Правильный ввод данных в электронную таблицу в первый раз позволяет избежать проблем в дальнейшем и упрощает использование многих инструментов и функций Excel, таких как формулы и диаграммы. В этом руководстве рассматриваются основные правила ввода данных в программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel, Google Sheets и Open Office Calc.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Mac, Excel для Microsoft 365 и Excel Online.
Обзор ввода данных в Excel
Рабочие листы Excel - это мощные инструменты аналитики, в которых хранятся большие объемы данных. Убедитесь, что ваши данные отображаются и анализируются правильно, используя рекомендации Excel для ввода данных.
Вот основные правила, о которых следует помнить при использовании Excel:
- Делайте планируйте свою электронную таблицу.
- Не оставляйте пустые строки или столбцы при вводе связанных данных.
- Делайте часто сохраняйте и сохраняйте в двух местах.
- Не используйте числа в качестве заголовков столбцов и не включайте единицы измерения в данные.
- Делать использовать ссылки на ячейки и именованные диапазоны в формулах.
- Не оставляйте незаблокированными ячейки, содержащие формулы.
- Выполните сортировку данных.
Планируйте электронную таблицу
При вводе данных в Excel рекомендуется планировать их до того, как вы начнете печатать. Решите, как будет использоваться рабочий лист, какие данные он будет содержать и что будет делаться с этими данными. Эти решения существенно влияют на окончательный макет рабочего листа.
Планирование перед вводом текста экономит время позже, если электронную таблицу необходимо реорганизовать, чтобы сделать ее более эффективной.
Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при планировании рабочих книг Excel:
- Какова цель электронной таблицы?
- Сколько данных будет храниться в электронной таблице?
- Нужны ли графики?
- Таблица будет распечатана?
Итог
Назначение электронной таблицы определяет местонахождение данных, поскольку наиболее важная информация должна быть видна и легкодоступна. Если ваши данные требуют расчетов, расчеты определяют, какие формулы и функции необходимы и где формулы должны быть введены.
Сколько данных будет храниться в электронной таблице?
Объем данных, который первоначально будет храниться в электронной таблице, и то, сколько данных будет добавлено к ней позже, определяет количество рабочих листов, которые вам понадобятся для рабочей книги.
Вот несколько советов:
- Не распространяйте слишком много данных. Когда данные содержатся на нескольких листах, конкретную информацию может быть трудно найти. Кроме того, вычисления, охватывающие несколько листов или книг, влияют на производительность Excel.
- Для больших листов отображайте значимые итоги столбцов над заголовками столбцов, а не внизу листа, чтобы быстро найти сводную информацию.
Нужны ли графики?
Если все или часть данных будут использоваться в диаграмме или диаграммах, это может повлиять на расположение информации.
При работе с диаграммами следуйте этим рекомендациям:
- В зависимости от типа диаграммы данные могут быть сгруппированы по-разному. Например, создайте сводную область для круговых диаграмм.
- Для больших электронных таблиц переместите диаграммы на отдельные страницы, чтобы рабочие листы не были перегружены данными и изображениями.
Будет ли напечатана таблица?
Как вы организуете данные, зависит от того, как данные будут напечатаны. Будут ли напечатаны все данные или только часть данных? Будут ли данные распечатаны в книжной или альбомной ориентации?
При печати листов помните об этих советах:
- Если рабочий лист печатается в книжной ориентации на бумаге формата Letter (8,5 x 11 дюймов), поместите большую часть данных в строки под несколькими столбцами. Таким образом, заголовки видны на одном листе.
- Если рабочий лист распечатан на нескольких листах, печатайте заголовки столбцов вверху каждой страницы. Заголовки столбцов обеспечивают обзор данных и делают данные более доступными и легкими для чтения.
- Если печатается несколько столбцов данных, используйте альбомную верстку, чтобы все заголовки располагались на одной странице. Опять же, если требуется несколько листов, печатайте заголовки столбцов вверху каждой страницы.
- Если рабочий лист содержит диаграммы, переместите диаграммы на отдельный лист перед печатью рабочей книги.
