Иногда вы можете извлечь выгоду из небольшого дополнительного ускорения помимо инструментов на панели инструментов. Microsoft Word содержит множество скрытых ярлыков, которые можно использовать для повышения производительности и ускорения работы. Вот наши любимые.
Инструкции в этой статье относятся к Word 2019, Word 2016 и Word для Mac.
Сохранить собственное форматирование Word
Вы когда-нибудь использовали Microsoft Word для создания одного и того же документа снова и снова? Возможно, вы создаете еженедельные отчеты о персонале или ежемесячный информационный бюллетень. В любом случае, вы можете легко создавать эти документы, сохраняя собственное форматирование в Word.
Хотите сохранить больше, чем собственное форматирование? Вы можете создать свой собственный шаблон Word для использования при создании будущих документов. Это позволяет сохранить документ целиком, а не форматирование текста.
-
Из документа, который вы хотите сохранить в новом формате, выберите Панель стилей, расположенную справа от панели инструментов.
Image -
Выберите Новый стиль в верхней части панели стилей.
Image -
В этом окне введите новое имя для форматирования в соответствующем поле.
Image Назовите свой шаблон форматирования так, чтобы было понятно, для чего он используется. Будьте как можно точнее, чтобы вы могли найти его позже.
-
Выберите OK. Теперь у вас есть экспресс-стиль, который легко доступен из панели стилей, когда он вам снова понадобится! Если вы хотите использовать форматирование, выберите его на панели стилей.
Image
Сочетания клавиш Word для исправления нескольких ошибок одновременно
Вы сделали ошибку в написании слова, которое вы использовали в своем документе? Вам не нужно просматривать документ и исправлять его вручную. Вместо этого используйте инструмент Word «Найти и заменить», чтобы исправить каждую ошибку одновременно.
Как использовать функцию «Найти и заменить» в Word для Mac
-
В документе нажмите Редактировать > Найти > Заменить.
Image -
В окне «Найти и заменить» введите слово, которое вы хотите заменить, в первое текстовое поле, затем введите слово, которое вы хотите заменить, во второе поле.
Image Вы можете использовать инструмент поиска и замены не только для слов. На самом деле, в том же поле, где вы вводите слово для замены, щелкните раскрывающийся список, чтобы увидеть различные параметры форматирования (например, знаки абзаца), которые вы также можете заменить.
-
Чтобы заменить их по одному, нажмите Replace. Чтобы заменить их все сразу, нажмите Replace All.
Всегда лучше вернуться и проверить, были ли внесены правильные изменения, особенно когда вы создаете важные документы.
- Продолжайте этот процесс с другими ошибками, пока не закончите.
Как использовать поиск и замену в Word для Windows
- В документе найдите вкладку Главная. Далее выберите Replace.
- В поле «Найти что» введите фразу, которую хотите заменить. В поле «Заменить на» введите новый текст.
- Выберите Replace, чтобы заменить одну ошибку, или выберите Replace All, чтобы заменить все ошибки сразу.
Как быстро просмотреть дополнительную информацию о документе Word
Если количество слов и другие сведения о вашем документе имеют значение, есть более простой способ просмотреть его, чем щелкать по разным экранам и меню.
-
В документе найдите панель инструментов в нижней части окна документа Word. Здесь вы увидите номер страницы, количество слов и т. д.
Image Традиционный способ просмотра этой информации требует нескольких щелчков мыши в разделе «Инструменты» в Word. Этот метод использует один простой клик.
- Выберите инструмент подсчета слов. Здесь вы увидите дополнительную информацию о вашем документе, такую как количество символов, количество абзацев и многое другое.
Закрепление часто используемого файла документа в Word
Есть ли документ Word, который вы часто используете для справки или в качестве шаблона? Вы можете легко прикрепить этот документ к папке с недавними файлами для быстрого доступа в любое время.
-
Если вы находитесь внутри текущего документа, выберите Файл.
Вам не обязательно находиться в текущем документе, чтобы получить доступ к разделу «Недавние». Просто откройте Word и перейдите к следующему шагу.
- Выберите Недавние, затем прокручивайте, пока не найдете документ, который хотите закрепить, или найдите его с помощью окна поиска.
- Как только вы найдете документ, который хотите закрепить, выберите значок Закрепить справа от документа.
-
Чтобы просмотреть закрепленные документы, выберите Закрепленные в верхней части окна «Последние».
Image Чтобы удалить документ из раздела «Закреплено», просто снова выберите значок Закрепить.
- Теперь важные документы всегда под рукой.
Хотите сделать еще больше с помощью Microsoft Word? Начните с сочетания клавиш на Mac или Windows, чтобы ускорить процесс создания документа, или вставьте таблицу, чтобы быстро упорядочить важные данные. Microsoft Word чрезвычайно интуитивно понятен для пользователя, позволяя быстро создавать документы, но это не значит, что вы не можете использовать эти простые приемы, чтобы работать еще быстрее.
