Что нужно знать
- Использовать эскизы: Перейти к Файл > Информация > Свойства > Дополнительные свойства > Сводка и установите флажок Сохранить миниатюры для всех документов Word.
- Обновить свойства: перейдите в Файл > Информация > Свойства > Дополнительные свойства > Сводка. Введите комментарии, ключевые слова и другую информацию.
- Другие советы. Создавайте папки для сохранения и сортировки файлов Word и используйте единую систему именования файлов, чтобы быстро находить нужные файлы.
В этой статье предлагаются рекомендации по организации файлов Microsoft Word. Инструкции относятся к Word 2019–2010 и Word для Microsoft 365.
Сохранить все файлы Word с миниатюрами
Сохранение файлов Word с изображением для предварительного просмотра или эскизом упрощает поиск нужного документа, не открывая его.
Чтобы сохранить все документы Word с предварительным просмотром или эскизом:
-
В Microsoft Word откройте пустой или существующий документ, затем перейдите на вкладку Файл.
Image -
Выберите Информация.
Image -
Выберите стрелку раскрывающегося списка Свойства и выберите Дополнительные свойства.
Image -
В диалоговом окне Свойства перейдите на вкладку Сводка.
Image -
Установите флажок Сохранить миниатюры для всех документов Word.
Image -
Выберите OK.
Image
Обновить свойства документа Word
Если вы работаете с несколькими документами Word с похожими именами и расположением, используйте функцию свойств документа Word.
-
Откройте документ, к которому вы хотите добавить описательные свойства, затем перейдите на вкладку Файл.
Image -
Выберите Информация.
Image -
Выберите стрелку раскрывающегося списка Свойства и выберите Дополнительные свойства.
Image -
В диалоговом окне Свойства перейдите на вкладку Сводка.
Image -
Введите комментарии, ключевые слова, категории, заголовок и информацию о теме, которые помогут вам различать ваши файлы.
Image - Выберите OK, чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно. Когда придет время выполнить поиск, Word сможет найти именно то, что вам нужно.
Создавайте папки на своем компьютере и используйте их
Настройте одну папку для своих документов Word и назовите ее так, чтобы вы не забыли, например, MyWordDocs Заполните ее папками с именами, которые имеют смысл для вас, и используйте эти папки для сохранения и сортировки файлов Word. Например, если вы делаете еженедельные заметки о собраниях, создайте папку для этих заметок и включите в нее дополнительные папки на месяцы или годы.
Если на вашем компьютере хранятся документы Word за годы и у вас нет времени открывать каждый из них и решать, сохранять его или нет, создайте папку для каждого года и перемещайте документы в эти папки. Это хороший способ хранить старые файлы до тех пор, пока у вас не будет времени упорядочить файлы удобным для вас способом.
Используйте согласованную систему именования файлов
Установите систему именования, чтобы быстро находить нужные файлы. Есть много способов назвать ваши файлы. Выберите систему именования и используйте ее последовательно.
Вот несколько советов:
- Включите тип документа в имя файла, например, договор, договор аренды или информационный бюллетень. Таким образом, вы можете найти файл по имени файла.
- Начинайте имя файла с имени клиента (или фамилии получателя, если документы представляют собой буквы).
- Включите дату в имя файла.
Не торопитесь
Если на жестком диске вашего компьютера мало места, не беритесь за организационные задачи сразу. Разбейте работу на удобные части и уделяйте ей 15 минут в день.
По мере организации файлов Word на компьютере помещайте каждый файл в одну из созданных вами папок, создавайте новую папку или удаляйте файлы, которые вам больше не нужны. Если вы не знаете, что делать с файлом, поместите его в папку под названием HoldUntilDate и выберите дату в будущем, если вы не откроете папку к этому времени, вы буду чувствовать себя комфортно, удалив его.
Какие бы папки вы ни создавали, поместите их в основную папку Word, чтобы вы знали, где искать.