Не оставляйте пустые строки или столбцы при вводе связанных данных
Пустые строки или столбцы в таблицах данных или связанных диапазонах данных затрудняют правильное использование некоторых функций Excel, таких как диаграммы, сводные таблицы и специальные функции.
Даже пустые ячейки в строке или столбце, содержащие данные, могут вызвать проблемы, как показано на изображении ниже.
Отсутствие пустых пространств помогает Excel обнаруживать и выбирать связанные данные при использовании ряда функций, таких как сортировка, фильтрация или автосуммирование.
Если вы хотите разбить данные, чтобы их было легче читать, используйте границы или форматируйте заголовки и метки. Используйте визуальные подсказки, такие как жирный текст, линии и цвет ячеек, чтобы отделить и выделить данные.
Следуйте этим советам при работе с данными в строках и столбцах:
- Поместите описательный заголовок в верхней части первого столбца таблицы с данными под ним.
- Если имеется более одного ряда данных, перечислите их один за другим в столбцах (слева направо) с заголовком каждого ряда данных вверху.
Итог
Хотя важно хранить связанные данные вместе, также полезно разделять несвязанные диапазоны данных. Оставляйте пустые столбцы или строки между различными диапазонами данных или другими данными на листе, чтобы Excel выбрал правильные связанные диапазоны или таблицы данных.
Сохраняйте чаще
Невозможно переоценить или слишком часто заявлять о важности сохранения вашей работы. Если вы используете веб-таблицу, такую как Google Sheets или Excel Online, сохранение не является проблемой. Эти программы не имеют опции сохранения. Вместо этого электронные таблицы автоматически сохраняются в вашей облачной учетной записи с помощью функции автосохранения.
Для настольных программ для работы с электронными таблицами сохраните свою работу после двух или трех изменений. Например, сохраняйте данные после добавления данных, форматирования заголовков столбцов или ввода формулы. По крайней мере, сохраняйте свою работу каждые две-три минуты.
Несмотря на то, что стабильность компьютеров и компьютерного программного обеспечения значительно улучшилась с течением времени, программное обеспечение по-прежнему дает сбои, случаются сбои в подаче электроэнергии, и другие люди иногда спотыкаются о шнур питания и выдергивают его из розетки. А когда происходят несчастные случаи, потеря данных увеличивает вашу рабочую нагрузку, поскольку вы восстанавливаете то, что уже сделали.
Excel имеет функцию автосохранения, которая обычно работает очень хорошо, но вы не должны полностью полагаться на нее. Выработайте привычку защищать свои данные с помощью частых сохранений.
Ярлык для сохранения
Вам не нужно перемещать мышь на ленту и нажимать на значки, чтобы сохранить свою работу. Вместо этого заведите привычку сохранять с помощью сочетания клавиш. Если вы хотите сохранить рабочий лист, нажмите Ctrl+ S..
Сохраняйте в двух местах
Также важно сохранять данные в двух разных местах. Второе место резервное. Лучшая резервная копия - та, которая находится в другом физическом месте, чем оригинал.
При сохранении резервной копии книг рассмотрите возможность сохранения файлов в облачной учетной записи. Когда рабочие книги хранятся на вашем компьютере и в облаке, у вас будет не только резервная копия в облаке, но и облако разработано с избыточными резервными копиями, что означает, что ваши данные хранятся на нескольких серверах.
Облачное резервное копирование
Опять же, создание резервной копии не должно занимать много времени.
Если безопасность не является проблемой, например, если рабочий лист представляет собой список ваших DVD-дисков, вероятно, достаточно отправить себе копию по электронной почте. Если безопасность является проблемой, можно использовать облачное хранилище.
В случае онлайн-таблиц владельцы программы создают резервные копии своих серверов, включая все пользовательские данные. Но на всякий случай загрузите копию файла на свой компьютер.
Не используйте числа в качестве заголовков столбцов и не включайте единицы измерения в данные
Используйте заголовки в верхней части столбцов и в начале строк для идентификации ваших данных, заголовки упрощают такие операции, как сортировка. Но не используйте такие числа, как 2012, 2013 и т. д., в качестве заголовков.
