Ключевые выводы
- Работники часто выполняют многозадачность на собраниях, и вероятность этого возрастает по мере того, как собрание затягивается.
- Не всякая многозадачность плоха, и «положительная многозадачность» может повысить производительность.
- Платформы для удаленной работы могут добавлять новые функции, которые подталкивают сотрудников к задачам, относящимся к собранию.
Если вы работаете удаленно, есть большая вероятность, что вы одновременно выполняли несколько задач во время совещания на прошлой неделе, и вы вряд ли одиноки.
Новая статья, выпущенная Microsoft, ставит проблему в цифрах. В то время как многозадачность была редкостью на коротких, небольших встречах, она достигла почти универсального уровня на встречах, которые тянулись более часа. Однако это не все плохие новости: в документе, посвященном использованию Microsoft Teams, предлагается несколько способов, которыми работники могут улучшить свою концентрацию.
«FocusAssist для Windows уже выпущен и может оказать здесь огромную помощь», - сообщила по электронной почте доктор Мэри Червински, партнер-исследователь и менеджер по исследованиям в Microsoft. «Планирование времени фокусировки через Cortana - еще один доступный вариант в Outlook».
Что делать удаленному работнику?
Многозадачность на собрании часто рассматривается как грубая или контрпродуктивная, и газета обнаружила, что это иногда подтверждалось. Однако исследователи спорят о более сложном моменте. Не всякая многозадачность является негативной, и можно использовать инструменты, которые помогут удаленным работникам добиться положительных результатов.
Участники подробно рассказали о преимуществах позитивной многозадачности в анонимном дневнике. «Меня меньше расстраивали встречи, которые не приносили мне особой пользы», - сказал один из них.
Другие сказали, что они ценят возможность уделять пристальное внимание, когда это необходимо, а затем сосредоточиться на чем-то другом, когда это не так. Участники сказали, что многозадачность помогла им найти информацию, такую как связанные файлы или обмен электронной почтой, относящуюся к встрече.
… вызывающий стон 80-минутный марафон более чем в шесть раз чаще поощряет многозадачность.
Доктор. Червински сказал, что удаленные работники, использующие Microsoft Teams или Windows, могут использовать Focus Assist и Focus Time, чтобы избавиться от отвлекающих факторов, не имеющих отношения к собранию, и выкроить время, чтобы сосредоточиться на конкретных задачах. Газета одобряет любой инструмент, который отталкивает внешние требования к вниманию работников во время собрания.
Новые, улучшенные функции платформ для удаленной работы могут пойти еще дальше, чтобы стимулировать позитивную многозадачность. В документе предлагается «режим фокусировки» для конкретных собраний, который помогает сотрудникам выполнять многозадачность способами, относящимися к собранию, например открывать электронные письма или файлы в интерфейсе собрания, а не в другом окне или программе. Это поощрит позитивную многозадачность и устранит отвлекающие факторы, присутствующие в других программах.
Исследователи также предлагают улучшенные инструменты повестки дня, которые позволяют работникам покидать собрания раньше или присоединяться к ним в середине собрания, если важны только его части. Это может побороть заклятого врага любой концентрации внимания: долгих, скучных встреч.
Удаленные работники проводят длительные совещания
Многозадачность не была особенно распространена, когда все встречи были объединены: около 30% встреч включали многозадачность по электронной почте, и примерно 24% видели многозадачность с файлами.
Но это изменилось с течением времени. Неудивительно, что встречи продолжительностью менее 20 минут демонстрировали мало случаев многозадачности, но нарастали с шокирующей скоростью в качестве наркотика для встреч.
Совещание продолжительностью от 20 до 40 минут почти в два раза чаще заставляло участников искать другую работу, а вызывающий стон 80-минутный марафон более чем в шесть раз чаще отвлекал сотрудников.
Размер собрания, то есть количество присутствующих, также имел решающее значение. Встречи один на один поощряли наименьшую многозадачность, а третье лицо практически не меняло результат. Но по мере того, как в видеозвонке появлялось больше лиц, становилось вероятным погружение в другие задачи. Многозадачность была более чем в два раза выше при встрече с 10 и более людьми.
Один участник подробно описал связанную мотивацию. «На больших собраниях, таких как городские собрания, я обычно останавливаюсь и действительно слушаю, когда говорят что-то интересное», - сказал участник. «Остальное время я, кажется, вообще не сосредотачиваюсь на работе».
Данные включали еще один, более слабый, но более удивительный результат: запланированные встречи - это плохие новости. Запланированная встреча примерно в полтора раза чаще поощряла многозадачность, чем специальная встреча. Из запланированных встреч повторяющиеся встречи были самой благодатной почвой для отвлечения внимания.
«То, как планируются и структурируются удаленные встречи, в значительной степени зависит от того, когда и в какой степени люди распределяют свое внимание», - заключает документ. Поэтому, прежде чем нажимать «Отправить» в часовом приглашении на встречу, подумайте еще раз - если вы не хотите дать коллегам время очистить свой почтовый ящик.
