Что нужно знать
- В Outlook выберите Файл > Информация > Настройки учетной записи > Настройки аккаунта.
- Перейдите на вкладку Файл данных и выберите Добавить. В диалоговом окне Новый файл данных Outlook выберите Файл данных Outlook, а затем выберите OK.
- Назовите архив, выберите для него место и нажмите OK. Перетащите целые папки в новую папку архива.
В этой статье объясняется, как уменьшить размер PST-файла за счет архивирования старой почты. Инструкции в этой статье относятся к Outlook для Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010.
Как архивировать старую почту в Outlook, чтобы файл PST оставался маленьким
По мере того, как куча почты, которую вы храните в Outlook, растет, обычно увеличивается и время, необходимое Outlook для того, чтобы сделать то, что вы хотите. Ограничение размера файла PST вырисовывается. (В файле PST или «Личных папках» Outlook хранит все ваши данные, включая календари, контакты и электронные письма.)
Чтобы создать архив старых сообщений в Outlook отдельно от файла PST, который вы используете каждый день:
- Выберите Файл и выберите Информация.
-
Выберите Настройки учетной записи и выберите Настройки учетной записи в меню. Откроется окно настроек учетной записи.
Image -
Выберите вкладку Файл данных.
Image -
Выберите Добавить. Откроется диалоговое окно «Новый файл данных Outlook».
Image -
Выберите Файл данных Outlook и выберите OK.
Image -
Введите имя архива под Имя файла и выберите место, куда вы хотите сохранить файл.
Image - Выберите OK и закройте окно.
Переместить письмо в архив
Чтобы заполнить только что созданный архив PST, перетащите целые папки в корневую папку, появившуюся в разделе Почтовые папки Это удобно, если у вас уже есть Папка Archive, содержащая, скажем, всю прошлогоднюю почту. Просто закиньте его в архив PST.
В качестве альтернативы для архивирования отдельных элементов:
- Щелкните правой кнопкой мыши корневую папку с именем вашего архива PST в разделе Mail Folders.
-
Выберите Новая папка в меню.
Image -
Введите желаемое имя папки.
Убедитесь, что Почта и почтовые элементы выбраны в разделе Папка содержит, если вы хотите архивировать электронные письма. Для архивирования других элементов выберите соответствующую категорию.
Image - Перетащите отдельные или группы писем во вновь созданную папку.
- Чтобы переместить всю почту до определенной даты в папку (или вложенные папки), выберите Файл > Информация.
-
Выберите Инструменты и выберите Очистка почтового ящика.
Image -
Выберите Автоархивация в появившемся меню.
Image
Закройте PST-файл архива
После того, как вы заархивировали все элементы, вы можете закрыть файл PST в Outlook:
- Щелкните правой кнопкой мыши корневую папку вашего архива PST в разделе Mail Folders.
-
Выберите Закрыть "_" из меню.
Image
Доступ к почте из закрытого архивного файла PST
Чтобы получить сообщения из закрытого архивного файла PST:
- Выберите вкладку Файл и выберите Открыть и экспортировать.
-
Выберите Открыть файл данных Outlook.
Image - Файл PST и его папки появятся в разделе Почтовые папки, готовые к действию.
Маленький PST-файл - это быстрый PST-файл
Размер основного PST-файла должен быть небольшим и управляемым. Вы можете сделать так, чтобы Outlook выполнял некоторые из этих операций с помощью автоархивации или разделял ваши сообщения между несколькими PST-файлами, что может быть безболезненным и быстрым.
