Как настроить автоматические ответы в Outlook

2024 Автор: Abigail Brown | [email protected]. Последнее изменение: 2024-01-07 19:06

Что нужно знать

• Учетная запись без биржи: создайте новый шаблон сообщения электронной почты, а затем создайте правило для отправки автоматического ответа.
• Учетная запись Exchange: Файл > Информация > Автоматические ответы > Отправлять автоматические ответы > составить сообщение > выбрать время начала и окончания > OK.
• На Outlook.com: Настройки > Просмотреть все настройки Outlook > Почта > Автоответы > Включить автоматические ответы > составить > Сохранить.

В этой статье объясняется, как создать ответное сообщение об отсутствии на работе для Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook для Microsoft 365 и Outlook.com, в зависимости от типа используемой учетной записи. Также объясняется, как определить, есть ли у вас учетная запись Exchange.

Как настроить автоматические ответы в Outlook

Эффективный автоматический ответ об отсутствии на работе в Outlook гарантирует, что, пока вас нет, люди будут знать, что вы недоступны, когда вы вернетесь, и что им следует делать, если у них есть проблема, требующая немедленного решения. внимание.

Настройка для ответа об отсутствии на рабочем месте в Outlook отличается в зависимости от того, находится ли ваша учетная запись электронной почты на сервере Microsoft Exchange или является учетной записью электронной почты IMAP или POP (например, общие службы электронной почты, такие как Gmail, Yahoo Mail, и другие).

Как узнать, есть ли у вас аккаунт на бирже

Если вы не уверены, используете ли вы Outlook с учетной записью Exchange, посмотрите на строку состояния в нижней части окна Outlook. Если вы используете учетную запись Exchange, в строке состояния вы увидите Подключено к: Microsoft Exchange.

Создайте шаблон электронного письма с автоматическим ответом

Чтобы настроить автоматический ответ в Outlook для учетной записи электронной почты IMAP или POP (для Exchange см. ниже), используйте функцию правил Outlook. Начните с создания шаблона электронного письма с автоматическим ответом, которое будет отправлено получателям, пока вас нет.

1. Выберите Новый адрес электронной почты.

   

2. Введите Тема электронной почты и текст сообщения, сообщающего получателю, что вы недоступны.

   Сообщите получателям, когда они могут ожидать личного ответа от вас, и помните, сколько информации вы раскрываете в своем автоматическом ответе, потому что раскрытие слишком большого количества информации может представлять риск.

3. Когда вы закончите составлять сообщение автоответчика, выберите Файл.

   

4. Выберите Сохранить как.

   

5. Выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип и выберите Шаблон Outlook.

   

6. Outlook по умолчанию использует тему шаблона в качестве имени в текстовом поле Имя файла. Измените это на любое другое, которое позволит вам узнать, что это ваш файл шаблона электронной почты, не находящийся на рабочем месте.

7. Выберите Сохранить.

   

8. Закройте окно сообщения.

Создание правила автоматического ответа об отсутствии на работе

Следующим шагом для учетных записей электронной почты IMAP или POP является настройка правила Outlook. Это правило отправит ответ, используя шаблон, который вы создали в предыдущем разделе.

1. Выбрать Файл > Информация.

   

2. Выберите Управление правилами и предупреждениями.

   

3. Выберите вкладку Правила электронной почты.

   

4. В разделе Применить изменения к этой папке выберите учетную запись электронной почты, для которой вы создаете автоматический ответ.

   Вы сможете применить новое правило ко всем учетным записям позже.

5. Выберите Новое правило.

   

6. В разделе Начать с пустого правила выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю.

   

7. Выберите Далее.

8. В разделе Шаг 1: Выберите условие(я), установите флажок Где мое имя в поле Кому.

   Правило автоматического ответа отвечает на всю входящую почту, если снять все флажки условий.

   

9. Выберите Далее.

10. В разделе Шаг 1: Выберите действие(я), установите флажок ответа, используя определенный шаблон.

    

11. В разделе Шаг 2: Изменить описание правила (нажмите на подчеркнутое значение) выберите ссылку конкретный шаблон.

    

12. Выберите стрелку раскрывающегося списка Look In, затем выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе.

    

13. Выделите созданный шаблон.

    

14. Выбрать Открыть.
15. В диалоговом окне Мастер правил выберите Далее.

