Что нужно знать
- Создание отчета с использованием диаграмм: выберите Вставить > Рекомендуемые диаграммы, затем выберите ту, которую хотите добавить на лист отчета.
- Создайте отчет со сводными таблицами: выберите Вставить > Сводная таблица. Выберите диапазон данных, который вы хотите проанализировать, в поле Таблица/Диапазон.
- Печать: перейдите в Файл > Печать, измените ориентацию на Пейзажная, масштабирование на Fit All Columns on One Page и выберите Печать всей книги.
В этой статье объясняется, как создать отчет в Microsoft Excel, используя основные навыки, такие как создание основных диаграмм и таблиц, создание сводных таблиц и печать отчета. Сведения в этой статье относятся к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Excel для Mac.
Создание базовых диаграмм и таблиц для отчета Excel
Создание отчетов обычно означает сбор информации и ее представление на одном листе, который служит листом отчета для всей информации. Эти листы отчетов должны быть отформатированы таким образом, чтобы их было легко распечатать.
Одним из наиболее распространенных инструментов, которые люди используют в Excel для создания отчетов, являются инструменты диаграммы и таблицы. Чтобы создать диаграмму в листе отчета Excel:
-
Выберите Вставить в меню и в группе диаграмм выберите тип диаграммы, которую вы хотите добавить на лист отчета.
Image -
В меню Chart Design в группе Data выберите Select Data.
Image -
Выберите лист с данными и выберите все ячейки, содержащие данные, которые вы хотите отобразить (включая заголовки).
Image -
Диаграмма обновится в вашем листе отчета с данными. Заголовки будут использоваться для заполнения меток на двух осях.
Image -
Повторите описанные выше шаги, чтобы создать новые диаграммы и графики, которые должным образом представляют данные, которые вы хотите отобразить в своем отчете. Когда вам нужно создать новый отчет, вы можете просто вставить новые данные в листы данных, и диаграммы и графики обновятся автоматически.
Image Существуют разные способы оформления отчета с помощью Excel. Вы можете размещать графики и диаграммы на той же странице, что и табличные (числовые) данные, или создать несколько листов, чтобы визуальные отчеты находились на одном листе, табличные данные - на другом и т. д.
Использование сводных таблиц для создания отчета из электронной таблицы Excel
Сводные таблицы - еще один мощный инструмент для создания отчетов в Excel. Сводные таблицы помогают глубже копаться в данных.
-
Выберите лист с данными, которые вы хотите проанализировать. Выберите Вставить > Сводная таблица.
Image -
В диалоговом окне «Создать сводную таблицу» в поле «Таблица/диапазон» выберите диапазон данных, которые вы хотите проанализировать. В поле «Место» выберите первую ячейку рабочего листа, в которой вы хотите провести анализ. Нажмите OK для завершения.
Image -
Это запустит процесс создания сводной таблицы на новом листе. В области полей сводной таблицы первое поле, которое вы выберете, будет полем ссылки.
Image В этом примере эта сводная таблица будет отображать информацию о посещаемости веб-сайта по месяцам. Итак, сначала вы должны выбрать Месяц..
-
Далее перетащите поля данных, для которых вы хотите отобразить данные, в область значений панели полей сводной таблицы. Вы увидите данные, импортированные из исходного листа в сводную таблицу.
Image -
Сводная таблица сопоставляет все данные для нескольких элементов, добавляя их (по умолчанию). В этом примере вы можете увидеть, в какие месяцы было больше всего просмотров страниц. Если вам нужен другой анализ, просто выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с элементом на панели «Значения», затем выберите Настройки поля значений
Image -
В диалоговом окне «Параметры поля значения» измените тип расчета на любой предпочитаемый.
Image - Это соответствующим образом обновит данные в сводной таблице. Используя этот подход, вы можете выполнять любой анализ исходных данных и создавать сводные диаграммы, которые отображают информацию в вашем отчете так, как вам нужно.
Как распечатать отчет Excel
Вы можете создать печатный отчет из всех созданных вами листов, но сначала вам нужно добавить заголовки страниц.
-
Выбрать Вставить > Текст > Верхний и нижний колонтитулы.
Image -
Введите заголовок страницы отчета, а затем отформатируйте его, чтобы использовать текст большего размера, чем обычно. Повторите этот процесс для каждого листа отчета, который вы планируете распечатать.
Image -
Далее скройте листы, которые вы не хотите включать в отчет. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите Скрыть.
Image -
Чтобы распечатать отчет, выберите Файл > Печать. Измените ориентацию на Пейзажная и масштабируйте на Fit All Columns on One Page.
Image -
Выберите Распечатать всю книгу. Теперь, когда вы печатаете свой отчет, только созданные вами листы отчета будут распечатаны как отдельные страницы.
Вы можете либо распечатать свой отчет на бумаге, либо распечатать его в формате PDF и отправить в виде вложения электронной почты.
