Ключевые выводы
- Dropbox теперь может автоматически перемещать, переименовывать и даже конвертировать файлы.
- Просто определите правила, а затем поместите элементы в папки.
-
Существует множество других мощных инструментов для автоматизации Dropbox.
Dropbox автоматически организует ваши папки, переименовывая, перемещая и даже переводя все, что вы туда кладете.
Существует множество способов автоматизировать папки в вашем Dropbox - в конце концов, это просто папка, полная файлов, - но наличие встроенного инструмента может дать несколько преимуществ с точки зрения удобства, безопасности и надежности.. И вы по-прежнему можете использовать все те сторонние инструменты, которые вам нравятся. Итак, почему автоматизированные папки - отличная идея, и что они могут сделать для вас?
«Автоматизированные папки - это невероятно простой способ управления любым большим, многофайловым проектом с несколькими участниками», - сказал Lifewire по электронной почте Девон Фата, генеральный директор компании веб-разработчиков Pixoul. «Создание хорошей организационной системы, которая работает для всех, - это постоянная битва в любой работе, основанной на проектах, и это может сэкономить много времени в этих областях».
Конец подачи
Папки часто представляют собой беспорядок. Мы выгружаем файлы в папку, чтобы очистить, скажем, наши рабочие столы, затем мы выгружаем некоторые из этих файлов в подпапку, чтобы очистить первую папку. Представьте, если бы эти файлы могли организовываться сами по себе.
Даже те из нас, кто держит все в чистоте, могут извлечь выгоду из автоматической подачи. А с Dropbox это скоро станет просто. Вам достаточно один раз настроить правила автоматизации, а затем всю работу сделает Dropbox.
Например, вы можете создать правило, которое автоматически помещает ваши файлы в папки в зависимости от даты. Поместите кучу файлов в свой Dropbox, и он создаст папки за январь, февраль и т. д. и поместит в них ваши файлы. Будущие файлы, добавленные в основную папку, будут автоматически перемещены в эти подпапки. Например, он идеально подходит для хранения налоговых квитанций.
Это хорошо и уже довольно мощно, но становится намного лучше. Dropbox также может автоматически переименовывать файлы и фотографии, возможно, в зависимости от даты их создания/снятия. Он также может пометить ваши файлы и даже преобразовать их в другие форматы. Например, у вас может быть папка, которая конвертирует что-либо в PDF, или папка, которая автоматически распаковывает zip-файлы.
Изящная часть заключается в том, что эти действия запускаются перемещением файлов в папки, что можно сделать на любом подключенном устройстве.
Альтернативы
Автоматизация папок Dropbox со временем станет доступна всем, но в настоящее время она доступна только бизнес-клиентам. Тем не менее, есть множество еще более мощных опций для автоматизации ваших папок Dropbox или любых других папок.
Есть две основные категории для автоматизации папок. Одним из них является веб-сервис, такой как Zapier или IFTTT (If This Then That). Другой - это инструмент, который запускается локально на вашем компьютере, например превосходный Hazel для Mac. Кроме того, есть более специализированные сервисы, такие как Cloud Convert, которые будут отслеживать папку Dropbox и преобразовывать все, что вы добавляете. Он мощный и простой в использовании.
Преимущество веб-инструмента в том, что он может подключаться к другим веб-сервисам. IFTTT может делать некоторые дикие вещи. Например, ваша умная лампочка может мигать красным каждый раз, когда здесь, в Lifewire News, публикуется новая статья. Zapier предлагает еще более глубокую, хотя и гораздо более сложную в настройке, автоматизацию, которая проникает в ваш Gmail, Slack, Twitter, Trello и многое другое.
Недостатком этих онлайн-инструментов является то, что ваши личные данные должны покинуть ваш компьютер, чтобы они могли выполнять свою работу. С другой стороны, большая часть этих данных уже где-то в облаке.
Местный
Если вы хотите серьезно заняться автоматизацией на своем компьютере, существует множество инструментов. На Mac и iOS вы можете использовать встроенное приложение «Ярлыки», которое поставляется с галереей готовых средств автоматизации. Некоторые из них также работают с Dropbox.
Для автоматизации папок попробуйте Hazel. Это отслеживает папки на наличие новых файлов и действует на них.
Одно правило Hazel Я использую часы для просмотра изображений на своем рабочем столе. Он изменяет размер скриншотов до 2000 пикселей в ширину, поэтому я могу использовать их для онлайн-статей, подобных этой. Другое правило берет изображения webp и превращает их в JPG. У меня также есть правило, которое копирует песни в приложение, ранее известное как iTunes.
Hazel предлагает собственный набор встроенных действий, но вы также можете использовать его для запуска ярлыков, AppleScripts, действий Automator и даже для написания собственных сценариев на выбранном вами языке программирования. Эта модульность делает его чрезвычайно простым для начала работы, но также безграничным в своем потенциале. И, конечно же, он может воздействовать на любую папку в вашем Dropbox.
Новая встроенная автоматизация Dropbox выглядит великолепно и охватывает основы, но, надеюсь, она также вызовет интерес к более мощным автоматизациям. Потому что какой смысл в компьютере, если он не может позаботиться обо всей рутинной работе за вас?