Как показано на изображении выше, заголовки столбцов и строк, которые являются числами, могут быть непреднамеренно включены в расчеты. Если ваши формулы содержат функции, которые автоматически выбирают диапазон данных для аргумента функции, например AutoSum, числа в заголовках столбцов вызовут проблемы.
Обычно такие функции, которые также включают AutoMax и AutoAverage, сначала ищут столбцы чисел, а затем ищут ряд чисел слева. Любые заголовки, которые являются числами, будут включены в выбранный диапазон.
Числа, которые используются в качестве заголовков строк, могут быть ошибочно приняты за другой ряд данных, если они выбраны как часть диапазона диаграммы, а не как метки осей.
Форматируйте числа в ячейках заголовков как текст или создавайте текстовые метки, ставя перед каждым числом апостроф ('), например '2012 и '2013. Апостроф не отображается в ячейке, но заменяет число на текстовые данные.
Оставлять единицы в заголовках
Не вводите валюту, температуру, расстояние или другие единицы измерения в каждую ячейку с числовыми данными. Если вы это сделаете, есть вероятность, что Excel или Google Таблицы будут отображать все ваши данные в виде текста.
Вместо этого поместите единицы измерения в заголовки в верхней части столбца, чтобы эти заголовки были в текстовом формате и не создавали проблем.
Текст слева, цифры справа
Быстрый способ узнать, есть ли у вас текстовые или числовые данные, - это проверить выравнивание данных в ячейке. По умолчанию текстовые данные в Excel и Google Таблицах выравниваются по левому краю, а числовые данные в ячейке выравниваются по правому краю.
Хотя это выравнивание по умолчанию можно изменить, форматирование следует применять после ввода всех данных и формул. Выравнивание по умолчанию дает вам понять, правильно ли отформатированы данные на листе.
Обозначения процентов и валюты
Наилучшим способом ввода данных в рабочий лист является ввод обычного числа, а затем форматирование ячейки для правильного отображения числа, например, в процентах или в денежной форме.
Excel и Google Таблицы распознают символы процента, которые вводятся в ячейку вместе с числом. Эти приложения также принимают общие символы валюты, такие как знак доллара ($) или символ британского фунта стерлингов (£), если вы вводите их в ячейку вместе с числовыми данными, но другие символы валюты, такие как южноафриканский ранд (R), интерпретируется как текст.
Во избежание потенциальных проблем введите сумму, а затем отформатируйте ячейку для валюты, а не вводите символ валюты.
Используйте ссылки на ячейки и именованные диапазоны в формулах
И ссылки на ячейки, и именованные диапазоны могут и должны использоваться в формулах, чтобы формулы и весь рабочий лист не содержали ошибок и были актуальными.
Ссылки на ячейки представляют собой комбинацию буквы столбца и номера строки ячейки, например A1, B23 и W987. Ссылки на ячейки определяют расположение данных на листе.
Именованный диапазон или определенное имя похоже на ссылку на ячейку в том смысле, что оно используется для идентификации ячейки или диапазона ячеек на листе.
Ссылки на данные в формулах
Формулы используются в Excel для выполнения вычислений, таких как сложение или вычитание.
Если фактические числа находятся в таких формулах, как:
=5 + 3
Каждый раз, когда данные меняются, вы должны редактировать формулу. Таким образом, если новые числа равны 7 и 6, формула принимает вид:
=7 + 6
В качестве альтернативы, если вы вводите данные в ячейки на листе, используйте в формуле ссылки на ячейки или имена диапазонов, а не числа.
Если вы введете число 5 в ячейку A1 и 3 в ячейку A2, формула будет выглядеть так:
=A1 + A2
Чтобы обновить данные, вы измените содержимое ячеек A1 и A2, но сохраните формулу как есть. Excel автоматически обновляет результаты формулы.
Этот метод полезен, когда рабочий лист содержит сложные формулы и когда несколько формул ссылаются на одни и те же данные. Затем вы измените данные только в одном месте, что, в свою очередь, обновит формулы, которые на них ссылаются.
