Есть много способов поделиться папкой в Outlook с другими. Это может значительно упростить работу с командой или над проектом, когда все коммуникации находятся в одном месте, и это может быть отличным способом управлять домашними делами, финансами и многим другим. Узнайте, как создавать общие папки Outlook и организовывать свою работу.
У вас должен быть доступ к серверу Exchange. Это единственный способ управлять папками Outlook или делиться ими.
Как открыть общий доступ к папке в Outlook 2016
Что-то, что вы хотите проверить, прежде чем пытаться поделиться папкой, это то, что ваш администратор разрешает вам это делать. Если да, то вот что вам нужно сделать:
- Откройте Outlook как обычно.
- Найдите папку, которой хотите поделиться с кем-нибудь.
-
Найдя папку, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Свойства
Image -
В окне свойств выберите вкладку Разрешения.
Image - Выбрать Добавить.
-
Из списка адресов электронной почты на сервере выберите тот, которому вы хотите предоставить общий доступ к папке в Outlook.
Image
Как открыть общую папку в Outlook
Если другой человек поделился с вами папкой, убедитесь, что он дал вам правильные разрешения. Скорее всего, вы получите приглашение к совместному использованию по электронной почте, и все, что вам нужно сделать, это выбрать Open this Notes/Tasks/Journal/Contacts/Calendar в верхнем левом углу.
Рассмотрите возможность сохранения электронного письма с приглашением для общей папки.
Если вы удалите электронное письмо с приглашением, общий контент по-прежнему будет доступен для вас, есть только несколько дополнительных шагов. Просто выберите вкладку Папка, затем выберите Открыть общий Календарь/Контакты/Журнал/Заметки/Задачи.
Это работает в Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019
Как удалить общую папку
Независимо от того, предоставляете ли вы общий доступ к папке или удаляете общую папку, процесс примерно одинаков. Если вам предоставили общий доступ к папке, самый простой способ избавиться от нее - попросить человека, предоставившего вам доступ, отозвать все разрешения.
Если вам нужно удалить кого-либо из просмотра вашей общей папки, выполните следующие несколько шагов:
- Щелкните правой кнопкой мыши общую папку в Outlook, затем выберите Свойства.
- Выберите вкладку Общий доступ к папкам.
- Выберите пользователя, с которым вы больше не хотите делиться папкой, затем выберите Удалить.
Уровни разрешений в общих папках в Outlook
Есть способ ограничить то, что люди могут делать в общей папке, используя целый ряд руководств по разрешению.
Откройте Outlook, щелкните правой кнопкой мыши папку, которой хотите поделиться, затем выберите Свойства > Разрешения. Оттуда выберите раскрывающееся меню Уровень разрешений и выберите другой уровень для каждого человека, с которым вы можете поделиться папкой.
Например, если вы выберете Владелец, этот человек сможет делать что угодно и что угодно, но если вы выберете Рецензент, единственное, что они могут только читать предметы и больше ничего.
