Учебник Microsoft Excel Basic для начинающих

2024 Автор: Abigail Brown | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-17 06:59

Excel - это программа для работы с электронными таблицами, которая используется для хранения, организации и обработки данных. Данные хранятся в отдельных ячейках, которые обычно организованы в виде ряда столбцов и строк на листе; этот набор столбцов и строк называется таблицей.

Программы для работы с электронными таблицами также могут выполнять вычисления с данными с помощью формул. Чтобы упростить поиск и чтение информации на листе, в Excel есть ряд функций форматирования, которые можно применять к отдельным ячейкам, строкам, столбцам и целым таблицам данных.

Поскольку каждый рабочий лист в последних версиях Excel содержит миллиарды ячеек на листе, каждая ячейка имеет адрес, известный как ссылка на ячейку, чтобы на нее можно было ссылаться в формулах, диаграммах и других функциях программы.

Темы, включенные в это руководство:

• Ввод данных в таблицу
• Расширение отдельных столбцов рабочего листа
• Добавление текущей даты и именованного диапазона на лист
• Добавление формулы вывода
• Добавление формулы чистой заработной платы
• Копирование формул с помощью маркера заполнения
• Добавление форматирования чисел к данным
• Добавление форматирования ячейки

Ввод данных в рабочий лист

Ввод данных в ячейки рабочего листа всегда состоит из трех шагов; эти шаги следующие:

1. Нажмите на ячейку, куда вы хотите отправить данные.
2. Введите данные в ячейку.
3. Нажмите клавишу Enter на клавиатуре или щелкните мышкой по другой ячейке.

Как уже упоминалось, каждая ячейка на листе идентифицируется адресом или ссылкой на ячейку, которая состоит из буквы столбца и номера строки, которые пересекаются в ячейке. При написании ссылки на ячейку сначала всегда пишется буква столбца, за которой следует номер строки, например A5, C3 или D9

При вводе данных для этого руководства важно вводить данные в правильные ячейки рабочего листа. Формулы, введенные на последующих шагах, используют ссылки на ячейки данных, введенных сейчас.

Чтобы следовать этому руководству, используйте ссылки на ячейки данных, показанные на изображении выше, чтобы ввести все данные в пустой лист Excel.

Расширение столбцов в Excel

По умолчанию ширина ячейки позволяет отображать только восемь символов любого ввода данных, прежде чем эти данные перейдут в следующую ячейку справа. Если ячейка или ячейки справа пусты, введенные данные отображаются на рабочем листе, как видно из заголовка рабочего листа Расчеты вычетов для сотрудников, введенного в ячейку A1

Если ячейка справа содержит данные, содержимое первой ячейки усекается до первых восьми символов. Несколько ячеек данных, введенных на предыдущем шаге, таких как метка Коэффициент вычета: введены в ячейку B3 и Thompson A. введенные в ячейку A8 , усекаются, поскольку ячейки справа содержат данные.

Чтобы исправить эту проблему, чтобы данные были полностью видны, необходимо расширить столбцы, содержащие эти данные. Как и во всех программах Microsoft, существует несколько способов расширения столбцов. В приведенных ниже шагах показано, как расширить столбцы с помощью мыши.

Расширение отдельных столбцов рабочего листа

1. Наведите указатель мыши на линию между столбцами A и B в заголовке столбца.
2. Указатель изменится на двунаправленную стрелку.
3. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и перетащите двунаправленную стрелку вправо, чтобы расширить столбец A до всей записи Томпсон А. виден.
4. Расширьте другие столбцы, чтобы отображать данные по мере необходимости.

Ширина столбцов и заголовки рабочих листов

Поскольку заголовок рабочего листа слишком длинный по сравнению с другими метками в столбце A, если этот столбец был расширен для отображения всего заголовка в ячейке A1рабочий лист не только будет выглядеть странно, но и затруднит использование рабочего листа из-за промежутков между метками слева и другими столбцами данных.

