Что нужно знать
- В Windows: выберите Файл > Экспорт > Создать PDF/XPS. Подтвердите, что PDF выбрано рядом с Сохранить как тип.
- На Mac: перейдите в Файл > Сохранить как. Рядом с Формат файла выберите PDF..
- В Google Таблицах: используйте средство выбора файлов, чтобы открыть файл Excel. Перейдите к Файл > Загрузить > PDF > Экспорт.
В этой статье объясняются методы преобразования документов Excel в формат PDF, включая экспорт из Windows или Mac Excel, использование Google Sheets, использование онлайн-конвертера и печать в формате PDF. Информация относится к версиям Excel 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Microsoft 365.
Экспорт в PDF в Excel на ПК с Windows
Существует множество способов преобразовать файл Excel в формат PDF, чтобы его было легче открывать и читать на других устройствах без установки программы или приложения для работы с электронными таблицами. Если на вашем компьютере с Windows установлен Excel, вы можете легко конвертировать файлы формата Excel XLSX или XLS в PDF-файлы.
- Откройте меню Файл > Экспорт.
- Выберите Создать PDF/XPS.
-
Перепроверьте, что PDF (.pdf) выбрано рядом с Сохранить как тип. Другой вариант - создание XPS-файла.
Image Вы можете использовать это время перед созданием PDF-файла, чтобы включить или отключить некоторые дополнительные параметры. Перейдите в Options в диалоговом окне сохранения, чтобы выполнить такие действия, как экспорт только определенных страниц в PDF, экспорт всех листов и многое другое.
- Выберите место для сохранения PDF-файла, а затем выберите Опубликовать.
Экспорт в PDF в Excel на Mac
Если вы работаете на компьютере Mac, создание PDF-файла из файла Excel можно выполнить с помощью пункта меню Сохранить как.
- Перейдите к Файл > Сохранить как, чтобы открыть всплывающее окно для сохранения документа Excel.
-
Рядом с Формат файла, внизу этого окна выберите PDF.
Image Обратите внимание на параметры под раскрывающимся списком выбора формата. Вы можете выбрать Workbook или Sheet, чтобы преобразовать либо всю книгу в PDF (все листы, содержащие данные), либо только открытый лист. прямо сейчас.
-
Выберите Сохранить, чтобы преобразовать файл Excel в PDF на вашем Mac.
Экспорт в PDF с помощью Google Таблиц
Sheets - это онлайн-редактор электронных таблиц Google. Поскольку вы можете загружать файлы Excel в Google Таблицы и поскольку Таблицы могут экспортировать документы в формат PDF, это отличный способ конвертировать XLSX/XLS в PDF на любом компьютере.
- Откройте Google Sheets и используйте кнопку средства выбора файлов справа, чтобы найти и открыть файл Excel.
-
Перейдите к Файл > Загрузить > PDF (.pdf) для предварительного просмотра документа в формате PDF. Вы можете изменить то, что должно быть экспортировано, и некоторые другие настройки.
Image - Выберите ЭКСПОРТ, чтобы сохранить электронную таблицу в формате PDF.
Используйте онлайн-конвертеры
Еще один вариант - использовать конвертер файлов. Поскольку файлы XLS и XLSX являются документами, вы можете использовать бесплатный конвертер файлов документов.
Существуют даже некоторые онлайн-конвертеры Excel в PDF, которые еще больше упрощают эту задачу, а поскольку они работают с любым веб-браузером, они могут конвертировать Excel в PDF в любой операционной системе.
Некоторые из наших фаворитов включают Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF и Online2PDF.
Еще один, который нам нравится, показан ниже, это FileZigZag. Загрузите туда свой файл Excel и выберите PDF в качестве целевого формата. Выберите Начать преобразование, чтобы преобразовать файл Excel в PDF и получить ссылку для скачивания.
«Печать» в PDF
Если у вас не установлен Excel, вы все равно можете сохранить файл XLSX или XLS в PDF с помощью бесплатной программы Microsoft Excel Viewer. Однако, поскольку этот инструмент является только средством просмотра файлов Excel (а не редактором), вам необходимо установить вместе с ним еще одну программу, чтобы она поддерживала преобразование PDF.
Один из способов - бесплатный PDF-принтер. PDF-принтеры работают, когда вы «распечатываете» документ в формате PDF, что является простым способом отправки файла Excel в конвертер PDF, после чего программа сохранит его в формате PDF.
- Откройте средство просмотра Excel и выберите файл Excel, который вы хотите преобразовать в PDF.
- Используйте кнопку в верхней левой части программы, чтобы выбрать Печать.
-
Измените принтер в раскрывающемся меню рядом с Имя на принтер PDF, который вы установили.
Image В нашем примере мы можем выбрать Foxit Reader PDF Printer из раскрывающегося меню.
-
Внесите любые другие изменения в настройки печати, например, распечатайте определенное количество страниц, а затем выберите OK, чтобы запустить программное обеспечение принтера PDF, Foxit PDF Reader в этот случай.
Некоторые принтеры PDF откроют программу с дальнейшими инструкциями, а другие сохранят PDF без каких-либо дополнительных подсказок.
- Вот и все! Вы создали файл PDF из документа Excel!
Зачем использовать формат PDF
Файлы Excel требуют специальной программы для их чтения и редактирования, поэтому может быть сложно поделиться такими документами с людьми, у которых нет необходимого программного обеспечения. Однако формат PDF гораздо более распространен, поэтому, если на компьютере установлено средство просмотра PDF, вы можете просматривать файл без необходимости в средстве просмотра/редактировании электронных таблиц.
Файлы Excel, которые остаются в формате XLSX или XLS, на 100% редактируются в Excel или другой аналогичной программе для работы с электронными таблицами (например, OpenOffice Calc и LibreOffice Calc), а PDF-файлы - нет. Хотя существуют редакторы PDF, они обычно не работают так же хорошо, как редактирование необработанных файлов.
