Потеря важных документов, на создание которых вы потратили так много времени, расстраивает, особенно если вы, как и большинство пользователей, создаете документы непосредственно на компьютере и не имеете преимущества рукописной копии.
Вот шесть способов обезопасить текстовые документы.
Никогда не храните документы на диске ОС
Хотя большинство текстовых процессоров сохраняют ваши файлы в папке «Мои документы», это самое неподходящее для них место. Будь то вирус или программный сбой, большинство компьютерных проблем затрагивают операционную систему, и часто единственным решением является переформатирование диска и переустановка операционной системы. В таком случае все на диске будет потеряно.
Установка второго жесткого диска на ваш компьютер - относительно недорогой способ решить эту проблему. Второй внутренний жесткий диск не пострадает, если операционная система повреждена, и его можно даже установить на другой компьютер, если вам нужно купить новый.
Если вы скептически относитесь к установке второго внутреннего диска, отличным вариантом будет внешний жесткий диск. Внешний диск можно подключить к любому компьютеру в любое время, подключив его к порту USB или FireWire. Многие внешние накопители также имеют дополнительное преимущество резервного копирования в одно касание или по расписанию; вы указываете папки и расписание, а программа позаботится обо всем остальном.
Итог
Хранить ваши файлы в месте, отличном от вашей операционной системы, недостаточно; вам необходимо регулярно создавать резервные копии ваших файлов. Увеличьте свои шансы на получение файла, имея его вторую резервную копию. Если данные важны, рассмотрите возможность хранения резервной копии в несгораемом хранилище.
Остерегайтесь вложений электронной почты
Даже если вы уверены, что они не содержат вирусов, вложения электронной почты могут привести к потере данных. Например, если вы получили документ с тем же именем, что и документ на вашем диске, а ваша программа электронной почты настроена на сохранение вложений в том же месте, вы рискуете перезаписать уже существующий файл. Это часто происходит, когда вы совместно работаете над документом, а коллеги присылают обновления по электронной почте.
Настройте вашу почтовую программу на сохранение вложений в уникальном месте или, за исключением этого, дважды подумайте, прежде чем сохранять вложение электронной почты на жестком диске.
Остерегайтесь ошибок пользователя
Воспользуйтесь преимуществами средств защиты, включенных в ваш текстовый процессор, таких как функции управления версиями и отслеживание изменений. Обычно пользователи теряют данные, когда редактируют документ и случайно удаляют части. После сохранения документа измененные или удаленные части теряются, если только вы не включили функции, которые сохраняют изменения для вас.
Если вы не хотите иметь дело с расширенными функциями, перед началом работы используйте клавишу F12, чтобы сохранить файл под другим именем. Он не так организован, как некоторые другие методы, но это полезный метод.
Перейти к облаку
Хранение файлов и их резервных копий в облаке становится все более распространенным явлением. Облачное хранилище предлагает множество преимуществ, таких как щедрое выделение места, простота использования, доступ из любого места и с любого устройства, которое вы используете, а также надежность.
Облачные хранилища создают резервные копии своих серверов, поэтому для файлов, хранящихся таким образом, существует двойной уровень защиты. По этим причинам облачное хранилище становится все более предпочтительным вариантом для большинства людей.
Есть несколько популярных бесплатных вариантов:
- Диск Google предлагает 15 ГБ для каждой учетной записи Google.
- Пользователи Mac получают 5 ГБ с iCloud, который встроен в каждое устройство Apple.
- Microsoft предоставляет 5 ГБ пространства с OneDrive, который поставляется с учетными записями Microsoft 365 и Xbox.
Если вам нужно больше места для хранения, вышеперечисленные услуги предлагают платные варианты, как и другие компании, занимающиеся облачным хранением.
Сохраняйте бумажные копии ваших документов
Это не избавит вас от необходимости снова печатать и форматировать документ, но сохранение распечатанной копии важного документа, по крайней мере, гарантирует, что у вас есть содержимое файла, а это лучше, чем вообще ничего.