Ссылки на ячейки и именованные диапазоны также делают рабочие листы более безопасными, защищая формулы от случайных изменений, оставляя ячейки данных доступными для изменения.
Итог
Еще одна особенность Excel и Google Sheets заключается в том, что ссылки на ячейки или имена диапазонов можно вводить в формулы с помощью указывания, которое включает в себя щелчок по ячейке, чтобы ввести ссылку в формулу. Указывание уменьшает вероятность ошибок, вызванных вводом неправильной ссылки на ячейку или ошибкой в названии диапазона.
Использование именованных диапазонов для выбора данных
Присвоение имени области связанных данных облегчает выбор данных, которые будут отсортированы или отфильтрованы.
Если размер области данных изменился, отредактируйте именованный диапазон с помощью диспетчера имен.
Не оставлять незаблокированными ячейки, содержащие формулы
Потратив так много времени на корректировку своих формул и использование правильных ссылок на ячейки, многие люди совершают ошибку, оставляя эти формулы уязвимыми для случайных или непреднамеренных изменений.
Заблокируйте ячейки, содержащие формулы, если вы используете ссылки на ячейки или именованные диапазоны. При необходимости защитите ячейки паролем, чтобы сохранить их в безопасности.
В то же время оставьте ячейки, содержащие данные, незаблокированными, чтобы пользователи могли вносить изменения и поддерживать электронную таблицу в актуальном состоянии.
Защита листа или книги состоит из двух шагов:
- Убедитесь, что правильные ячейки заблокированы.
- Защитите рабочий лист, добавив пароль.
Сортируйте данные
Сортируйте данные после того, как закончите их вводить. Работа с небольшими объемами несортированных данных в Excel или Google Sheets обычно не вызывает затруднений, но по мере того, как электронная таблица становится больше, эффективно работать с ней становится все труднее.
Отсортированные данные легче понять и проанализировать. Некоторые функции и инструменты, такие как ВПР и ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГОВ, требуют отсортированных данных для получения точных результатов.
Кроме того, сортируйте данные по-разному, чтобы выявить тенденции, которые на первый взгляд не очевидны.
Выберите данные для сортировки
Excel должен знать точный диапазон, который вам нужно отсортировать, и определить области связанных данных, если они:
- Нет пустых строк или столбцов в области связанных данных.
- Пустые строки и столбцы между областями связанных данных.
Excel также определяет, есть ли в области данных имена полей, и исключает эту строку из сортировки.
Однако разрешение Excel выбирать диапазон для сортировки может быть рискованным, особенно с большими объемами данных, которые трудно проверить.
Использование имен для выбора данных
Чтобы убедиться, что выбраны правильные данные, выделите диапазон перед началом сортировки. Если вы планируете многократно сортировать один и тот же диапазон данных, лучше всего дать ему имя.
При сортировке именованного диапазона данных введите имя в поле «Имя» или выберите его из соответствующего раскрывающегося списка. Excel автоматически выделяет правильный диапазон данных на листе.
Сортировка скрытых строк и столбцов
Excel не включает скрытые строки и столбцы данных при сортировке, поэтому эти строки и столбцы должны быть отображены перед сортировкой. Например, если строка 7 скрыта в диапазоне данных, которые будут отсортированы, она останется строкой 7 и не будет перемещена в правильное место в отсортированных данных.
То же самое касается столбцов данных. Сортировка по строкам включает переупорядочивание столбцов данных, но если столбец B скрыт до сортировки, он останется столбцом B после сортировки.
Сохранить числа как числа
Проверьте, что все числа отформатированы как числа. Если результаты не соответствуют вашим ожиданиям, столбец может содержать числа, сохраненные в виде текста, а не в виде чисел. Например, отрицательные числа, импортированные из некоторых систем учета, или числа, введенные с начальным апострофом ('), сохраняются как текст.
Когда данные быстро сортируются с помощью кнопки A-Z или Z-A, что-то может пойти не так. Если в данных есть пустая строка или пустые столбцы, некоторые данные будут сортироваться, а некоторые нет. Самый простой способ убедиться, что вы выбрали правильный диапазон данных перед сортировкой, - дать ему имя.