16. В разделе Шаг 1: Выберите исключение(я), установите флажок кроме случаев, когда это автоматический ответ.

    

17. Выберите Далее.
18. В разделе Шаг 1: Укажите имя для этого правила введите имя для правила автоматического ответа.

19. В разделе Шаг 2: Настройка параметров правила установите флажок Включить это правило, если вы хотите активировать автоответчик. Если вы не хотите, чтобы автоматический ответ был активен сейчас, снимите флажок.

    Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, в которых вы хотите использовать этот автоответчик, установите флажок Создать это правило для всех учетных записей.

20. Выберите Готово.
21. В диалоговом окне Правила и оповещения выберите OK.

Outlook отправляет автоматический ответ на адрес каждого полученного письма один раз за сессию; второй автоматический ответ отправляется после закрытия и повторного открытия Outlook.

Как включить и отключить автоматические ответы для учетных записей электронной почты IMAP и POP

Для учетных записей электронной почты IMAP и POP включите автоответчик, когда вам это нужно. Перейдите к File > Manage Rules & Alerts > Email Rules, установите флажок рядом с вашим авто- правило респондента, затем выберите OK.

Чтобы отключить автоответчик, снимите флажок, затем выберите OK.

Автоматические ответы для учетных записей Microsoft Exchange

Если ваша учетная запись электронной почты является учетной записью Microsoft Exchange (вы можете настроить учетную запись Outlook.com в качестве учетной записи Exchange в Outlook), вы можете настроить автоматический ответ об отсутствии на работе непосредственно на сервере. Выполните следующие действия для Outlook 2019, 2016 и Outlook для Microsoft 365.

1. Выбрать Файл > Информация.

2. Выбрать Автоматические ответы.

   

3. Выберите Отправлять автоматические ответы. Составьте автоматический ответ в текстовом поле.

   Чтобы отключить автоматический ответ, перейдите в диалоговое окно Автоматические ответы и выберите Не отправлять автоматические ответы. Автоответы больше не отправляются.

4. При необходимости установите период времени, в течение которого вы хотите, чтобы автоответчик был активен. Установите флажок Отправлять только в течение этого временного диапазона. Затем установите Время начала и Время окончания Только сообщения, полученные в течение этого диапазона, получат автоматический ответ.

5. Если вы работаете внутри компании или организации, у вас могут быть дополнительные параметры для автоматических ответов:

   • Внутри моей организации: Это сообщение отправляется сообщениям, полученным от других сотрудников той же компании или организации, что и вы.
   • Вне моей организации: сообщение отправляется людям за пределами вашей организации. Установите флажок Автоответ людям за пределами моей организации.

   Автоматические ответы сопряжены с рисками безопасности.

6. Выберите OK.

Инструменты и надстройки автоответчика Outlook

Вместо того, чтобы вручную настраивать правило в Outlook, используйте надстройку, такую как Mail Responder для Outlook, или такие инструменты, как Email Responder (FreeBusy) или Auto Reply Manager. Эти инструменты позволяют отправлять только необходимые ответы об отсутствии на рабочем месте.

Для более централизованного хранения ответов об отсутствии на работе на сервере Exchange (включая шаблоны с полями, объединенными с Active Directory), попробуйте Symprex Out-of-Office Manager.

Как включить автоматические ответы на Outlook.com

Включение автоматических ответов на Outlook.com - простой процесс. Эта функция не предлагает столько возможностей, как программное обеспечение Outlook, но ею легко пользоваться.

1. На странице почты Outlook.com выберите Настройки > Просмотреть все настройки Outlook.

   

2. Выбрать Почта > Автоматические ответы.

   

3. Включите переключатель Включить автоматические ответы.

   Чтобы отключить автоматические ответы, выключите переключатель Автоматические ответы вкл.

   

4. Необязательно: Установите флажок Отправлять ответы только в течение периода времени. Укажите Время начала и Время окончания. Автоматические ответы отправляются только в течение этого периода времени.

5. Введите сообщение, которое вы хотите отправить, пока включены автоматические ответы.

   

6. При необходимости установите флажок Отправлять ответы только контактам, чтобы автоматически отправлять ответы только тем людям и адресам электронной почты, которые указаны в ваших контактах Outlook.com.
7. Выберите Сохранить.