Поскольку в строке 1 нет других записей, не будет неправильным просто оставить заголовок таким, какой он есть – перекинувшись на ячейки справа. Кроме того, в Excel есть функция слияния и центрирования, которая будет использоваться на более позднем этапе для быстрого центрирования заголовка над таблицей данных.

Добавление даты и именованного диапазона

Добавление даты в электронную таблицу является нормальным явлением - довольно часто это означает, что лист был обновлен в последний раз. В Excel есть ряд функций даты, которые упрощают ввод даты на лист. Функции - это просто встроенные в Excel формулы, облегчающие выполнение часто выполняемых задач, например добавление даты на лист.

Функция TODAY проста в использовании, потому что у нее нет аргументов, то есть данных, которые должны быть предоставлены функции, чтобы она работала. Функция TODAY также является одной из изменчивых функций Excel, что означает, что она обновляется каждый раз при пересчете, что обычно происходит каждый раз при открытии рабочего листа.

Добавление даты с помощью функции TODAY

Следующие шаги добавят функцию СЕГОДНЯ в ячейку C2 рабочего листа.

1. Нажмите на ячейку C2, чтобы сделать ее активной ячейкой.
2. Нажмите на вкладку Формулы на ленте .
3. Нажмите кнопку Дата и время на ленте , чтобы открыть список функций даты.
4. Нажмите на функцию Сегодня, чтобы вызвать Построитель формул.
5. Нажмите Готово в поле, чтобы ввести функцию и вернуться на рабочий лист.
6. Текущая дата должна быть добавлена в ячейку C2.

Видетьсимволы вместо даты

Если после добавления в эту ячейку функции TODAY в ячейке C2 появляется ряд символов хэштега вместо даты, это потому что ячейка недостаточно широка для отображения отформатированных данных.

Как упоминалось ранее, неформатированные числа или текстовые данные переносятся на пустые ячейки справа, если они слишком широки для ячейки. Однако данные, отформатированные как числа определенного типа, такие как валюта, даты или время, не переносятся в следующую ячейку, если они шире ячейки, в которой они расположены. Вместо этого они отображают ошибку.

Чтобы устранить проблему, расширьте столбец C, используя метод, описанный в предыдущем шаге руководства.

Добавление именованного диапазона

именованный диапазон создается, когда одной или нескольким ячейкам присваивается имя, чтобы облегчить идентификацию диапазона. Именованные диапазоны можно использовать вместо ссылки на ячейку при использовании в функциях, формулах и диаграммах. Самый простой способ создать именованные диапазоны - использовать поле имя, расположенное в верхнем левом углу рабочего листа над номерами строк.

В этом руководстве имя ставка будет присвоено ячейке C6 для определения ставки вычета, применяемой к зарплате сотрудников. Именованный диапазон будет использоваться в формуле вывода, которая будет добавлена к ячейкам C6 по C9 числа рабочий лист.

1. Выберите ячейку C6 на листе.
2. Введите rate в поле Имя и нажмите клавишу Enter на клавиатуре
3. Cell C6 теперь имеет имя rate.

Это имя будет использоваться для упрощения создания формулы вычетов на следующем этапе руководства.

Ввод формулы отчислений сотрудников

Формулы Excel позволяют выполнять вычисления с числовыми данными, введенными в рабочий лист. Формулы Excel можно использовать для основных вычислений, таких как сложение или вычитание, а также для более сложных расчетов, таких как определение среднего значения учащегося по результатам тестов и расчет платежей по ипотеке.

• Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства (=).
• Знак равенства всегда вводится в ячейку, в которой должен появиться ответ.
• Формула завершается нажатием клавиши Enter на клавиатуре.

Использование ссылок на ячейки в формулах

Распространенный способ создания формул в Excel включает ввод данных формулы в ячейки рабочего листа, а затем использование ссылок на ячейки для данных в формуле вместо самих данных.

Главное преимущество такого подхода в том, что если впоследствии возникнет необходимость изменить данные, то достаточно просто заменить данные в ячейках, а не переписать формулу. Результаты формулы будут обновляться автоматически после изменения данных.

