Форма данных Excel - это удобный способ ввода данных в базу данных Excel и просмотра строки информации на листе без прокрутки листа. Формы данных перечисляют заголовки столбцов в электронной таблице, чтобы всю строку данных можно было просмотреть за один раз. Формы данных также используются для поиска записей и редактирования существующих записей.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; и Excel для Microsoft 365.
Добавить значок формы ввода данных на панель быстрого доступа
Первым шагом к использованию формы ввода данных является добавление значка формы на панель быстрого доступа. Это разовая операция. После добавления значок формы остается доступным на панели быстрого доступа.
Панель быстрого доступа используется для хранения ярлыков для часто используемых функций в Excel. Здесь также можно добавить ярлыки для функций Excel, недоступных на ленте.
Чтобы добавить значок формы на панель быстрого доступа:
- Выберите стрелку раскрывающегося списка Настроить панель быстрого доступа.
-
Выберите Больше команд.
Image - В диалоговом окне Параметры Excel убедитесь, что выбрана вкладка Панель быстрого доступа.
-
Выберите Выбрать команды из в раскрывающемся списке и выберите Все команды.
-
Пролистайте алфавитный список команд и выберите Form.
Image - Выбрать Добавить.
-
Выберите OK, чтобы добавить кнопку Форма на панель быстрого доступа.
Image - Вы найдете кнопку Форма в правом конце Панели быстрого доступа.
Добавить имена полей базы данных
Форма ввода данных является одним из встроенных инструментов Excel. Чтобы использовать форму, укажите заголовки столбцов, которые будут использоваться в вашей базе данных, щелкните значок формы, а Excel сделает все остальное.
Самый простой способ добавить имена полей в форму - ввести их в ячейки рабочего листа. Форма может включать до 32 заголовков столбцов.
Чтобы следовать этому руководству, откройте пустой лист Excel и введите данные заголовка столбца в ячейки с A1 по E1, как показано на рисунке ниже:
Открыть форму ввода данных
После того, как ваш рабочий лист содержит заголовки столбцов, пришло время открыть форму ввода данных.
- Выберите ячейку A2, чтобы сделать ее активной ячейкой.
-
Перейдите на Панель быстрого доступа и выберите Форма.
Image -
В диалоговом окне предупреждения выберите OK.
Image -
На экране появится форма, содержащая все заголовки столбцов.
Image - Теперь вы готовы использовать форму для ввода данных.
Добавить записи данных с помощью формы
Добавление записей на рабочий лист - это просто вопрос ввода данных в правильные поля формы.
Добавьте первую запись на лист, введя данные в поля формы рядом с правильными заголовками:
- StudentID: SA267-567
- Фамилия: Джонс
- Инициал: B.
- Возраст: 21
- Программа: Языки
Нажмите вкладку, чтобы перейти от поля к полю. Выберите Новый, чтобы добавить запись на лист и очистить поля для второй записи.
Добавить вторую запись на лист:
- StudentID: SA267-211
- Фамилия: Williams
- Инициал: J.
- Возраст: 19
- Программа: Наука
Выберите Новый, когда закончите добавлять запись.
При вводе похожих данных, таких как номера студенческих билетов (отличаются только числа после тире), используйте копирование и вставку для ускорения ввода данных.
Чтобы добавить оставшиеся записи в базу данных учебника, используйте форму для ввода данных, показанных на изображении ниже, в ячейки от A4 до E11.
Использовать инструменты данных формы
По мере добавления новых записей на рабочий лист важно поддерживать целостность данных. Поддерживайте актуальность и актуальность данных, исправляя ошибки данных, обновляя записи, удаляя устаревшие записи и удаляя повторяющиеся записи.
Форма ввода данных содержит несколько инструментов, упрощающих поиск, исправление и удаление записей из базы данных. Эти инструменты находятся в правой части формы и включают в себя:
- Найти предыдущую и Найти следующую: пролистывать лист вперед и назад по одной записи за раз.
- Удалить: удалить записи из рабочего листа.
- Восстановить: отменить изменения в записи. Восстановление работает, когда запись отображается в форме. При доступе к другой записи или закрытии формы Restore становится неактивным.
- Критерии: поиск записей на листе по определенным критериям, таким как имя, возраст или программа.
Поиск записей по одному имени поля
Вот как использовать форму ввода данных для поиска записей в базе данных с использованием одного заголовка столбца, например «Фамилия», «Возраст» или «Программа».
-
В форме ввода данных выберите Критерии.
Image При выборе Критерии поля формы очищаются от формы; никакие записи не удаляются с рабочего листа.
- Поместите курсор в текстовое поле Программа и введите Искусство для поиска всех учащихся, обучающихся по программе «Искусство».
-
Выбрать Найти далее
Image -
Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появляются в форме.
Image Чтобы внести изменения в запись, удалите существующий текст и введите правильные данные.
- Выберите Найти далее, чтобы отобразить дополнительные записи, соответствующие критериям поиска.
Поиск записей с использованием нескольких имен полей
Форму также можно использовать для поиска записей по нескольким критериям. Например, для поиска учащихся в возрасте 18 лет, обучающихся по программе «Искусство». В форме отображаются только записи, соответствующие обоим критериям.
- Выберите Критерии.
- Поместите курсор в текстовое поле Возраст и введите 18.
-
Поместите курсор в текстовое поле Программа и введите Arts.
Image - Выбрать Найти далее.
- Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появляются в форме.
- Выберите Найти далее, чтобы отобразить дополнительные записи, соответствующие критериям поиска.
