Когда вы планируете встречу в Outlook с другим человеком или группой людей, они получают электронное приглашение с подробностями встречи. Из этого письма они могут принять или отклонить приглашение на собрание. Outlook добавляет собрание в календарь Outlook, отслеживает ответы участников и отправляет напоминание перед началом собрания.
Инструкции в этой статье относятся к Outlook для Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook 2013.
Как отправить приглашение в календаре в Outlook
Вот как запланировать собрание в Outlook:
-
Выберите Home tab.
Image -
Выбрать Новинки > Встреча.
В качестве альтернативы нажмите Ctrl+Shift+Q.
Image -
В приглашении на собрание введите описание собрания в текстовом поле Название.
Image -
В текстовом поле Обязательно введите адреса электронной почты каждого участника, который должен присутствовать на собрании. В Outlook 2016 и 2013 введите адреса электронной почты в текстовое поле To.
Чтобы выбрать контакты из адресной книги, выберите Обязательно, Необязательно или Кому.
Image -
В текстовом поле Необязательно введите адреса электронной почты людей, которых вы хотели бы посетить на встрече, но не требуйте от них этого.
Image -
Выберите время начала и окончания встречи.
Image -
Чтобы выделить в календаре целый день для встречи, выберите Весь день.
Image -
В текстовом поле Место введите, где вы проводите собрание.
Image -
В области Сообщение введите другую информацию, которую ваши участники должны знать перед встречей, и прикрепите любые файлы, которые вы хотите, чтобы они просмотрели.
Чтобы прикрепить файл к приглашению на собрание, выберите вкладку Вставить, затем выберите Прикрепить файл. Чтобы добавить ссылку на документ в OneDrive, выберите стрелку раскрывающегося списка Ссылка..
Image -
По умолчанию, когда вы отправляете приглашение на собрание в Outlook, приглашение включает запрос ответа и дает получателю возможность предложить новое время собрания. Чтобы изменить эти параметры, выберите вкладку Встреча, затем выберите Параметры ответа
Image -
Выберите Отправить.
Если ваше расписание изменилось или у ваших участников должны быть другие планы, либо отмените собрание, либо перенесите его.
Image
Как настроить повторяющуюся встречу
Outlook также позволяет назначать повторяющиеся встречи. Используйте этот вариант для собраний, которые вы планируете повторять каждую неделю, месяц или другой период. При повторяющемся собрании вам нужно ввести данные только один раз, и все будущие события будут добавлены в ваш календарь в зависимости от установленного вами интервала.
-
Выберите вкладку Главная, затем выберите Новинки > Встречи.
Image - В приглашении на собрание введите Название, Требуемые участники, Необязательные участники, Место и сообщение с описанием цели собрания.
-
Выбрать Сделать повторяющимся.
В Outlook 2016 и 2013 выберите Встреча > Повторение.
Image -
Откроется диалоговое окно Повторение встречи. Введите время начала, время окончания и продолжительность собрания.
Image -
В разделе Шаблон повторения выберите, когда собрание будет повторяться. Например, регулярное еженедельное собрание, которое происходит каждый понедельник.
Image -
В разделе Диапазон повторения выберите продолжительность повторяющихся собраний. Вы можете отменить повторяющуюся встречу в определенную дату или после определенного количества повторений. Выберите Без даты окончания, если вы не хотите, чтобы срок действия собрания истек.
Image -
Выберите OK.
Image -
В приглашении на собрание выберите Отправить.
Image
Как использовать Помощник по планированию для создания встречи
Если вы используете Microsoft 365 на работе и являетесь пользователем Exchange, используйте Помощник по планированию, чтобы найти лучшее время для планирования собрания с другими людьми. Когда вы откроете Помощник по планированию, вы увидите календари людей, которых вы пригласили на собрание.
Чтобы использовать Помощник по планированию, создайте приглашение на собрание, выберите вкладку Собрание > Помощник по планированию.
Как просмотреть собрание в календаре Outlook
Как только вы создадите или примете встречу, она появится в вашем календаре Outlook в зависимости от даты и времени. Вот как найти предстоящие события.
- Выберите Переключатель просмотра, затем выберите Календарь.
- Чтобы найти встречу, прокрутите календарь или воспользуйтесь полем поиска и введите название встречи.
-
Для просмотра сведений о собрании дважды щелкните элемент календаря.
Image -
Чтобы просмотреть ответы, выберите вкладку Отслеживание. Столбец Ответ показывает, какие участники приняли приглашение на собрание, а какие не ответили.
Image -
Если вы получили устное согласие от участника, выберите Нет, затем выберите Принято, Отклоненоили дал Предварительный ответ.
Image - Закройте приглашение на встречу, когда закончите.
Как добавить людей в существующее приглашение на собрание
Вы можете организовать собрание, а затем пригласить других участников (например, если вы нанимаете другого сотрудника и хотите добавить его на регулярные собрания сотрудников). Вот как можно пригласить новых участников на встречу, которую вы уже настроили.
- Найдите встречу в своем календаре.
- Дважды щелкните элемент встречи.
-
Выберите вкладку Помощник по планированию > Добавить участников.
Image -
В диалоговом окне Выбрать участников и ресурсы выберите имя участника.
Image -
Выберите либо Обязательно, либо Необязательно, чтобы указать, должен ли участник присутствовать на собрании или его присутствие не является обязательным.
Image -
Выберите OK.
Image -
Посетитель теперь отображается в списке Все участники в Помощнике по планированию.
Image -
Выбрать Отправить обновление.
Image
