Хотя можно копировать и вставлять данные из одного файла Excel в другой, вы также можете создать ссылку между двумя файлами или книгами. Когда вы создаете связь между файлами, скопированные данные обновляются при изменении исходных данных. Также можно создать ссылку между диаграммой, расположенной в рабочей книге Excel, и файлом Microsoft Word или слайдом PowerPoint.
Информация в этой статье относится к Word, Excel и PowerPoint в Office 2019, 2016, 2013, 2010; Microsoft 365 и Office для Mac.
Вставить ссылки между файлами Excel и Word
Когда данные из файла Excel связаны с документом Word, данные вставляются в документ в виде таблицы. Затем таблицу можно отформатировать с помощью функций форматирования Word.
Эта ссылка создается с помощью параметра «Вставить ссылку». Для операций вставки ссылки файл, содержащий исходные данные, называется исходным файлом, а второй файл или рабочая книга, содержащая формулу ссылки, является файлом назначения.
Связывание отдельных ячеек в Excel с помощью формулы
Ссылки также можно создавать между отдельными ячейками в отдельных книгах Excel с помощью формулы. Используйте этот метод для создания активной ссылки для формул или данных, но он работает только для отдельных ячеек.
- Выберите ячейку в целевой книге, в которой вы хотите отображать данные.
- Нажмите на клавиатуре знак равенства (=) для запуска формулы.
- Переключитесь на исходную книгу и выберите ячейку, содержащую данные, которые нужно связать.
-
Нажмите Enter. Excel переключается обратно на файл назначения. Связанные данные отображаются в выбранной ячейке.
Image - Выберите связанные данные, чтобы отобразить формулу ссылки в строке формул над рабочим листом.
Итог
При вставке ссылки на данные Word позволяет выбрать форматирование связанных данных с использованием текущих настроек исходного или целевого файлов. Excel не предлагает эти возможности. Excel автоматически применяет текущие настройки форматирования в целевом файле.
Связать данные между Word и Excel
Чтобы связать данные между Word и Excel:
- Откройте книгу Excel, содержащую данные для связывания (исходный файл).
- Откройте файл назначения. Это может быть рабочая книга Excel или документ Word.
- В исходном файле выделите данные для копирования.
-
В исходном файле выберите Главная > Копировать. Выбранные данные обведены пунктирной линией.
Image - В целевом файле выберите место, где будут отображаться связанные данные. В Excel выберите ячейку, которая будет находиться в верхнем левом углу вставляемых данных.
-
Перейдите на Главную и выберите стрелку раскрывающегося списка Вставить, чтобы отобразить список Параметры вставки.
Image - Выберите вариант Ссылка. Связанные данные появятся в целевом файле.
Если оба файла открыты при обновлении данных в исходном файле, целевой файл обновляется немедленно.
Если целевой файл закрывается при изменении исходных данных, данные в целевых ячейках обновляются при следующем открытии этого файла.
Если исходный файл закрывается при открытии целевого файла, может открыться окно с предупреждением о том, что документ содержит ссылки на внешние файлы. Вам будет предложено Обновить или Не обновлять ссылки.
Просмотр формулы ссылки в Excel
Формула ссылки в старых версиях Excel отображается иначе:
- Если выбрать связанные данные в целевом файле, в строке формул над рабочим листом появится такая формула, как =[Книга1]Лист1!A1.
- В Excel 2007 формула связи отображается как {=Excel. Sheet.12|Book1!'!Sheet1!R1C1'} в строке формул.
В формуле 2007 года абсолютная ссылка на ячейку записывается в стиле R1C1, который обозначает столбец 1 строки 1 и эквивалентен более распространенному стилю ссылки на ячейку SAS1.
В обеих формулах Book1 указывает имя исходного файла.
Просмотр информации о ссылке в Microsoft Word
Чтобы просмотреть информацию о связанных данных (например, исходный файл, связанные данные и метод обновления) в Word:
- Щелкните правой кнопкой мыши по связанным данным, чтобы открыть контекстное меню.
-
Выберите Linked Worksheet Object > Links, чтобы открыть диалоговое окно Links.
Image - Если в текущем документе имеется более одной ссылки, все ссылки будут перечислены в окне в верхней части диалогового окна. Выберите ссылку, чтобы отобразить информацию об этой ссылке под окном.
Вставить ссылку между диаграммой Excel и PowerPoint или Word
В дополнение к созданию ссылки для текстовых данных или формул также можно использовать ссылку «Вставить», чтобы соединить диаграмму, расположенную в одной книге Excel, с копией во второй книге. Вы также можете использовать этот метод, чтобы связать диаграмму Excel с файлом PowerPoint или Word.
После связывания изменения данных в исходном файле отражаются как в исходной диаграмме, так и в копии, расположенной в целевом файле.
Итог
При вставке ссылки между диаграммами PowerPoint, Word и Excel позволяют выбрать, следует ли форматировать связанную диаграмму, используя текущую тему форматирования для исходного или целевого файлов.
Связать диаграммы в Excel и PowerPoint
В следующем примере показано, как связать диаграмму в книге Excel (исходный файл) и слайд в презентации PowerPoint (целевой файл).
- Откройте книгу, содержащую диаграмму, которую нужно скопировать.
- Открыть целевой файл презентации.
- В рабочей книге Excel выберите диаграмму.
-
В Excel выберите Главная > Копировать.
Image - В PowerPoint выберите слайд, на котором будет отображаться связанная диаграмма.
- В PowerPoint выберите стрелку раскрывающегося списка Вставить, чтобы отобразить список вариантов.
- Выберите Использовать целевую тему или Сохранить исходное форматирование, чтобы вставить связанную диаграмму в PowerPoint.
Если оба файла, содержащие связанные диаграммы, открыты, изменения исходных данных немедленно обновляются в обеих диаграммах.
При открытии презентации PowerPoint, содержащей связанные данные, может открыться окно предупреждения, указывающее на потенциальную проблему безопасности. Вас спросят, хотите ли вы обновить связанные данные.
