Вы вложили много труда в электронную таблицу Excel, не позволяйте ей ускользнуть из-за того, что вы забыли ее сохранить. Воспользуйтесь этими советами, чтобы сохранить свою работу и сохранить ее до следующего раза, когда вам понадобится этот важный файл. Если вы хотите поделиться своей работой, сохраните книгу в формате PDF.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Microsoft 365 и Excel для Mac.
Используйте горячие клавиши Excel для сохранения
Есть три способа сохранить файл в Excel:
- Выбрать Файл > Сохранить как. В Excel 2019 выберите Файл > Сохранить копию.
- Выберите Сохранить на панели быстрого доступа.
- Используйте сочетание клавиш Ctrl+ S.
Если вы работаете на Mac, используйте клавишу Command вместо клавиши Control.
Если файл был сохранен ранее, указатель изменится на значок песочных часов во время сохранения. Если книга сохраняется в первый раз, открывается диалоговое окно Сохранить как.
Первое сохранение
При первом сохранении файла в диалоговом окне «Сохранить как» необходимо указать две части информации. Введите имя файла и выберите место, где он будет сохранен.
Имена файлов могут содержать до 255 символов, включая пробелы.
Итог
Использование Ctrl+S - это простой способ сохранить данные. Используйте этот ярлык часто, по крайней мере, каждые пять минут, чтобы избежать потери данных.
Закрепить места сохранения
Если вы часто открываете определенные файлы или папки в Excel, закрепите их в списке недавно открытых файлов. Благодаря этому местоположение будет легко доступным в верхней части списка «Последние».
Количество мест, которые можно закрепить, не ограничено. Чтобы закрепить место сохранения:
-
Чтобы закрепить папку, выберите Файл > Сохранить как.
Image -
Выберите Недавние и в правой части окна наведите указатель мыши на книгу или папку, которую хотите закрепить. В этом месте появится небольшое горизонтальное изображение канцелярской кнопки.
Image -
Выберите pin для этого места. Папка перемещается в список закрепленных, а горизонтальная канцелярская кнопка меняется на вертикальную канцелярскую кнопку.
Image - Чтобы открепить местоположение, выберите вертикальную канцелярскую кнопку, чтобы изменить ее обратно на горизонтальную булавку и удалить ее из списка закрепленных.
Итог
Если вам нужна копия рабочего листа или всей книги, которую никто не может редактировать, и каждый может просматривать, конвертировать или сохранять ваши файлы Excel в формате PDF. Файл PDF (Portable Document Format) позволяет другим пользователям просматривать документы без необходимости установки исходной программы, такой как Excel, на их компьютер. Вместо этого пользователи открывают файл с помощью бесплатной программы для чтения PDF-файлов, такой как Adobe Acrobat Reader.
Сохранение активного листа в формате PDF
При сохранении файла в формате PDF по умолчанию сохраняется только текущий или активный рабочий лист (рабочий лист на экране).
Чтобы сохранить рабочий лист Excel в формате PDF:
-
Выбрать Файл.
Image -
Выберите Сохранить как, чтобы открыть окно «Сохранить как».
Image -
Выберите место, где вы хотите сохранить файл.
Image -
Введите имя файла.
Image -
Выберите стрелку вниз Сохранить как тип.
Image -
Прокрутите список, чтобы найти и выбрать PDF (.pdf).
Image -
Выберите Сохранить, чтобы сохранить файл в формате PDF и закрыть окно.
Image
Сохранить всю книгу в формате PDF
Опция «Сохранить как» по умолчанию сохраняет текущий рабочий лист только в формате PDF. Выполните следующие действия, чтобы сохранить всю книгу в виде файла PDF:
-
Выбрать Файл > Сохранить как.
Image -
Выберите Обзор, чтобы открыть диалоговое окно «Сохранить как».
Image -
Выберите Сохранить как тип, чтобы открыть раскрывающийся список, и выберите PDF. В диалоговом окне «Сохранить как» появится кнопка «Параметры».
Image -
Выберите Options, чтобы открыть диалоговое окно Options.
Image -
Выберите Вся рабочая книга в разделе Опубликовать что.
Image -
Выберите OK, чтобы вернуться в диалоговое окно «Сохранить как».
Image - Выберите Сохранить, чтобы сохранить книгу в формате PDF и закрыть диалоговое окно.
Автосохранение в OneDrive
Если вы используете Microsoft 365, Excel автоматически сохраняет вашу работу, когда вы выбираете сохранение файлов в учетной записи облачного хранилища OneDrive. Когда ваши файлы сохраняются в OneDrive, документы автоматически сохраняются каждые несколько секунд, что избавляет вас от необходимости постоянно нажимать «Сохранить» или использовать сочетания клавиш.
Чтобы функция автосохранения работала, сохраните документы в папке OneDrive. Функция автосохранения не работает ни с одним местом на вашем ПК или Mac.
Если у вас есть Microsoft 365 и вы сохраняете файлы в OneDrive, включите автосохранение, выбрав тумблер в верхнем левом углу экрана Excel. При включении переключатель будет говорить On. Чтобы отключить эту функцию и сохранить свою работу вручную, измените ее на Off.
