Если вы часто отправляете очень похожие электронные письма, сначала сохраните одно из этих сообщений в качестве шаблона сообщения в Outlook. Затем вместо того, чтобы создавать электронное письмо с нуля, начните с шаблона и настройте его в соответствии с вашим получателем электронной почты. Вы сэкономите время и станете более эффективными в работе с электронной почтой.
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; и Outlook для Microsoft 365.
Создать шаблон электронной почты (для новых сообщений) в Outlook
Чтобы сохранить сообщение как шаблон в Outlook:
-
Создайте новое сообщение электронной почты. Выберите Home > New Email или нажмите Ctrl+N.
Image -
Введите тему, если вы хотите использовать ее для своего шаблона сообщения.
Image Вы можете сохранить шаблон электронной почты без темы по умолчанию в Outlook.
-
Введите текст, изображения и другие элементы, которые должны отображаться в шаблоне сообщения электронной почты.
Image Удалите все подписи, если вы ранее создали подпись электронной почты в Outlook, которая добавляется автоматически при создании нового сообщения.
-
После того как вы настроили шаблон электронной почты, выберите Файл > Сохранить как. В Outlook 2007 выберите Кнопка Office > Сохранить как.
Image - Введите имя файла.
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип, затем выберите Шаблон Outlook (.oft). В Outlook 2007 выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип, затем выберите Шаблон Outlook.
Image - Выберите Сохранить.
- Закройте исходное письмо.
Создание электронного письма с использованием шаблона в Outlook
Чтобы написать новое сообщение (ответы см. ниже), используя шаблон сообщения в Outlook:
-
Выберите вкладку Главная, затем выберите Новинки > Другие элементы >Выберите форму . В Outlook 2007 выберите Инструменты > Формы > Выберите форму.
Image -
В диалоговом окне Выбрать форму выберите стрелку раскрывающегося списка Искать в, затем выберите Пользовательские шаблоны в файле Система.
Image -
Выберите шаблон, который хотите использовать.
Image - Выбрать Открыть.
Создание простого шаблона электронной почты для быстрых ответов в Outlook
Чтобы настроить шаблон для ответов в Outlook:
- Выберите вкладку Главная.
-
В группе Быстрые шаги выберите Создать новый.
Image -
В текстовом поле Имя введите описательное имя шаблона ответа.
Image -
Выберите стрелку раскрывающегося списка Выберите действие.
Image -
В разделе Ответить выберите Ответить.
Image Чтобы настроить простой шаблон для новых сообщений с указанием получателя по умолчанию, выберите Новое сообщение.
-
Выберите Показать параметры.
Image - В текстовом поле Текст введите текст ответа. Включайте подпись.
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка Важность и выберите Обычный, чтобы ваш ответ вышел с обычной важностью, независимо от уровня исходного сообщения.
Image -
При необходимости выберите Автоматически отправлять после 1-минутной задержки. Сообщение автоматически попадает в папку «Исходящие» и остается в папке «Исходящие» в течение 1 минуты. За это время вы можете удалить его или внести правки.
Image -
Чтобы добавить дополнительные действия, выберите Добавить действие. Например, добавьте действие, чтобы переместить сообщение электронной почты в Outlook в папку архива, или добавьте действие, чтобы классифицировать его по цвету, чтобы идентифицировать сообщения, на которые был получен шаблонный ответ.
Image -
Чтобы добавить сочетание клавиш для действия, выберите стрелку раскрывающегося списка Сочетание клавиш, затем выберите сочетание клавиш.
Image - Выберите Сохранить. В Outlook 2019 выберите Готово.
Быстрый ответ на электронное письмо с помощью шаблона быстрого ответа в Outlook
Чтобы отправить ответ с заранее заданным шаблоном Quick Step:
- Выберите сообщение, на которое хотите ответить. Либо откройте сообщение в области чтения, либо в отдельном окне.
-
Если сообщение отображается в области чтения, выберите вкладку Главная. Если сообщение появляется в отдельном окне, выберите вкладку Сообщение.
Image -
В группе Быстрые шаги выберите быстрый шаг шаблона ответа. Если вы определили сочетание клавиш для действия, нажмите соответствующие клавиши клавиатуры.
Image -
Внесите необходимые изменения в адрес электронной почты, затем выберите Отправить.
Image