Использование именованных диапазонов в формулах

Альтернативой ссылкам на ячейки является использование именованных диапазонов, таких как именованный диапазон rate, созданный на предыдущем шаге.

В формуле именованный диапазон действует так же, как и ссылка на ячейку, но обычно используется для значений, которые используются несколько раз в разных формулах, таких как ставка вычета пенсий или пособий по болезни, налог скорость или научная константа, тогда как ссылки на ячейки более практичны в формулах, которые ссылаются на конкретные данные только один раз.

Ввод формулы отчислений сотрудников

Первая формула, созданная в ячейке C6, будет умножать валовую зарплату сотрудника Б. Смита на коэффициент вычетов в ячейке C3.

Готовая формула в ячейке C6 будет:

=B6скорость
Использование указывания для ввода формулы
Хотя можно просто ввести приведенную выше формулу в ячейку C6 и получить правильный ответ, лучше использовать указатель, чтобы добавить ссылки на ячейки к формулам, чтобы свести к минимуму возможность ошибок, возникающих при вводе неверная ссылка на ячейку.
Указание включает в себя щелчок по ячейке, содержащей данные, с помощью указателя мыши, чтобы добавить ссылку на ячейку или именованный диапазон в формулу.

Нажмите на ячейку C6, чтобы сделать ее активной ячейкой.
Введите знак равенства (=) в ячейку C6, чтобы начать формулу.
Нажмите на ячейку B6 указателем мыши, чтобы добавить ссылку на эту ячейку в формулу после знака равенства.
Введите символ умножения () в ячейку C6 после ссылки на ячейку.
Нажмите на ячейку C3 указателем мыши, чтобы добавить именованный диапазон rate в формулу.
Нажмите клавишу Enter на клавиатуре, чтобы завершить ввод формулы.
Ответ 2747.34 должен присутствовать в ячейке C6.
Несмотря на то, что ответ на формулу показан в ячейке C6, щелчок по этой ячейке отобразит формулу, =B6rate, в строке формул над рабочим листом


Ввод формулы чистой зарплаты





Эта формула создается в ячейке D6 и рассчитывает чистую зарплату сотрудника путем вычитания суммы вычета, рассчитанной в первой формуле, из Валовая зарплата. Готовая формула в ячейке D6 будет иметь вид:
=B6 - C6

Нажмите на ячейку D6, чтобы сделать ее активной ячейкой.
Введите знак равенства (=) в ячейку D6.
Нажмите на ячейку B6 указателем мыши, чтобы добавить ссылку на эту ячейку в формулу после знака равенства.
Введите знак минус(-) в ячейку D6 после ссылки на ячейку.
Нажмите на ячейку C6 указателем мыши на эту ячейку со ссылкой на формулу.
Нажмите клавишу Enter на клавиатуре, чтобы завершить ввод формулы.
Ответ 43, 041.66 должен присутствовать в ячейке D6.

Относительные ссылки на ячейки и копирование формул
До сих пор формулы Вычеты и Чистая зарплата были добавлены только в одну ячейку на рабочем листе – C6 и D6 соответственно. В результате рабочий лист в настоящее время заполнен только для одного сотрудника - B. Смит.
Вместо трудоемкой задачи воссоздания каждой формулы для других сотрудников, Excel позволяет при определенных обстоятельствах копировать формулы в другие ячейки. Эти обстоятельства чаще всего связаны с использованием в формулах ссылки на ячейку определенного типа, известной как относительная ссылка на ячейку.
Ссылки на ячейки, которые были введены в формулы на предыдущих шагах, были относительными ссылками на ячейки, и они являются типом ссылки на ячейку по умолчанию в Excel, чтобы максимально упростить копирование формул.
Следующий шаг в руководстве использует Fill Handle, чтобы скопировать две формулы в строки ниже, чтобы заполнить таблицу данных для всех сотрудников.

