Microsoft Access - часть офисного пакета Microsoft 365 - предлагает надежную реляционную базу данных настольного уровня, для работы которой не требуется сервер. Базы данных Access работают с фиксированным файлом на жестком диске или в сетевой папке и предлагают сложные инструменты для создания таблиц, запросов, форм и отчетов.
Начало работы и важные условия в Access
Запустите Microsoft Access. В пункте меню Создать выберите Таблица. Таблица - это основная единица хранения в базе данных. В таком объекте, как таблица, информация хранится в виде комбинаций атрибут/значение.
Вот несколько важных терминов, которые следует знать при использовании Access:
- Поля: Элементы данных в таблице, соответствующие столбцам.
- База данных: База данных - это ряд четко определенных объектов, которые вы связываете отношениями.
- Форма: графический интерфейс, в который вы вводите информацию в виде таблицы.
- Запросы: запрос выделяет некоторое подмножество одной или нескольких таблиц для получения уникального набора информации «на лету».
- Records: Элементы данных в таблице, соответствующие строкам.
- Отчеты: Содержимое таблицы или результаты запроса. Отчеты представляют собой печатные сводки информации.
- Tables: Структурированные, четко определенные наборы атрибутов. Организация таблицы определяется полями (столбцами) и записями (строками).
Связи объектов в Access
Все таблицы связаны друг с другом через ряд отношений. Microsoft Access - это система управления реляционными базами данных, что означает, что она применяет правила, определяющие, как данные в одной таблице соотносятся с данными в другой таблице.
Как использовать формы в Access
Используйте форму для облегчения упорядоченного ввода записей в базу данных. Формы - это графические инструменты, оптимизированные для поддержки ввода данных. Вместо того, чтобы добавлять информацию непосредственно в таблицу, пользователи будут вводить ее в форму, в которой легче ориентироваться и читать.
Итог
Результаты запроса не полностью совпадают с результатами таблицы. Вместо этого запрос извлекается из одной или нескольких таблиц, используя расширенные правила фильтрации и сортировки, чтобы вернуть результат в виде таблицы, который подается в отчет или в структурированный экспортный файл.
Отчеты в Access
Используйте отчет, чтобы взять результаты запроса или содержимое таблицы и создать удобочитаемую версию, которую можно легко распечатать или показать на экране. Отчеты обобщают все содержимое таблицы или его часть.
Итог
Microsoft Access - это интерфейсный инструмент отчетности, который извлекает данные из тестовых файлов, электронных таблиц Excel, баз данных SQL или Azure, Microsoft Outlook или десятков других источников информации. Импортируя связанные таблицы или импортированные источники данных, вы можете использовать Access в качестве средства создания запросов и агента отчетов. Access также поддерживает публикацию отчетов и данных в других базах данных и на платформе Microsoft SharePoint.
Форматы вывода в Access
По большей части информация в базе данных Access остается в ней. Однако запросы и отчеты без ошибок экспортируются из базы данных в форматы Excel, обычный текст, XML, PDF или XPS. Кроме того, Access предоставляет списки рассылки Microsoft Outlook и Microsoft Word.
