекст выражения лица и тона голоса в электронной почте, это не лучший способ выражения сарказма или юмора, особенно в отношении получателей, которых вы плохо знаете. Выражайте свое сообщение просто и прямо, по крайней мере, до тех пор, пока вы не узнаете адресата лучше. Если вы действительно ничего не можете с собой поделать, включите улыбающийся или смеющийся смайлик, чтобы показать, что вы шутите.
Выберите подходящее окончание
Иногда трудно понять, как закончить сообщение электронной почты. Вот несколько предложений в зависимости от ситуации:
- Спасибо или Большое спасибо: Если вы просите об одолжении.
- Любовь или Объятия: Если получатель является другом или членом семьи.
- Cheers or Best: Если получатель является случайным знакомым.
- С уважением: Если ваше сообщение носит формальный характер.
- С наилучшими пожеланиями или С уважением: Если вы хотите сохранить официально-деловой тон.
