Группировка строк и столбцов в Excel позволяет сворачивать и разворачивать разделы рабочего листа. Это может значительно упростить понимание больших и сложных наборов данных. Представления становятся компактными и организованными. В этой статье показано, как шаг за шагом группировать и просматривать данные.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel для Microsoft 365, Excel Online и Excel для Mac.
Группировка в Excel
Вы можете создавать группы, вручную выбирая строки и столбцы для включения, или вы можете заставить Excel автоматически определять группы данных. Группы также могут быть вложены в другие группы для создания многоуровневой иерархии. После того, как ваши данные сгруппированы, вы можете по отдельности разворачивать и сворачивать группы или разворачивать и сворачивать все группы на заданном уровне иерархии.
Группы предоставляют действительно полезный способ навигации и просмотра больших и сложных электронных таблиц. С ними гораздо проще сосредоточиться на важных данных. Если вам нужно разобраться со сложными данными, вам определенно следует использовать группы, а также воспользоваться Power Pivot для Excel.
Как использовать Excel для группировки строк вручную
Самый простой способ создать группы строк в Excel - сначала выбрать строки, которые вы хотите включить, а затем объединить их в группу.
-
Для группы строк, которые вы хотите сгруппировать, выберите номер первой строки и перетащите вниз к номеру последней строки, чтобы выбрать все строки в группе.
Image -
Выберите вкладку Данные > Группа > Групповые строки или просто выберитеГруппа , в зависимости от используемой версии Excel.
Image -
Слева от номеров строк появится тонкая линия, указывающая размер сгруппированных строк.
Image Нажмите минус (-), чтобы свернуть группу. Небольшие поля, содержащие числа один и два, также появляются в верхней части этой области, указывая на то, что рабочий лист теперь имеет два уровня в своей иерархии: группы и отдельные строки внутри групп.
- Строки были сгруппированы и теперь могут быть свернуты и развернуты по мере необходимости. Это значительно упрощает фокусировку только на релевантных данных.
Как вручную сгруппировать столбцы в Excel
Чтобы сделать групповые столбцы Excel, шаги почти такие же, как и для строк.
-
Для группы столбцов, которые вы хотите сгруппировать, выберите первую букву столбца и перетащите вправо к последней букве столбца, тем самым выделив все столбцы в группе.
Image -
Выберите вкладку Данные > Группа > Группа столбцов или выберитеГруппа , в зависимости от используемой версии Excel.
Image -
Над буквами столбца появится тонкая линия. Эта строка указывает размер сгруппированных столбцов.
Image Нажмите минус (-), чтобы свернуть группу. Небольшие поля, содержащие числа один и два, также появляются в верхней части этой области, указывая на то, что рабочий лист теперь имеет два уровня в своей иерархии для столбцов, а также для строк.
- Ряды были сгруппированы и теперь могут быть свернуты и расширены по мере необходимости.
Как автоматически сгруппировать столбцы и строки в Excel
Хотя вы можете повторить описанные выше шаги для создания каждой группы в документе, Excel может автоматически определять группы данных и делать это за вас. Excel создает группы, в которых формулы ссылаются на непрерывный диапазон ячеек. Если на вашем листе нет формул, Excel не сможет автоматически создавать группы.
Выберите вкладку Данные > Группа > Auto Outline, и Excel создаст группы для тебя. В этом примере Excel правильно определил каждую из групп строк. Поскольку годовой итог по каждой категории расходов отсутствует, столбцы не группируются автоматически.
Этот параметр недоступен в Excel Online. Если вы используете Excel Online, вам потребуется создавать группы вручную.
Как создать многоуровневую иерархию групп в Excel
В предыдущем примере категории доходов и расходов были сгруппированы вместе. Было бы целесообразно также сгруппировать все данные за каждый год. Вы можете сделать это вручную, выполнив те же действия, что и для создания групп первого уровня.
-
Выберите все строки для включения.
Image - Выберите вкладку Данные > Группа > Группа строк или выберитеГруппа , в зависимости от используемой версии Excel.
-
Еще одна тонкая линия появится слева от линий, представляющих существующие группы и указывающих размер новой группы строк. Новая группа включает в себя две из существующих групп, и теперь в верхней части этой области есть три маленьких пронумерованных поля, означающих, что рабочий лист теперь имеет три уровня в своей иерархии.
Image - Теперь электронная таблица содержит два уровня групп с отдельными строками внутри групп.
Как автоматически создавать многоуровневую иерархию
Excel использует формулы для обнаружения многоуровневых групп точно так же, как он использует их для обнаружения отдельных групп. Если формула ссылается более чем на одну из других формул, определяющих группы, это означает, что эти группы являются частью родительской группы.
Продолжая пример с денежным потоком, если мы добавим строку валовой прибыли к каждому году, которая представляет собой просто доход за вычетом расходов, то это позволит Excel определить, что каждый год является группой, а доходы и расходы подгруппы внутри них. Выберите вкладку Data > Group > Auto Outline для автоматического создания этих многоуровневых групп.
Как разворачивать и сворачивать группы
Цель создания этих групп строк и/или столбцов заключается в том, что это позволяет скрыть области электронной таблицы, обеспечивая четкий обзор всей электронной таблицы.
-
Чтобы свернуть все строки, выберите поле номер 1 в верхней части области слева от номеров строк.
Image -
Выберите поле номер два, чтобы развернуть первый уровень групп и сделать видимым второй уровень групп. Отдельные строки внутри групп второго уровня остаются скрытыми.
Image -
Выберите поле номер три, чтобы развернуть второй уровень групп, чтобы отдельные строки в этих группах также стали видимыми.
Image Также можно разворачивать и сворачивать отдельные группы. Для этого выберите Плюс (+) или Минус (-), который появляется, чтобы отметить группу, которая либо свернута, либо развернута. Таким образом, группы на разных уровнях иерархии можно просматривать по мере необходимости.
