Flash Fill позволяет гораздо быстрее вводить данные в Microsoft Excel. Он отслеживает шаблоны в данных, которые вы вводите, и предлагает варианты завершения ввода, заполняя целые столбцы соответствующими значениями. Продолжайте читать, чтобы узнать, как использовать Flash Fill в Excel для повышения скорости и точности ввода данных.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016 и 2013; Excel для Microsoft 365, Excel Online и Excel для Mac. Мгновенное заполнение недоступно в предыдущих версиях Excel.
Flash Fill работает так же, как автозаполнение в веб-браузере, но гораздо более интеллектуально. Автозаполнение в Excel работает несколько иначе, позволяя копировать формулы и значения в горизонтальные или вертикальные массивы электронной таблицы. Excel на самом деле использует машинное обучение для мгновенного заполнения, что позволяет делать умные предложения о том, что вы, возможно, захотите ввести.
Как использовать Flash Fill в Excel
Есть два способа использования мгновенного заполнения в Excel. Он всегда работает в фоновом режиме и будет предлагать предложения по мере ввода в любую ячейку. Самый простой и наиболее распространенный способ использования Flash Fill - принять эти предложения, нажав клавишу Enter. Второй способ использования Flash Fill - использование команды на вкладке DATA ленты для автоматического заполнения сразу нескольких ячеек.
Flash Fill в настоящее время весьма ограничен в своих возможностях. Он работает только тогда, когда столбец, в который вы вводите данные, находится непосредственно рядом со столбцом, содержащим исходные данные. Исходные данные - это данные, содержащие шаблон, который Flash Fill будет использовать для создания значений. Несколько странно, что он работает только со столбцами, а не со строками, поэтому вы не можете автоматически заполнить строку данными.
Использование мгновенного заполнения по мере ввода
Пока вы печатаете, Flash Fill всегда работает в фоновом режиме. Если он думает, что может видеть, что вы пытаетесь ввести в столбец, он предложит, как вы могли бы мгновенно заполнить всю запись. При таком использовании Flash Fill можно рассматривать как расширение автозаполнения Excel. В то время как AutoComplete подсказывает, что вы можете вводить в отдельную ячейку, Flash Fill позволяет вам заполнять целые столбцы данных.
Чтобы использовать мгновенное заполнение во время набора текста, выполните следующие действия:
- Вставить новый столбец рядом со столбцом с исходными данными.
- Введите нужное значение в первую ячейку нового столбца.
-
Начните вводить значение во второй столбец. Если Excel обнаружит шаблон, появится предварительный просмотр, показывающий, какие значения он будет использовать для оставшихся ячеек.
Image -
Нажмите клавишу Enter, и значения будут вставлены автоматически.
Image - Вот так просто!
Вы можете продолжать использовать мгновенное заполнение в последующих столбцах для извлечения различных элементов данных. Пока столбец, содержащий шаблон, не отделен от столбца, в который вы вводите значения, Excel должен обнаружить шаблон. Продолжая предыдущий пример, имена также могут быть извлечены.
Использование быстрой заливки с ленты
Когда Flash Fill обнаруживает шаблон, он обычно показывает предварительный просмотр во время ввода. Нажав Enter, чтобы принять это предложение, обычно самый простой способ использовать Flash Fill. Однако его также можно использовать с помощью команды на ленте. Чтобы использовать его таким образом, выполните следующие действия:
- Вставить новый столбец рядом со столбцом с исходными данными.
- Введите нужное значение в первую ячейку нового столбца.
- Выберите вкладку ДАННЫЕ на ленте.
-
Выберите команду Быстрая заливка.
Image - Если Excel обнаружил шаблон, он введет предлагаемые значения в оставшиеся ячейки.
Объединение данных из нескольких столбцов
Flash Fill может не только разбивать значения на отдельные столбцы. Его также можно использовать для объединения столбцов по любому выбранному вами шаблону. Это может быть намного быстрее и интуитивно понятнее, чем использование формулы конкатенации. Например, чтобы создать один столбец адреса из отдельных полей адреса, выполните следующие действия:
-
Введите каждое поле адреса в отдельный столбец.
Image -
Создать смежный столбец адреса.
- Введите первый адрес в нужном формате.
-
Начните вводить второй адрес и проверьте значения, предложенные Excel.
Image - Нажмите Enter, чтобы принять предложенную Excel функцию Flash Fill.
Обратите внимание, что в этом примере запятые использовались между улицей, городом и страной, но не между номером и улицей. Flash Fill должен работать с любым форматом, который вы выберете.
Другие возможности Flash Fill
Flash Fill может упростить многие задачи ввода данных. Помимо разделения и объединения столбцов, Flash Fill может удалять начальные нули там, где они есть только в некоторых записях. Его можно использовать для форматирования текста, чисел и дат. Он может заменить часть содержимого ячейки, например, создать безопасную версию конфиденциальных данных, заменив некоторые числа на XXXX. Различные функции, такие как объединение значений и добавление символов, можно даже комбинировать.
Для выполнения любой из этих функций процесс одинаков. Выполните следующие действия:
- Введите необработанные данные, которые необходимо очистить или переформатировать, в один столбец.
- Введите нужные данные в первую ячейку соседнего столбца.
- Начните вводить второе значение, и Flash Fill предложит, как заполнить все остальные значения в столбце, следуя тому же шаблону.
Как только вы начнете понимать, на что способна Flash Fill, вы обнаружите, что это чрезвычайно мощный и полезный инструмент. Если вас интересует еще один действительно полезный инструмент для упрощения ввода данных, узнайте, как использовать автозаполнение в Excel, это может интеллектуально копировать формулы и значения в электронной таблице.
