Что нужно знать
- Перед оцифровкой файлов создайте папки и подпапки для систематизации файлов.
- Убедитесь, что сканер или принтер поддерживает программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) и что у вас установлено программное обеспечение OCR.
- Процесс зависит от того, хотите ли вы сканировать документ на Mac или сканировать документ на Windows.
Оцифровка бумажных документов может помочь при организации важных документов. Цифровые файлы, в том числе PDF-файлы, можно преобразовать в файлы с возможностью поиска с помощью программного обеспечения для оптического распознавания символов (OCR), которое обычно поставляется с принтером. Это означает, что ваша информация не занимает места, и ее легче найти. Кроме того, вы можете сохранять свои цифровые файлы на CD или DVD, на флэш-накопителе, в онлайн-хранилище. Вот как упорядочить отсканированные документы.
Как использовать сканер для организации
Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы организовать свой бизнес или дом с помощью сканера. Вам понадобится сканер документов, чтобы сделать эту работу. Это не должно быть дорогим или причудливым. Если у вас его нет, начните с этих обзоров фотосканеров и сканеров документов, чтобы найти лучшие покупки.
Если вам не нужен отдельный сканер, подойдет недорогой многофункциональный принтер.
-
Пройдитесь по своим документам и решите, что можно оцифровать, а что можно безопасно выбросить.
Вероятно, это займет некоторое время. При необходимости работайте небольшими порциями.
-
Перед оцифровкой файлов создайте папки и подпапки для хранения файлов. Подумайте о категориях, которые вам нужны, и создайте папку для каждой. Положите квитанции по кредитным картам в одну папку, документы по страховке автомобиля в другую. Счета за телефон, чеки за продукты, счета за ремонт дома и т. д. можно поместить в отдельные папки. В каждой папке создайте вложенные папки для каждого года (или месяца). Легче начать с организованной системы и добавлять новые документы в нужный файл, чем перестраивать систему каждый раз, когда сканируется новая квитанция.
Чтобы создать новую папку в Windows, щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе и выберите Новая > Папка Повторите этот шаг, находясь внутри новой папку, чтобы создать подпапку. Чтобы создать новую папку на Mac, выберите File > New Folder или нажмите Shift+ Команда +N
-
Убедитесь, что сканер или принтер поставляются с программным обеспечением для оптического распознавания символов (OCR). Это позволяет сканировать документы в формат PDF и редактировать файлы. Скорее всего, на вашем компьютере с Windows установлено приличное программное обеспечение для распознавания текста.
Если на вашем компьютере не установлено программное обеспечение для оптического распознавания символов, популярными вариантами являются ABBYY FineReader и Adobe Acrobat Pro DC.
-
Пришло время отсканировать ваши документы. То, как именно вы это сделаете, зависит от типа используемого сканера и программного обеспечения.
У Lifewire есть руководства по сканированию документов на Windows и Mac.
- Когда вы закончите оцифровку документов, держите в голове бумажную работу. Убедитесь, что вы автоматически сканируете документы каждый раз, когда получаете новые квитанции или документы. Иначе бумажки опять начнут валиться.