Если выделена одна ячейка, Excel расширяет выделение до диапазона (так же, как нажатие Ctrl+ Shift+ 8 ), ограниченный одним или несколькими пустыми столбцами и строками. Затем он проверяет первую строку в выбранном диапазоне, чтобы определить, содержит ли она информацию заголовка или нет.
Заголовки столбцов должны соответствовать строгим правилам, прежде чем Excel распознает их как заголовок. Например, если в строке заголовка есть пустые ячейки, Excel может решить, что это не заголовок. Аналогичным образом, если строка заголовка отформатирована так же, как и другие строки в диапазоне данных, Excel может не распознать заголовок. Кроме того, если таблица данных состоит из текста, а строка заголовка не содержит ничего, кроме текста, Excel не распознает строку заголовка; строка заголовка выглядит так же, как другая строка данных для Excel.
Excel выполняет сортировку только после выбора диапазона и определения наличия строки заголовка. Результаты сортировки зависят от того, правильно ли Excel выполнил выбор диапазона и определение строки заголовка. Например, если Excel не считает, что есть строка заголовка, то заголовок сортируется в тело данных.
Чтобы убедиться, что ваш диапазон данных распознан правильно, используйте клавишу Ctrl+ Shift+ 8ярлык, чтобы увидеть, что выбирает Excel. Если это не соответствует вашим ожиданиям, измените характер данных в таблице или выберите диапазон данных перед использованием диалогового окна Сортировка.
Чтобы обеспечить правильное распознавание заголовков, используйте клавишу Ctrl+ Shift+ 8 ярлык, чтобы выбрать диапазон данных, затем посмотрите на первую строку. Если в заголовке есть пустые ячейки среди ячеек, выбранных в первой строке, первая строка отформатирована так же, как вторая строка, или вы выбрали более одной строки заголовка, то Excel предполагает, что строки заголовка нет. Чтобы исправить это, внесите изменения в строку заголовка, чтобы Excel их распознал.
Если в вашей таблице данных используются многострочные заголовки, Excel может с трудом их распознавать. Проблема усугубляется, когда вы ожидаете, что Excel будет включать пустые строки в этот заголовок; он просто не может сделать это автоматически. Однако вы можете выбрать строки для сортировки перед выполнением сортировки. Другими словами, укажите, что именно вы хотите отсортировать в Excel; не позволяйте Excel делать предположения за вас.
Сохранить дату и время в виде текста
Если результаты сортировки по дате не соответствуют ожидаемым, данные в столбце, содержащем ключ сортировки, могут содержать даты или время, сохраненные в виде текстовых данных, а не в виде чисел (даты и время представляют собой числовые данные в формате).
На изображении выше запись А. Петерсона оказалась внизу списка, тогда как, исходя из даты заимствования 5 ноября 2014 г., она должна быть выше записи А. Уилсона, которая также имеет дату заимствования 5 ноября. Причина неожиданных результатов заключается в том, что дата заимствования для А. Петерсона была сохранена в виде текста, а не числа.
Смешанные данные и быстрая сортировка
При использовании метода быстрой сортировки с записями, содержащими текстовые и числовые данные, Excel сортирует числовые и текстовые данные отдельно, помещая записи с текстовыми данными в конец отсортированного списка.
Excel также может включать заголовки столбцов в результаты сортировки, интерпретируя их как еще одну строку текстовых данных, а не как имена полей для таблицы данных.
Сортировка предупреждений
При использовании диалогового окна «Сортировка» даже для сортировки по одному столбцу Excel может отображать предупреждение о том, что он обнаружил данные, хранящиеся в виде текста, и предоставляет следующие параметры:
- Сортировать все, что выглядит как число, как число.
- Сортировать числа и числа, хранящиеся в виде текста, отдельно.
Первый вариант помещает текстовые данные в правильное место результатов сортировки. Второй вариант помещает записи, содержащие текстовые данные, в конец результатов сортировки, как и при быстрой сортировке.
