Что нужно знать
- Откройте файл на Google Диске. Выберите Поделиться. Введите адреса электронной почты соавторов.
- Выберите Редактировать и назначьте роль: Просмотр, Комментарий илиРедактировать . Выберите шестеренку Settings , чтобы добавить ограничения. Выберите Готово.
- Поделиться папкой: выберите папку. Выберите Share и введите адреса электронной почты. Назначение правил и ограничений.
В этой статье объясняется, как делиться папками и совместно работать над файлами с помощью Google Диска. В статье содержится информация о том, как реагировать на нежелательные запросы на совместную работу, и предупреждение о рисках, связанных с совместным использованием папок.
Как добавить соавторов в документ на Google Диске
Google Диск отлично подходит для совместной работы над проектом с коллегами. Он предлагает точный контроль над тем, кто может видеть ваши файлы и что они могут с ними делать. С помощью Google Диска вы можете добавлять соавторов для просмотра или редактирования ваших документов. Вот как:
- Откройте Google Диск, а затем откройте файл, которым хотите поделиться.
-
Выберите Поделиться (она находится в правом верхнем углу документа).
Image - Введите адреса электронной почты людей, которых вы хотите добавить в качестве соавторов.
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка Редактировать и укажите, могут ли соавторы редактировать, комментировать или просматривать документ.
Image -
Нажмите Настройки (значок шестеренки), чтобы добавить ограничения на общий доступ.
Image -
Проверьте Редакторы могут изменять разрешения и делиться, чтобы ваши соавторы могли делиться документом с другими. Отметьте Зрители и комментаторы могут видеть возможность загрузки, печати и копирования, чтобы дать зрителям и комментаторам эти возможности.
Image -
Выберите Готово, чтобы закрыть.
Чтобы отслеживать правки соавторов, выделите фрагмент текста, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Показать правки. Вы увидите список редакторов и их изменений, а также отметки времени.
Как открыть общий доступ к папке на Google Диске
Общий доступ к целой папке с соавторами работает так же, как общий доступ к одному документу. Выберите папку, которой вы хотите поделиться на Google Диске, затем откройте раскрывающееся меню и выберите Share, а затем выполните шаги, описанные выше.
После того как вы предоставили общий доступ к папке, каждый документ или файл, помещенный в эту папку, наследует те же права общего доступа. Это довольно мощное сотрудничество, но теперь, когда Google Docs также является Google Drive, все становится сложнее. Видите ли, каждый файл может существовать только в одной папке, но люди с общими правами редактирования могут перемещать файлы.
Файлы могут существовать только в одной папке
Если вы используете настольное приложение Google Диска, может возникнуть соблазн переместить общий файл в Мой диск или другую папку, чтобы упорядочить или получить к нему доступ в папке Google Диска на рабочем столе. Поскольку файл может существовать только в одной папке, перемещение файла из общей папки означает, что вы перемещаете файл из общей папки всех остальных пользователей. Перемещение общей папки в Мой диск означает, что вы перестанете делиться ею со всеми.
Если вы случайно переместите файл из общей папки, верните его обратно, и все будет восстановлено.
Если вы или кто-то, с кем вы сотрудничаете, случайно переместите общую папку в какую-либо другую папку на моем диске, вы получите предупреждение и сообщение о том, что вы сделали, и предлагает вам возможность отменить это. Если вы проигнорируете оба предупреждения, вам потребуется снова открыть общий доступ к папке, чтобы восстановить настройки. Если вы работаете с организацией, убедитесь, что все знают эти правила, и что вы делитесь документами с людьми, которым вы доверяете, чтобы следовать этим правилам.
Как реагировать на нежелательные запросы о сотрудничестве
Вы также можете получать запросы на сотрудничество от людей, не входящих в вашу организацию. Эти нежелательные документы могут просто раздражать, но они также могут представлять собой возможную попытку собрать конфиденциальную документацию. Вы не должны открывать какой-либо неизвестный документ или файл на Google Диске; вместо этого вы можете заблокировать человека, который его отправил, щелкнув правой кнопкой мыши имя файла на главной странице Диска и выбрав Заблокировать [адрес электронной почты] Затем снова нажмите Block в окне подтверждения.
