Прежде чем попросить членов вашей команды проверить ваши листы Excel, включите отслеживание версий Excel для вашей общей книги. Когда вы используете устаревшую функцию отслеживания изменений в Excel, вы увидите, кто внес изменения в лист или книгу, а также внесенные ими изменения. После того, как ваша команда завершит проверку, сравните исходные данные с измененными данными рецензентов. Затем примите или отклоните их изменения и выключите Отслеживание изменений, чтобы завершить работу над документом.
Инструкции в этой статье относятся к Excel для Microsoft 365, Excel 2019 и Excel 2016.
Можете ли вы отслеживать изменения в Excel?
Если вы хотите, чтобы ваша команда просмотрела и отредактировала книгу Excel, у вас есть два варианта. Если все в вашей команде используют Excel для Microsoft 365, функция совместного редактирования - это простой и быстрый способ просмотреть документ. Если вам нужна дополнительная информация о внесенных изменениях или если члены вашей команды работают со старыми версиями Excel, используйте устаревшую функцию отслеживания изменений.
Вы не найдете возможность отслеживать изменения в Excel для Microsoft 365 и Excel 2019 на ленте Excel. Вы увидите только команды отслеживания изменений на вкладке «Обзор» в Excel 2016 и более ранних версиях. Этот параметр доступен в более новых версиях Excel, но вам потребуется добавить связанные команды отслеживания изменений в новую группу на вкладке «Обзор».
Microsoft рекомендует использовать функцию совместного редактирования Excel, которая заменяет общие книги. При совместном редактировании вы увидите изменения, которые вносят другие, в режиме реального времени, и изменения каждого человека могут быть выделены другим цветом. Однако совместное редактирование не отслеживает изменения, и вы не можете отклонить изменения, чтобы вернуться к исходным данным. Совместное редактирование доступно только при наличии подписки на Microsoft 365.
Включить отслеживание изменений в новых версиях Excel
Чтобы включить устаревшую функцию отслеживания изменений в Windows:
-
Перейдите на вкладку Файл и выберите Опции.
Image -
В диалоговом окне Параметры Excel выберите Настроить ленту.
Image -
Выберите стрелку раскрывающегося списка Выбрать команду из и выберите Все команды.
Image -
Выберите стрелку раскрывающегося списка Настроить ленту и выберите Основные вкладки.
Image -
Разверните и выделите категорию Обзор.
Image -
Выбрать Новая группа.
Image -
Убедитесь, что запись Новая группа выделена, затем выберите Переименовать.
Image -
В диалоговом окне Переименовать введите отображаемое имя для группы. Например, введите Отслеживать изменения..
Image - Выберите OK, чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно Переименовать.
-
В диалоговом окне Параметры Excel перейдите к списку Все команды, затем выберите каждый из следующих вариантов:
- Сравнение и объединение книг (предыдущая версия)
- Защитить общий доступ (предыдущая версия)
- Общий доступ к книге (устаревшая версия)
- Отслеживание изменений (предыдущая версия)
После выбора каждой команды нажмите Добавить, чтобы добавить эту команду на вкладку «Обзор».
Image - Выберите OK, чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно Параметры Excel.
-
Команды изменения четырех дорожек отображаются на вкладке Review в новой группе, которую вы создали.
Image
Как включить отслеживание изменений в Excel
После того, как вы ввели всю информацию на лист, включите функцию отслеживания изменений, прежде чем сделать книгу Excel доступной для просмотра.
-
Перейдите на вкладку Просмотр и выберите Отслеживать изменения > Выделить изменения.
Image - В диалоговом окне Выделить изменения установите флажок Отслеживать изменения при редактировании.
- Установите флажок Когда и установите для него значение Все.
- Установите флажок Кто и установите его на Все.
-
Установите флажок Выделять изменения на экране.
Image - Выберите OK.
-
На вкладке Просмотр выберите Поделиться книгой.
Image -
В диалоговом окне Общий доступ к рабочей книге перейдите на вкладку Редактирование и выберите Использовать старые общие рабочие книги функция вместо новой функции совместного редактирования флажок.
Image - Выберите OK.
-
На вкладке Просмотр выберите Защитить общую книгу.
Image -
В диалоговом окне Защитить общую книгу установите флажок Общий доступ с отслеживанием изменений..
Image - Выберите OK.
Поделиться книгой
Когда ваша общая книга будет готова для проверки, загрузите файл в место, доступное для членов вашей команды. Например, загрузите книгу на сайт SharePoint, в папку OneDrive или Dropbox.
Функция отслеживания изменений не работает с книгами, содержащими таблицы. Таблицы должны быть преобразованы в диапазон.
После загрузки рабочей книги сообщите членам вашей команды, что файл готов для проверки. Один из способов сделать это - использовать функцию «Поделиться» в Excel.
Если у вас нет места, доступного для всех рецензентов, отправьте файл рабочей книги каждому рецензенту по электронной почте.
Как просмотреть и принять изменения
После того как все ваши рецензенты просмотрели и отредактировали книгу, пришло время принять или отклонить эти изменения.
-
Перейдите на вкладку Просмотр и выберите Отслеживать изменения > Принять или отклонить изменения.
Image -
В диалоговом окне Выбрать изменения для принятия или отклонения снимите флажок Where, чтобы принять или отклонить изменения во всей книге.
Image - Выберите OK.
-
Для каждого изменения выберите Принять или Отклонить.
Image
Как отключить отслеживание изменений
Когда вы закончите проверку и не хотите продолжать отслеживать изменения, внесенные в рабочую книгу, отключите функцию отслеживания изменений.
-
Перейдите на вкладку Просмотр и выберите Отслеживать изменения > Выделить изменения.
Image -
В диалоговом окне Выделить изменения снимите все флажки.
Image - Выберите OK.