Копирование формул с маркером заполнения





дескриптор заполнения - это маленькая черная точка или квадрат в правом нижнем углу активной ячейки. Дескриптор заполнения имеет ряд применений, включая копирование содержимого ячейки в соседние ячейки. заполнение ячеек серией чисел или текстовых меток и копирование формул.
На этом этапе руководства дескриптор заполнения будет использоваться для копирования как Deduction, так и Net. Зарплата формулы от ячейки C6 и D6 до ячейки C9 иD9.
Копирование формул с маркером заполнения

Выделите ячейки B6 и C6 на рабочем листе.
Наведите указатель мыши на черный квадрат в правом нижнем углу ячейки D6 – указатель примет вид плюса (+).
Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и перетащите маркер заполнения вниз к ячейке C9.
Отпустите кнопку мыши – ячейки C7 по C9 должны содержать результаты Deduction формула и ячейки D7 по D9 Чистая зарплата формула.


Применение форматирования чисел в Excel





Под форматированием чисел понимается добавление символов валюты, десятичных знаков, знаков процента и других символов, которые помогают идентифицировать тип данных, присутствующих в ячейке, и облегчают чтение.
Добавление символа процента

Выберите ячейку C3, чтобы выделить ее.
Нажмите на вкладку Главная на ленте .
Нажмите на опцию Общие, чтобы открыть раскрывающееся меню Формат чисел.
В меню нажмите на опцию Проценты, чтобы изменить формат значения в ячейке C3 с 0,06 на 6%.

Добавление символа валюты

Выберите ячейки с D6 по D9, чтобы выделить их.
На вкладке Главная ленты нажмите на опцию Общие, чтобы открыть раскрывающееся меню Формат чисел.
Нажмите на Currency в меню, чтобы изменить форматирование значений в ячейках D6 на D9в валюту с двумя знаками после запятой.


Применение форматирования ячеек в Excel





Форматирование ячейки относится к параметрам форматирования, таким как применение жирного шрифта к тексту или числам, изменение выравнивания данных, добавление границ к ячейкам или использование функции слияния и центрирования для изменения внешнего вида данных в ячейке.
В этом руководстве вышеупомянутые форматы ячеек будут применяться к определенным ячейкам на листе, чтобы они соответствовали готовому рабочему листу.
Добавление жирного шрифта

Выберите ячейку A1, чтобы выделить ее.
Нажмите на вкладку Главная на ленте .
Нажмите на параметр форматирования Bold, как показано на изображении выше, чтобы выделить данные в ячейке A1. жирным шрифтом.
Повторите описанную выше последовательность шагов, чтобы выделить данные в ячейках A5 до D5..

Изменение выравнивания данных
Этот шаг изменит выравнивание по левому краю нескольких ячеек по умолчанию на выравнивание по центру.

Выберите ячейку C3, чтобы выделить ее.
Нажмите на вкладку Главная на ленте.
Нажмите на параметр выравнивания Center, как показано на изображении выше, чтобы центрировать данные в ячейке C3.
Повторите описанную выше последовательность шагов для выравнивания по центру данных в ячейках A5 по D5.

Объединить и центрировать ячейки
Опция Объединить и центрировать объединяет ряд выбранных в одну ячейку и центрирует ввод данных в крайней левой ячейке по новой объединенной ячейке. На этом шаге заголовок рабочего листа будет объединен и центрирован - Расчеты вычетов для сотрудников.

Выберите ячейки от A1 до D1, чтобы выделить их.
Нажмите на вкладку Главная на ленте.
Нажмите на опцию Объединить и центрировать, как показано на изображении выше, чтобы объединить ячейки A1 в D1и расположите заголовок по центру этих ячеек.

Добавление нижних границ ячеек
Этот шаг добавит нижние границы к ячейкам, содержащим данные в строках 1, 5 и 9

Выберите объединенную ячейку от A1 до D1, чтобы выделить ее.
Нажмите на вкладку Главная на ленте.
Нажмите стрелку вниз рядом с параметром Граница, как показано на изображении выше, чтобы открыть раскрывающееся меню границ.
Нажмите на опцию Нижняя граница в меню, чтобы добавить границу внизу объединенной ячейки.
Повторите описанную выше последовательность шагов, чтобы добавить нижнюю границу к ячейкам A5 к D5 и к ячейкам A9 в D9.